ماژول اسناد
کاغذ را رها کنید
ماژول اسناد اودو به شما امکان می دهد فایل ها را به صورت آنلاین از یک مکان مدیریت کنید: دیگر قراردادهای اسکن، ضبط دستی صورتحساب یا فرآیندهای طولانی تایید وجود ندارد.
مرکز اسناد شما
یک پلت فرم بدون کاغذ. با سیستم مدیریت اسناد Odoo ، یافتن اسناد شما آسان تر از همیشه است. از ارسال خودکار، دیجیتالی شدن و اقدامات خودکار لذت ببرید.
ایمیل‌ها
اسکن‌ها
فایل‌ها
صورتحساب ها را پردازش کنید
درخواست فایل
وظایف را ایجاد کنید
درخواست امضا کنید
اشتراک گذاری فایل ها و پوشه های عمومی
چاپ، امضا، اسکن
امضا
آنلاین!
از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. زمانی که می توانید به صورت آنلاین امضا کنید، زمان را برای چاپ و اسکن اسناد تلف نکنید.
امن و امان
اسناد به طور یکپارچه ادغام می شوند
با بیش از 80 برنامه Odoo.
سازماندهی کلید است
همه چیز در جایی است که شما به آن نیاز دارید، فوراً در دسترس است. همه اسناد بر اساس فضای کاری طبقه بندی می شوند. با تخصیص تگ ها، دیگر هرگز ردیابی آنها را گم نخواهید کرد. وقت آن است که ذهن و دسکتاپ خود را پاک کنید.
سفارشی سازی دسترسی‌ها
هنر موثر بودن
همکاری
فایل ها را با تاریخ انقضا به اشتراک بگذارید و با همکاران، مشتریان و فروشندگان در یک مکان ارتباط برقرار کنید تا بتوانید در هر زمان به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشید.
ارسال پیام
فایل ها و فضای کاری را به اشتراک بگذارید
برنامه ریزی فعالیت ها
یادداشت‌ها
ابزار صرفه جویی در زمان
| از مشتریان اطلاعات قرارداد (آدرس، نام، ...) را بخواهید. | 2 دقیقه |
|---|---|
| پیش نویس قراردادها با اطلاعات مشتری بر اساس الگوها | 4 min |
| قراردادهایی را برای امضای مشتریان ارسال کنید | 2 دقیقه |
| دریافت قراردادهای امضا شده و چاپ آنها | 5 دقیقه |
| مدیر عامل یا مدیری را برای امضا پیدا کنید | 5 دقیقه |
| وقفه مدیر عامل/مدیر | 10 دقیقه |
| اسکن قرارداد امضا شده توسط هر دو طرف | 5 دقیقه |
| قرارداد را برای هر دو طرف ارسال کنید | 1 دقیقه |
| بایگانی | 1 دقیقه |
|
|
کل: 33 دقیقه |
| الگو را برای مشتری و مدیر ارسال کنید | 1 دقیقه |
|---|---|
| مشتری داده ها و علائم خود را وارد می کند | 0 ثانیه |
| مدیر با یک کلیک به صورت الکترونیکی امضا می کند | 1 دقیقه |
| همه یک کپی دریافت می کنند، سند نمایه و ذخیره می شود | 0 ثانیه |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
|
|
کل: 2 دقیقه |
| هنگام ثبت پرداخت، حسابدار یک رسید را گم کرده است | 30 ثانیه |
|---|---|
| برای درخواست رسید، یک ایمیل ارسال کنید، یک کار برای پیگیری تعیین کنید | 60 ثانیه |
| 2 هفته بعد، برای دریافت رسید، یک یادآوری ارسال کنید | 30 ثانیه |
| کارمند یک عکس از رسید را از طریق ایمیل ارسال می کند | 60 ثانیه |
| پس از دریافت صورت حساب، نرم افزار حسابداری را مجدداً باز کنید تا هزینه ثبت شود | 120 ثانیه |
| رسید را در DMS ذخیره کنید یا آن را چاپ کنید | 0 ثانیه |
| پرداخت را برای تطبیق آن با رسید گم شده پیدا کنید | 90 ثانیه |
|
|
کل: 390 ثانیه |
| درخواست «سند گمشده» را در رسید 2018/0021 ارسال کنید | 20 ثانیه |
|---|---|
| پیگیری ها به صورت خودکار انجام می شود | 0 ثانیه |
| کارمند عکسی از صورتحساب آپلود می کند | 60 ثانیه |
| رسید به صورت خودکار پردازش می شود (AI) و در مکان مناسب ذخیره می شود | 0 ثانیه |
| حسابدار می تواند رسیدها را به صورت دسته ای اعتبارسنجی و تطبیق دهد | 20 ثانیه |
| - | - |
| - | - |
|
|
کل: 100 ثانیه |
| کار فعلی خود را قطع کنید تا لوگوی مورد نیاز خود را دریافت کنید
|
60 ثانیه |
|---|---|
| برای طراح خود ایمیل بفرستید | 65 ثانیه |
| طراح لوگو را برای شما ارسال می کند | 70 ثانیه |
| 1 روز بعد: پاسخ را بخوانید، لوگو را دانلود کنید، به کار خود ادامه دهید | 60 ثانیه |
|
|
کل: 225 ثانیه |
| فایل را در اسناد Odoo پیدا کنید | 30 ثانیه |
|---|---|
| - | - |
| - | - |
| - | - |
|
|
کل: 30 ثانیه |
| 50 صورت حساب را به صورت دستی ثبت کنید | 37 دقیقه |
|---|---|
| درخواست تأیید / تأیید اعتبار برای 10 صورتحساب (اسکن، ارسال از طریق ایمیل، منتظر پاسخ) | 22 دقیقه |
| قبوض فروشگاه و فهرست | 3 دقیقه |
| - | - |
| - | - |
|
|
کل: 62 دقیقه |
| اسکن 30 اسکناس کاغذی | 2 دقیقه |
|---|---|
| درگاه ایمیل 20 صورت حساب را برای شما پردازش می کند | 0 ثانیه |
| هوش مصنوعی تمام صورت حساب ها را برای شما پردازش می کند | 0 ثانیه |
| اعتبارسنجی 50 صورتحساب که از قبل ثبت شده است | 7 دقیقه |
| درخواست تأیید برای 10 صورتحساب (با یک کلیک، با پیگیری خودکار) | 3 دقیقه |
|
|
کل: 12 دقیقه |
| از متقاضی اطلاعات بخواهید (SSN، روز اول کار و غیره) | 6 دقیقه |
|---|---|
| تنظیم قرارداد کار، ذخیره به صورت PDF، ارسال برای متقاضی | 15 دقیقه |
| نسخه امضا شده را از متقاضی دریافت کنید، به ایمیل پاسخ دهید، آن را چاپ کنید | 5 دقیقه |
| به دفتر مدیر بروید، حرف او را قطع کنید (2 برابر)، درخواست امضا کنید | 15 دقیقه |
| قرارداد را ثبت کنید. اسکن سند امضا شده توسط هر دو، ارسال به متقاضی، آپلود در DMS | 3 دقیقه |
| ارسال قرارداد کاملا امضا شده به شرکت حقوق و دستمزد | 1 دقیقه |
| روز اول: جلسه برای خواندن خط‌مشی‌های شرکت، چاپ، اسکن اسناد امضا شده | 35 دقیقه |
|
|
کل: 78 دقیقه |
| بر اساس یک الگو روی "ارسال پیشنهاد" کلیک کنید | 20 ثانیه |
|---|---|
| متقاضی بررسی می کند، اطلاعات را وارد می کند و پیشنهاد را امضا می کند | 0 ثانیه |
| مدیر سند را امضا می کند | 45 ثانیه |
| روی "ارسال سیاست های شرکت" کلیک کنید | 10 ثانیه |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
|
|
کل: 75 ثانیه |
همه
ویژگی ها
به درستی
انجام شده
تقسیم فایل های PDF
PDF های چند صفحه ای را با یک کلیک به چندین سند تقسیم کنید و آنها را به طور جداگانه بررسی کنید. زمانی که با دسته ای از اسناد سروکار دارید، بسیار مفید است.
هوش مصنوعی (لایحه AI)
برای رمزگذاری خودکار صورتحساب های فروشنده، داده ها را از PDF یا تصاویر ضبط کنید.
جریان کار خود را خودکار کنید
کارهای دستی را با اقدامات خودکار مانند ایجاد وظایف، هزینه ها و صورتحساب های فروشنده حذف کنید.
درخواست امضا
اسناد را امضا کنید یا فقط با چند کلیک درخواست امضا کنید.
صفحات گسترده
آن را از برنامه ایجاد کنید یا با همه صفحات گسترده ایجاد شده در برنامه های دیگر کار کنید.
هر نیاز، یک برنامه.
همانطور که رشد می‌کنید، گسترش دهید.
امضا
فرآیند امضا را خودکار کنید
پروژه
اسناد پروژه خود را به اشتراک بگذارید
حسابداری
گرفتن اطلاعات از فاکتورها
کارمندان
اسناد اداری را متمرکز کنیدنرم افزار مدیریت اسناد امروزه به یکی از اجزای حیاتی زیرساخت‌های دیجیتال سازمانی تبدیل شده است. طبق گزارش IDC، کارمندان به‌طور میانگین ۲.۵ ساعت در روز را صرف جستجوی فایل‌ها و مدارک سازمانی می‌کنند – زمانی که با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد قابل بازیابی است.
موضوع | توضیحات |
ضرورت DMS | کارمندان به‌طور میانگین ۲.۵ ساعت در روز صرف جستجوی فایل می‌کنند؛ DMS این زمان را کاهش داده و سرعت، امنیت و نظم را افزایش می‌دهد. |
تعریف DMS | نرم‌افزار دیجیتال برای ذخیره، پیگیری، مدیریت و کنترل اسناد الکترونیکی؛ جایگزین بایگانی کاغذی. |
بهترین نرم‌افزارها | Odoo به‌عنوان بهترین نرم‌افزار مدیریت اسناد ۲۰۲۵ معرفی شده و نسخه بومی‌شده توسط دیباگ در ایران موجود است. |
معیار انتخاب | مقیاس‌پذیری، امنیت، رابط ساده، پشتیبانی از زبان فارسی، یکپارچگی با سیستم‌های دیگر و سازگاری با سیاست‌های داخلی. |
ویژگی‌های کلیدی | کنترل نسخه‌ها، فرم‌های اختصاصی، جستجوی متن با OCR، بازگشت اسناد به کارتابل، سازگاری با آفیس، ویرایش تصاویر، اتصال به اتوماسیون اداری، ارسال ایمیل و فکس، دسته‌بندی محرمانه، امنیت قوی، دسترسی چندمنظوره، پشتیبانی منظم. |
پشتیبانی از فارسی | رابط کاربری فارسی و OCR فارسی برای جستجوی اسناد اسکن‌شده حیاتی است. |
نسخه رایگان یا پولی | نسخه‌های رایگان برای کسب‌وکارهای کوچک کاربردی‌اند اما امکانات محدود دارند. نسخه‌های پولی فضای ذخیره بیشتر، امنیت قوی‌تر و پشتیبانی حرفه‌ای ارائه می‌دهند. |
فضای ابری و همکاری آنلاین | ذخیره و اشتراک‌گذاری ابری، پشتیبان‌گیری خودکار و امکان همکاری تیمی از هر مکان. |
مزایا | کاهش مصرف کاغذ، افزایش امنیت، دسترسی سریع، نظم گردش کار، بایگانی متمرکز و مدیریت دانش سازمانی. |
تفاوت سیستم‌ها | تفاوت در ذخیره‌سازی (محلی/ابری)، سطح امنیت، رابط کاربری، مقیاس‌پذیری و میزان یکپارچگی با ERP یا CRM. |
کاربرد در صنایع | در سازمان‌ها و پروژه‌های فنی باعث کاهش خطا، تسریع دسترسی و بهبود هماهنگی تیم‌ها می‌شود. |
سوالات متداول | مزایا: کاهش کاغذ، امنیت، دسترسی سریع. ویژگی‌ها: جستجو، کنترل نسخه، اشتراک‌گذاری امن. عملکرد: ذخیره، ایندکس‌گذاری، تعریف متادیتا و تعیین سطوح دسترسی. |
استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت اسناد می‌تواند سرعت دسترسی به فایل‌ها، امنیت اطلاعات، و نظم در فرآیندهای بایگانی را به‌طرز چشم‌گیری افزایش دهد. در محیط‌های تیمی یا پروژه‌محور، هماهنگی نسخه‌ها و مدیریت تغییرات بدون ابزار حرفه‌ای تقریباً غیرممکن است.
در این مقاله، مجموعه‌ای از بهترین گزینه‌ها برای نرم افزار مدیریت اسناد پروژه را معرفی و مقایسه می‌کنیم؛ ابزارهایی که امکان اشتراک‌گذاری فایل، کنترل سطوح دسترسی، و پیگیری تغییرات را فراهم می‌کنند. همچنین مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی مستندات در سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک را بررسی خواهیم کرد. اگر به‌دنبال کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت در گردش اطلاعات و رعایت الزامات امنیتی هستید، ادامه این مقاله می‌تواند راهنمای کامل شما در انتخاب ابزار مناسب باشد.
نرم افزار مدیریت اسناد یا (DMS) چیست؟
نرم‌افزار مدیریت اسناد (Document Management Software یا به‌اختصار DMS)، سیستمی دیجیتال برای ذخیره، پیگیری، مدیریت و کنترل اسناد الکترونیکی است. این نرم‌افزارها جایگزین فرآیندهای سنتی بایگانی کاغذی می‌شوند و امکاناتی همچون جستجو، اشتراک‌گذاری، امنیت، و کنترل نسخه‌ها را فراهم می‌کنند. کاربرد اصلی DMS در بهینه‌سازی جریان کاری و کاهش خطاهای انسانی در مدیریت مستندات است.
لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد
بر اساس بررسی منابع معتبر خارجی، برترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد برای سال 2025، نرم افزار اسناد odoo است که برای ایران توسط دیباگ بومی سازی شده است و شما میتوانید بصورت رایگان این ماژول را تست کنید.
اولویت های انتخاب برترین نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
برای انتخاب یک نرم‌افزار مناسب، باید معیارهایی نظیر مقیاس‌پذیری، امنیت، پشتیبانی زبان، یکپارچگی با سیستم‌های موجود و رابط کاربری ساده را در نظر گرفت. همچنین تطابق با فرآیندهای داخلی سازمان، از جمله گردش کار و سیاست‌های محرمانگی نیز اهمیت زیادی دارد.
ویژگی های برترین نرم افزار مدیریت اسناد
1. امکان محافظت و مشاهده سابقه نسخه‌های مختلف مستندات
این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تغییرات اعمال‌شده روی هر سند را مشاهده کنند، نسخه‌های قبلی را بازیابی کرده و اشتباهات را اصلاح نمایند.
2. تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد
سیستم‌های پیشرفته، امکان تعریف فرم‌های اختصاصی برای هر نوع سند را می‌دهند که اطلاعات فراداده‌ای را به‌طور ساختاریافته ذخیره می‌کند.
3. امکان جستجو داخل متن مستندات بصورت پی دی اف، اکسل و ورد
فناوری OCR و ایندکس‌گذاری محتوا باعث می‌شود کاربران بتوانند درون متن فایل‌ها، حتی تصاویر اسکن‌شده، به‌سرعت جستجو کنند.
4. قابلیت برگشت اسناد به کارتابل کاربران شرکت
این ویژگی در صورت بروز خطا یا نیاز به بررسی مجدد، امکان بازگشت سند به نقطه قبلی گردش کاری را فراهم می‌کند.
5. تطابق با نرم افزار های خانواده آفیس
سازگاری با Word، Excel و Outlook باعث ساده‌تر شدن فرآیند مستندسازی، بایگانی و بازیابی می‌شود.
6. امکان ویرایش و ایرادگیری تصاویر اسناد و مستندات
امکان حاشیه‌نویسی، برجسته‌سازی و تصحیح در تصاویر اسناد برای تایید یا اصلاح محتوای تصویری ضروری است.
7. تطابق سیستم مدیریت اسناد با سیستم اتوماسیون اداری
یکپارچگی با اتوماسیون اداری منجر به تسریع گردش کار و کاهش دوباره‌کاری می‌شود.
8. استفاده از OCR فارسی
توانایی تشخیص حروف فارسی در تصاویر اسکن‌شده، جستجو در اسناد فارسی را ممکن می‌سازد و برای سازمان‌های ایرانی حیاتی است.
9. فرستادن و دریافت مستندات با روش ایمیل و فکس
ارسال خودکار مستندات به‌صورت دیجیتال، تسهیل ارتباطات بین‌سازمانی را در پی دارد.
10. امکان تعریف دسته بندی محرمانه برای مستندات
دسته‌بندی اسناد حساس با سطوح دسترسی مختلف، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند.
11. دستورالعمل انتخاب نرم‌افزار مدیریت اسناد رایگان
نسخه‌های رایگان اغلب امکانات محدودی دارند، اما برای کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند شروع مناسبی باشند. باید امکانات پایه‌ای مانند جستجو و ذخیره امن را در نظر گرفت.
12. امکان پشتیبانی از زبان فارسی و OCR فارسی نرم افزار
رابط کاربری فارسی و پشتیبانی از متون فارسی، تجربه کاربری را برای کاربران داخلی بهبود می‌بخشد.
13. امنیت اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد
استفاده از رمزنگاری، احراز هویت چندمرحله‌ای و لاگ فعالیت‌ها برای محافظت از اسناد حیاتی ضروری است.
14. سازگاری نرم افزار مدیریت اسناد با سایر سیستم‌های موجود
امکان ارتباط با CRM، ERP و سایر نرم‌افزارهای سازمانی، بهره‌وری و یکپارچگی را افزایش می‌دهد.
15. امکان دسترسی چندمنظوره
کاربران می‌توانند از موبایل، تبلت یا کامپیوتر به اسناد دسترسی داشته باشند، بدون آنکه امنیت به خطر بیفتد.
16. آپدیت ، پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی نرم افزار مدیریت اسناد
پشتیبانی مستمر و بروزرسانی امنیتی منظم، از ویژگی‌های نرم‌افزارهای معتبر است.
17. مقایسه نرم‌افزارهای مدیریت اسناد رایگان و پولی
نسخه‌های پولی امکانات بیشتری مانند پشتیبانی فنی، فضای ذخیره‌سازی بیشتر و قابلیت‌های امنیتی قوی‌تری دارند. اما برای کسب‌وکارهای کوچک، نسخه‌های رایگان نیز کاربردی هستند.
18. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد رایگان
از جمله گزینه‌های رایگان محبوب می‌توان به نرم افزار اودو اشاره کرد.
19. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد پولی
نرم‌افزاری مثل نرم افزار odoo دارای امکانات حرفه‌ای و پشتیبانی کامل هستند.
20. امنیت و حریم خصوصی بایگانی اسناد
سیستم‌های امن باید از پروتکل‌های رمزنگاری داده و سیاست‌های محافظتی استفاده کنند تا از دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود.
21. فضای ابری و همکاری آنلاین بایگانی اسناد
سیستم‌های ابری امکان همکاری تیمی، دسترسی از راه دور و پشتیبان‌گیری مداوم را فراهم می‌کنند.
دلایل خرید سیستم مدیریت مستندات
با خرید odoo که یکی از سیستم های مدیریت اسناد و مدارک حرفه‌ای را در اختیار دارد، سازمان‌ها می‌توانند به بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، افزایش امنیت، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، و ارتقاء بهره‌وری دست یابند. این ابزارها نه‌تنها بایگانی را دیجیتال می‌کنند، بلکه با ایجاد زیرساختی هوشمند برای مدیریت اسناد اداری، به مدیریت دانش سازمانی و تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند. در بسیاری از صنایع، به‌ویژه حوزه‌های فنی و پروژه‌محور، استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی باعث کاهش خطا، تسریع دسترسی به اطلاعات، و بهبود هماهنگی بین تیم‌ها می‌شود.
تفاوت سیستم های نرم افزاری مدیریت مستندات
تفاوت اصلی بین سیستم‌های مدیریت اسناد در نحوه ذخیره‌سازی (محلی یا ابری)، سطح امنیت، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها، رابط کاربری، مقیاس‌پذیری و نوع پشتیبانی فنی نهفته است. برخی نرم‌افزارها بیشتر برای شرکت‌های کوچک طراحی شده‌اند، درحالی‌که سیستم‌های پیشرفته‌تر، امکانات گسترده‌ای برای سازمان‌های بزرگ و پروژه‌های پیچیده فراهم می‌کنند. با خرید ERP، نسخه‌های موبایلی مانند برنامه مدیریت اسناد اندروید نیز برای مشاغل سیار بسیار مفید هستند. برای شروع، نرم افزار مدیریت اسناد odoo فارسی دیباگ را گرفته و امتحان کرد.
سوالات متداول:
1. مزایای نرم افزار مدیریت اسناد سازمانی چیست؟
کاهش مصرف کاغذ، افزایش امنیت اطلاعات، دسترسی سریع به اسناد، نظم‌بخشی به گردش کار و ایجاد بایگانی متمرکز از جمله مهم‌ترین مزایای آن هستند.
2. برخی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
ویژگی‌هایی مانند جستجوی سریع، کنترل نسخه، اشتراک‌گذاری امن، تعریف سطوح دسترسی، و پشتیبانی از OCR از قابلیت‌های کلیدی به‌شمار می‌آیند.
3. نرم افزار مدیریت اسناد دقیقا چگونه کار می کند؟
این نرم‌افزارها با دریافت و ذخیره اسناد، ایندکس‌گذاری خودکار، تعریف متادیتا، تعیین سطوح دسترسی و ایجاد گردش کار مشخص، امکان بازیابی سریع و امن مستندات را فراهم می‌کنند.
چطور می تونیم کمکتون کنیم؟