ماژول مرخصی

نرم‌افزار مرخصی به یکی از اجزای مهم اتوماسیون منابع انسانی در سازمان‌های امروزی تبدیل شده است. پیاده‌سازی سیستم مدیریت مرخصی باعث کاهش ۲۵٪ در خطاهای مرتبط با ثبت و تأیید مرخصی شده و بهره‌وری منابع انسانی را به‌طور قابل توجهی افزایش داده است. نرم‌افزار مدیریت مرخصی علاوه بر ثبت ساده درخواست‌ها، امکان پیگیری لحظه‌ای وضعیت، هماهنگی با تقویم کاری و محاسبه خودکار مانده مرخصی را فراهم می‌کند. این ابزارها نقش مهمی در شفاف‌سازی فرآیندها و کاهش دوباره‌کاری بین واحدهای اداری دارند.

نرم‌افزار مرخصی کارمندان Odoo یک ماژول جامع، منعطف و کاملاً قابل تنظیم برای شرکت‌های کوچک تا سازمان‌های بزرگ است. این ماژول امکان تعریف انواع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، تشویقی و...)، تنظیم قوانین پیچیده محاسبه روزهای مرخصی، تأیید سلسله‌مراتبی، و ارسال خودکار اعلان‌ها را فراهم می‌کند. همچنین قابلیت گزارش‌گیری دقیق از میزان استفاده هر کارمند، تطابق با قوانین داخلی سازمان و اتصال با حقوق و دستمزد از جمله ویژگی‌های برجسته آن است. 

نرم‌افزار ثبت مرخصی

نرم‌افزار ثبت مرخصی یکی از ماژول‌های کلیدی در سیستم‌های منابع انسانی است که به منظور ثبت، پیگیری و مدیریت انواع مرخصی‌های کارکنان طراحی شده است. این نرم‌افزارها با حذف فرآیندهای دستی و خطاپذیر، روند بررسی درخواست‌ها و محاسبه مانده مرخصی را تسهیل می‌کنند. یکی از ویژگی‌های اصلی این نرم‌افزارها، امکان یکپارچه‌سازی با تقویم سازمانی، محاسبه خودکار روزهای کاری و غیرکاری، و ثبت انواع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و ...) است.

فرمول محاسبه مانده مرخصی سال 1404

برای سال 1404 نیز مانند سال‌های گذشته، محاسبه مانده مرخصی بر اساس قوانین وزارت کار ایران انجام می‌شود. هر کارمند تمام‌وقت، ماهانه معادل ۲.۵ روز مرخصی استحقاقی دریافت می‌کند. بنابراین:

12 ماه × 2.5 روز = 30 روز مرخصی سالانه

اگر کارمند از تمام مرخصی خود استفاده نکرده باشد، مانده مرخصی به سال بعد منتقل می‌شود یا در صورت ترک کار، تسویه می‌شود. برخی سازمان‌ها سقف انباشت مرخصی را نیز تعیین می‌کنند که در نرم‌افزارهای مرخصی قابل تنظیم است.

نرم‌افزار محاسبه مانده مرخصی

نرم‌افزارهای مرخصی پیشرفته مانند Odoo این قابلیت را دارد که مانده مرخصی هر کارمند را به‌صورت لحظه‌ای و با احتساب مرخصی‌های ثبت‌شده، خودکار محاسبه کنند. این سیستم‌ها بر اساس تقویم کاری، تعداد روزهای مجاز، روزهای استفاده‌شده و سیاست‌های سازمان، محاسبات دقیق را انجام داده و به صورت نمودار یا گزارش در اختیار مدیران قرار می‌دهند.

امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزار مرخصی Odoo

ماژول مرخصی در Odoo با بهره‌گیری از ساختار ERP و ماژولار بودن سیستم، امکانات گسترده‌ای را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد:

1. امکان معرفی دوره‌های مالی

تعریف و مدیریت دوره‌های مالی برای انطباق عملکرد منابع انسانی با ساختار مالی سازمان.

2. امکان تعریف کدینگ حسابداری

یکپارچه‌سازی ماژول مرخصی با حسابداری جهت مدیریت هزینه‌های مربوط به مرخصی‌ها.

3. امکان معرفی مدیریت تقویم سال کاری

تعریف تقویم کاری براساس تعطیلات رسمی، روزهای خاص شرکت و ساعات کاری.

4. امکان معرفی ماه فعال

تنظیم دوره‌های زمانی فعال برای ثبت و بررسی درخواست‌های مرخصی.

5. امکان معرفی انواع استخدام

تعریف نوع استخدام (رسمی، قراردادی، پروژه‌ای و...) برای اعمال سیاست‌های مرخصی مرتبط.

6. امکان معرفی گروه‌های تحصیلی / سطح تحصیلات / رشته‌های تحصیلی

اطلاعات تحصیلی کارکنان برای تحلیل منابع انسانی و گزارش‌گیری دقیق قابل تعریف است.

7. امکان معرفی انواع رشته‌های شغلی

طبقه‌بندی کارکنان بر اساس دسته‌بندی‌های شغلی مختلف جهت تعیین سیاست‌های مرخصی.

8. امکان معرفی چارت سازمانی

ساختار سازمانی برای تعیین سلسله مراتب تأیید مرخصی‌ها.

9. امکان معرفی محل خدمت / مشاغل کارکنان / وضعیت نظام وظیفه / شهرها

اطلاعات تکمیلی برای ثبت دقیق‌تر پروفایل کارکنان و فیلتر گزارش‌ها.

10. امکان معرفی بیمه / مالیات / بانک‌ها / مراکز هزینه حقوق و دستمزد

امکان ارتباط میان ماژول مرخصی و بخش‌های بیمه و مالیات برای تسویه دقیق.

11. امکان معرفی کارکنان

ایجاد پروفایل کامل پرسنل با اطلاعات شناسنامه‌ای، شغلی، مالی و مرخصی.

12. امکان ثبت و مدیریت مانده مرخصی استحقاقی

مدیریت خودکار مانده مرخصی و نمایش آن در پروفایل کارکنان.

13. امکان ثبت و مدیریت مرخصی روزانه و ساعتی کارکنان

درخواست مرخصی روزانه و ساعتی با قابلیت تعیین نوع مرخصی و زمان دقیق آن.

14. امکان ثبت و مدیریت کارکرد کارکنان طی ماه

پیگیری روزهای کاری، تأخیر، مرخصی و مأموریت برای محاسبه دقیق کارکرد ماهانه.

15. امکان سوختن مانده مرخصی استحقاقی / تسویه مانده مرخصی منفی / تعدیل مانده مرخصی

پیاده‌سازی سیاست‌های سازمان در خصوص انقضا یا تسویه مانده مرخصی به‌صورت خودکار.

16. امکان معرفی ساعات یک روز کاری / تعیین حداکثر مرخصی ساعتی طی یک روز / افزایش مرخصی براساس کارکرد

انعطاف‌پذیری کامل در تعیین سقف‌ها و شرایط مرخصی برای هر سازمان.

17. امکان محاسبه و ثبت مرخصی منفی

در شرایط خاص، اجازه ثبت مرخصی بیشتر از مانده موجود با هشدار یا مجوز مدیر.

18. امکان تنظیم شماره حکم به‌صورت پیش‌فرض یا ترکیب با سال جاری

برای یکپارچه‌سازی مستندات منابع انسانی با سیستم اداری سازمان.

19. امکان معرفی دسته‌های کاربران و تعیین سطح دسترسی آن‌ها تا حد جزء

تنظیم دسترسی کاربران (پرسنل، مدیر منابع انسانی، مالی و...) بر اساس نقش سازمانی.

20. امکان معرفی الگوی دسترسی کاربران برای سهولت در معرفی کاربران جدید

امکان ایجاد قالب‌های پیش‌فرض برای تعیین دسترسی در هنگام اضافه‌کردن کاربر.

21. امکان تعیین سطح کاری کاربران برای دسترسی به اطلاعات

تعریف سطح دسترسی به اطلاعات بر اساس جایگاه سازمانی یا حساسیت داده.

22. قابلیت پشتیبان‌گیری از اطلاعات و بازگردانی آن‌ها

امکان تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و بازیابی آن در مواقع ضروری.

23. فعال‌سازی دوره‌های مالی یا غیرفعال‌سازی توسط مدیر سیستم

مدیریت فعال یا غیرفعال بودن بازه‌های زمانی ثبت اطلاعات برای جلوگیری از تغییرات ناخواسته.

24. مشاهده لیست شرکت‌های ایجاد شده

در سازمان‌های چند شرکته، امکان مدیریت مجزای هر واحد وجود دارد.

25. فعال‌شدن راهنمای سیستم در تمام منوها جهت سهولت یادگیری

کاربران در هر بخش سیستم می‌توانند راهنماهای متنی یا ویدئویی مرتبط را مشاهده کنند و سریع‌تر آموزش ببینند.

گزارشات نرم‌افزار مرخصی Odoo

یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سیستم منابع انسانی، امکان گزارش‌گیری دقیق، متنوع و لحظه‌ای از داده‌هاست. نرم‌افزار مرخصی Odoo با ارائه گزارش‌های از پیش آماده و قابلیت گزارش‌سازی سفارشی، به مدیران منابع انسانی این امکان را می‌دهد که از وضعیت مرخصی کارکنان در سطوح مختلف مطلع شوند و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری داشته باشند.

1. گزارش لیست کارکنان

فهرست کاملی از تمام کارکنان ثبت‌شده در سیستم به همراه اطلاعات موقعیت شغلی، واحد سازمانی، محل خدمت، و وضعیت استخدام.

2. گزارش کارکرد کارکنان در سال جاری

این گزارش، تعداد روزهای کاری، مرخصی، مأموریت و غیبت هر کارمند را در یک بازه زمانی مشخص (مثلاً سال جاری) نمایش می‌دهد.

3. گزارش ریز مرخصی روزانه کارکنان

جزئیات تمام مرخصی‌های روزانه ثبت‌شده هر کارمند با تاریخ، نوع مرخصی، و وضعیت تأیید را نشان می‌دهد.

4. گزارش ریز مرخصی ساعتی کارکنان

اطلاعات مربوط به مرخصی‌های ساعتی مانند ساعت شروع، ساعت پایان، مدت‌زمان و علت مرخصی به تفکیک هر روز.

5. گزارش مرخصی کارکنان در ماه جاری

مرخصی‌های استفاده‌شده هر کارمند در ماه جاری و مقایسه آن با مانده قابل استفاده و سقف مجاز.

6. گزارش ماهانه از مانده مرخصی استحقاقی کارکنان

نمایش مانده مرخصی استحقاقی هر کارمند در پایان هر ماه به همراه تغییرات آن نسبت به ماه‌های قبل.

7. گزارش سوابق مرخصی کارکنان تا سال جاری

اطلاعات تجمیعی از کل مرخصی‌های استفاده‌شده از ابتدای استخدام تا زمان گزارش‌گیری، تفکیک‌شده بر اساس نوع مرخصی.

8. گزارش ریز مرخصی روزانه و ساعتی

ترکیب گزارش‌های روزانه و ساعتی برای مشاهده یکپارچه سوابق مرخصی در یک جدول جامع.

9. امکان تهیه خروجی اکسل از کلیه گزارشات

تمام گزارش‌ها قابل تبدیل به فایل اکسل برای تحلیل‌های خارج از سیستم یا تهیه نسخه پشتیبان هستند.

10. امکان تهیه گزارشات دلخواه (گزارش‌ساز) به شکل دلخواه (فرم‌ساز)

با ابزار گزارش‌ساز، کاربران می‌توانند گزارش‌هایی متناسب با نیاز سازمانی خود طراحی کرده و خروجی بصری و تحلیلی بگیرند.

مزایای نرم‌افزار مدیریت مرخصی

استفاده از نرم‌افزار مرخصی Odoo فراتر از صرفاً یک ابزار ثبت مرخصی است. این سیستم، روندی یکپارچه، دقیق و قابل‌پیگیری برای مدیریت زمان کارکنان فراهم می‌سازد.

1. درخواست و تأیید مرخصی آنلاین

کلیه مراحل درخواست، بررسی، و تأیید مرخصی به‌صورت دیجیتال و از طریق پورتال کاربری انجام می‌شود. این فرآیند شفاف، سریع و بدون نیاز به مکاتبه کاغذی است.

2. تطابق با قوانین و مقررات

نرم‌افزار مطابق با قوانین کار ایران طراحی شده و امکان اعمال سیاست‌های اختصاصی هر سازمان نیز وجود دارد.

3. اتصال به اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین Odoo

نرم‌افزار مرخصی به‌صورت یکپارچه با ماژول حضور و غیاب کار می‌کند و ثبت مرخصی‌ها در ساعات کاری به‌طور خودکار در گزارش‌های حضور اعمال می‌شود.

4. گردش کار درخواست‌ها

با تعریف Workflow، مراحل تأیید، ارجاع، و بازبینی درخواست‌ها مشخص شده و هر مرحله با اعلان‌های خودکار پیگیری می‌شود.

5. فیش حقوقی کارمندان

مرخصی‌های ثبت‌شده در گزارشات کارکرد به ماژول حقوق و دستمزد منتقل شده و در محاسبه نهایی فیش حقوقی لحاظ می‌شود.

6. چت درون‌سازمانی

از طریق پیام‌رسان داخلی Odoo، کاربران می‌توانند با مسئول منابع انسانی، مدیر مستقیم یا واحد مالی درباره وضعیت مرخصی‌ها ارتباط برقرار کنند، بدون نیاز به خروج از سیستم.

مراحل استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین Odoo

استفاده از سیستم حضور و غیاب Odoo بسیار ساده و در عین حال دقیق و ساختارمند است. این سیستم قابلیت یکپارچه‌سازی کامل با ماژول مرخصی و حقوق و دستمزد را دارد و مناسب برای سازمان‌هایی است که نیاز به کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل دارند.

1. تعریف محل کار

در اولین مرحله باید محل‌های کاری مختلف سازمان در سیستم ثبت شوند. این اطلاعات پایه‌ای برای انتصاب پرسنل و ثبت ساعات کاری است.

2. تعریف شیفت

با توجه به ساختار کاری سازمان، انواع شیفت‌ها (روزانه، شبانه، گردشی و...) در سیستم تعریف می‌شوند. امکان تعریف ساعت شروع، پایان، استراحت و قوانین اضافه‌کاری وجود دارد.

3. تعریف پرسنل

پرسنل به سیستم اضافه شده و به محل کار و شیفت مربوطه اختصاص می‌یابند. هر پرسنل دارای پروفایل اختصاصی و تاریخچه حضور و غیاب است.

4. نصب اپلیکیشن موبایل

کارمندان می‌توانند از طریق اپلیکیشن موبایل Odoo زمان ورود، خروج، مرخصی یا مأموریت خود را ثبت کنند. اپلیکیشن با GPS نیز قابلیت کنترل موقعیت مکانی را دارد.

طریقه ثبت‌نام و راه‌اندازی Odoo

فرایند شروع استفاده از Odoo برای کسب‌وکارها ساده و سریع است.

1. مشاهده ماژول‌های Odoo

ابتدا از طریق وب‌سایت رسمی Odoo یا نماینده فروش، می‌توان لیست ماژول‌ها و امکانات هرکدام را مشاهده کرد.

2. انتخاب ماژول‌های مورد نظر

براساس نیاز سازمان، ماژول‌های مربوط به منابع انسانی، مرخصی، حضور و غیاب و ... انتخاب می‌شوند.

3. تماس با تیم فروش

برای دریافت اطلاعات دقیق‌تر درباره پلن‌ها، قیمت‌گذاری و قابلیت‌های بومی‌سازی، تماس با تیم فروش دیباگ می‌شود. همچنین برای مشاوره و دموی رایگان همین حالا میتوانید ارتباط بگیرید و یا برای خرید ERP و استعلام قیمت ERP دیباگ از این سایت اقدام کنید.

4. پر کردن فرم درخواست مشاوره

با تکمیل فرم مشاوره، کارشناسان فروش و استقرار با شما تماس می‌گیرند تا نسخه دمو و اطلاعات فنی را در اختیار بگذارند.

مشاوره رایگان دیباگ و دموی رایگان نرم‌افزار مرخصی

سازمان‌ها می‌توانند پیش از خرید، از نسخه آزمایشی (Demo) نرم‌افزار مرخصی Odoo استفاده کرده و امکانات آن را با فرآیندهای داخلی خود تطبیق دهند. تیم مشاوره همچنین امکان دیباگ مشکلات احتمالی و تطبیق با قوانین داخلی را فراهم می‌کند.

پرسش و پاسخ‌های متداول

1. نرم‌افزار مرخصی Odoo مناسب چه شرکت‌هایی می‌باشد؟

این نرم‌افزار برای تمامی سازمان‌ها از جمله کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و شرکت‌های چندشعبه‌ای مناسب است.

4. آیا نرم‌افزار مرخصی Odoo در محیط شبکه کار می‌کند؟

بله؛ Odoo هم قابلیت اجرا روی سرور داخلی (on-premise) و هم روی فضای ابری را دارد.

5. آیا سیستم مرخصی Odoo تحت وب کار می‌کند؟

بله؛ کاربران می‌توانند از طریق مرورگر به سیستم متصل شده و مرخصی خود را ثبت یا بررسی کنند.

6. در نرم‌افزار مرخصی Odoo چند شرکت می‌توانم ایجاد کنم؟

امکان ایجاد چندین شرکت (Multi-Company) در یک محیط کاری واحد وجود دارد و می‌توان داده‌های هر شرکت را مستقل نگه داشت.

7. آیا ماژول مرخصی ERP قابلیت تنظیم انواع مختلف مرخصی را دارد؟

بله؛ می‌توان انواع مرخصی‌ها مانند استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و... را تعریف و سیاست‌های خاص هرکدام را تعیین کرد.

8. چگونه می‌توان درخواست مرخصی را در این ماژول ثبت کرد؟

کاربران از طریق داشبورد شخصی، فرم درخواست مرخصی را تکمیل کرده و آن را به مدیر مستقیم ارسال می‌کنند.

9. آیا امکان گزارش‌گیری از میزان مرخصی‌های استفاده‌شده و باقی‌مانده وجود دارد؟

بله؛ گزارش‌های متعددی برای مشاهده و تحلیل وضعیت مرخصی در دسترس است.

10. آیا می‌توان ماژول مرخصی را با سیستم حقوق و دستمزد ادغام کرد؟

کاملاً؛ ثبت مرخصی‌ها در محاسبات فیش حقوقی لحاظ شده و با ماژول Payroll هماهنگ است.

11. آیا امکان تعریف سلسله‌ مراتب تأیید مرخصی وجود دارد؟

بله؛ می‌توان سطوح مختلف تأیید (مدیر مستقیم، منابع انسانی، مدیر کل و...) را تعریف کرد.

12. اگر کارمند درخواست مرخصی ثبت‌شده را بخواهد تغییر دهد، آیا این امکان وجود دارد؟

تا زمانی‌که مرخصی تأیید نهایی نشده باشد، امکان ویرایش یا لغو آن برای کارمند وجود دارد.

13. آیا ماژول مرخصی ERP قابلیت ارسال یادآور خودکار به مدیران دارد؟

بله؛ یادآورهای خودکار برای تأیید، رد یا پیگیری درخواست‌ها برای مدیران ارسال می‌شود تا فرآیند تسریع یابد.