شاخص عملکرد کلیدی یا KPI چیست؟ + انواع و نحوه ایجاد و گزارش‌گیری KPI

آیا این نقل قول از ادوارد دمینگ (Edwards Deming) را شنیده‌اید؟

ما به خدا اعتماد داریم، دیگران داده‌ها را می‌آورند.

در دنیای رقابتی امروز، اگر عملکرد خود را به خوبی اندازه گیری و تحلیل نکنید و هر نقطه داده را از نزدیک آنالیز نکنید، نمی‌توانید در استراتژی‌های خود موفقیت زیادی را به دست آورید.

KPI (key performance indicators) یک مقدار قابل اندازه گیری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت‌های خود را در جهت دستیابی به اهداف خاص ردیابی و نظارت کنند. اما KPI چیست و چگونه می‌توانیم در فرآیندهای کاری از آن استفاده کنیم؟ ادامه این مقاله، مسیر روشن‌تری را به شما نشان خواهد داد.

گزارش KPI چیست؟

یکی از سؤالاتی که مرتباً از ما پرسیده می‌شود این است که KPI چیست؟ بهتر دیدیم تا پاسخ این سوال را به سه بخش تقسیم کنیم و همراه با مثال به شفاف سازی مفهوم آن کمک کنیم.

اندیکاتور معیاری است که برای اندازه گیری در کسب و کار شما استفاده می‌شود. به عنوان مثال، ممکن است تعداد ساعات کاری، میزان کاغذ مصرفی را به عنوان معیار در نظر بگیرید.

یک شاخص عملکرد کلیدی عملکرد سازمان شما را ردیابی می‌کند. صنایع مختلف ممکن است معیارهای مختلفی را به عنوان شاخص عملکرد کلیدی در نظر بگیرند. به طور مثال، شرکت‌های تولیدی ممکن است میزان مواد خام تهیه شده، تعداد عیوب در هر قطعه یا تعداد مراحل تولید را به عنوان شاخص عملکرد کلیدی در نظر بگیرند. به هر حال، هر معیاری که به عنوان شاخص عملکرد کلیدی در نظر گرفته شود ما را به یک مفهوم می‌رساند و آن اهمیت کسب و کار است.

شاخص‌های عملکرد کلیدی زیر مجموعه شاخص‌های عملکردی هستند که برای ارتقای کسب و کار شما گزینه حیاتی محسوب می‌شوند. بنابراین، KPIها برای کمک به اندازه گیری پیشرفت خود در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند.

 بازاریابی B2B چیست؟

فکر می‌کنید فروش B2B مخفف چیست؟ فروش B2B به تجارت بین دو کسب و کار اشاره دارد و فروش B2B مخفف فروش business-to-business است، فرآیند فروش محصولات یا خدمات از یک تجارت به تجارت دیگر را تعریف می‌کند. در مفهوم فروش B2B، مشتری معمولاً یک شرکت یا سازمان است تا یک فرد مصرف کننده. برای خواندن ادامه مقاله روی دکمه زیر کلیک کنید:

 بازاریابی B2B 

چرا KPIها مهم هستند؟

KPIها فقط یک کلمه کلیدی نیستند، آنها در رسیدن به اهداف سازمان نقش‌های زیر را ایفا می‌کنند:

• شفافیت و تمرکز: KPIها با تعریف معیارهای خاص و قابل اندازه گیری وضوح و شفافیت بیشتری را به ارمغان می‌آورند. به این ترتیب، همه افراد یک سازمان راحت‌تر می‌توانند با یکدیگر همسو شوند و بر روی اهداف مشترک تمرکز کنند.
• اندازه‌گیری موفقیت:KPI‌ها یکی از بهترین معیارها برای سنجش موفقیت هستند. از طریق کمی‌ کردن پیشرفت شما، آنها تصویر واضحی از اینکه آیا در مسیر درست هستید یا نه را ارائه می‌دهند.
• تصمیم گیری آگاهانه: ریشه تصمیم گیری آگاهانه در داده‌ها است نه شواهد بصری. بنابراین، KPI‌ها بینش‌هایی مبتنی بر داده‌های واقعی را ارائه می‌دهند که به تصمیم گیری آگاهانه و استراتژیک کمک می‌کند.
• مسئولیت پذیری: تعیین کردن KPIها حس مسئولیت پذیری را در افراد افزایش می‌دهد. زمانی که افراد یا تیم‌ها مسئول KPIهای خاصی باشند، احتمال بیشتری دارد که مالکیت آن را به دست بگیرند.
• سلامت سازمانی: شاخص‌های عملکرد کلیدی به شما نگاهی واقع بینانه در مورد سلامت سازمان ارائه می‌دهد و به راحتی می‌توانید عوامل خطرزای شاخص‌های مالی را به دست آورید.

انواع شاخص‌های عملکرد کلیدی

شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) در انواع مختلفی وجود دارند. در حالی که برخی از آنها بر روی ارزیابی عملکرد کوتاه مدت تمرکز دارند برخی دیگر تمرکز بر عملکردهای طولانی مدت دارند. برخی از رایج ترین آنها عبارتند از:

1- استراتژیک (Strategic)

شاخص‌های عملکرد کلیدی استراتژیک بر اهداف بلند مدت سازمان تمرکز دارند. از جمله KPIهای استراتژیک عبارتند از:

• اهداف: اهداف مشخص و قابل اندازه گیری هستند و نتایج مطلوب و معیارهای موفقیت را در بالاترین سطح سازمان منعکس می‌کنند.
• معیارهای خروجی: نتیجه نهایی ابتکارات خاص را می‌سنجد. آنها به ارزیابی اثرات واقعی استراتژی‌ها و اینکه آیا آنها نتایج مطلوب را ارائه می‌دهند یا خیر کمک می‌کنند.
• معیارها: معیارسازی شامل مقایسه عملکرد یک سازمان با قوانین، رقبا و داده‌های تاریخی است. این نوع معیارها زمینه بهتری را برای سنجش سازمان در زمینه‌های خاص فراهم می‌کند.

2- عملیاتی (Operational)

شاخص‌های عملکرد کلیدی عملیاتی معیارهایی هستند که بیشتر بر فعالیت‌های روزانه تمرکز دارند. از جمله شاخص‌های عملکرد کلیدی عملیاتی عبارتند از:

• فرآیندها: شاخص‌های عملکرد کلیدی فرآیندی بیشتر بر کیفیت فرآیندهای عملیاتی تمرکز دارند. آنها ممکن است شامل چرخه‌های تولید، زمان اتمام پروژه یا زمان پاسخگویی باشند.
• معیارهای ورودی: معیارهای ورودی، منابع، مواد و تلاشی که باید صرف بخش‌های مختلف عملیاتی شود را اندازه گیری می‌کند.
• معیارهای خروجی: معیارهای خروجی نتایج فعالیت‌های عملیاتی را ارزیابی می‌کنند. معیارهای خروجی می‌توانند شامل کیفیت محصول، درآمد فروش یا رضایت مشتری باشند.

3- عملکردی (Functional )

شاخص‌های عملکردی، عملکردهای خاصی را در یک سازمان ارزیابی می‌کنند. برخی از این نوع شاخص‌ها عبارتند از:

• فروش: این نوع شاخص‌های عملکرد کلیدی عملکرد بخش فروش را ارزیابی می‌کنند. درآمد ایجاد شده، نرخ تبدیل و میانگین اندازه معامله از این نوع شاخص‌ها محسوب می‌شوند.
• بازاریابی: شاخص‌های بازاریابی موفقیت کمپین‌ها و استراتژی‌های بازاریابی را ارزیابی می‌کنند. میزان ترافیک وب سایت، تولید سرنخ، نرخ کلیک از جمله شاخص‌های بازاریابی محسوب می‌شوند.
• خدمات مشتری: این شاخص‌ها بر کیفیت پشتیبانی مشتری تمرکز دارند. میزان رضایت مشتری، زمان پاسخگویی، نرخ حفظ مشتری از جمله شاخص‌های حوزه خدمات مشتری هستند.
• عملکردمالی: این شاخص‌های با عملکردهای مالی مرتبط هستند. به عنوان مثال، جریان نقدی، حاشیه سودآوری و پایبندی به بودجه از جمله عملکردهای مالی هستند.

4- شاخص‌های پیشرو (Leading) و تأخیری (Lagging)

شاخص‌های پیشرو به پیش بینی روندهای آینده کمک می‌کنند و به سازمان سیگنال‌هایی را برای حفظ عملکرد یا بهبود آن ارسال می‌کنند.

از سوی دیگر، شاخص‌های تأخیری (Lagging) نگاه به گذشته دارند و نتایج فعالیت‌های گذشته را اندازه گیری می‌کنند و بینشی از عملکردهای تاریخی ارائه می‌دهند.

تفاوت kpi و okr

OKR که مخفف عبارت Objectives and Key Results است یک چارچوب برای تعیین هدف است که برای ارتباط استراتژی و همسو کرد همه افراد حول اهداف سازمانی یکسان استفاده می‌شود و اهداف و نتایج کلیدی به بهترین وجه در سطح سازمانی و تیمی ‌اجرا می‌شود. برای اشاره به تفاوت kpi و okr می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• KPI اعداد مستقلی هستند اما آنها نشان دهنده مسیر، پیشرفت و هدف نیستند. در حالی که KPIها بر وضعیت موجود نظارت می‌کنند، OKRها برای کمک به شرکت شما در جهت پیشرفت طراحی شده‌اند.
• KPIها معیارهای از پیش تعریف شده‌ای هستند که نشان می‌دهد چقدر سازمان خوب عمل می‌کند. KPIها اغلب توسط مدیران تنظیم می‌شوند اما OKRها یک فرآیند مشارکتی هستند. اعضای تیم با ارائه بازخوردهای منظم به تنظیم OKR در سطح تیم کمک می‌کند.
• OKRها اغلب برای انطباق با پویایی بازار مجدداً ارزیابی می‌شوند، اما در اغلب موارد شاخص‌های عملکرد کلیدی به صورت سه ماهه ارزیابی می‌شوند.

معرفی نرم افزار مدیریت کسب و کار اودو

نرم‌افزار مدیریت پروژه و کسب و کار odoo، امکانات بسیار زیادی در زمینه مدیریت کسب‌و‌کار و مدیریت منابع سازمانی در اختیارتان قرار می‌دهد که در مقاله زیر به ویژگی‌های آن می‌پردازیم.

نرم افزار اودو

نرم افزار اودو و شاخص عملکرد کلیدی

طبیعی است که بعد از پیاده‌سازی کسب و کار، از خود بپرسید که آیا این استراتژی واقعاً نتایج دلخواه شما را به همراه خواهد داشت؟ اجرای موفق KPI توسط ماژول اغلب به عوامل خارجی و داخلی سازمان از جمله مدیریت قوی، افزایش بهره وری، رضایت کارکنان و بهبود تجربه مشتری کمک خواهد کرد. اگر به دنبال پاسخ این سوال هستید که نرم افزار محاسبه KPI در فروش چیست؟ ما به شما نرم‌ افزار اودو را معرفی می‌کنیم. از جمله مزایایی که نرم افزار محاسبه KPI اودو می‌‌تواند برای شما فراهم بیاورد عبارتند از:

• گردش موجودی: گردش موجودی معیاری است که تعداد محصولات فروخته شده در یک دوره معین را ارائه می کند. با اطلاع از میزان فروش، می‌توانید استراتژی‌های بازاریابی یا تهیه موجودی خود را تنظیم کنید.
• هزینه‌های تولید: از جمله مزایای کلیدی داشبورد اودو ردیابی هزینه‌های تولید است که می‌تواند بینش‌های ارزشمندی را به شما ارائه دهد.
• زمان چرخه تکمیل سفارش: این زمان می‌تواند شاخص عملکردی کلیدی خوبی را برای ارزیابی ارائه دهد. این شاخص می تواند شامل، گرفتن میزان دقیق سفارش، تحویل به موقع سفارش و بسته بندی مناسب باشد.
• کاهش زمان برنامه ریزی: با استفاده از سیستم odoo ERP زمانبندی ساده‌تر می‌شود و می‌توانید یک نمای کلی از فرآیندها تولید داشته باشید.

مزایا و قابلیت‌هایی خرید نرم افزار اودو بسیار گسترده است و شما با خرید نرم افزار اودو بهتر می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌تری را در زمینه کسب و کار خوب بگیرید.