ساده‌سازی چرخه حسابداری odoo 19: خودکارسازی حساب‌ها و حسابرسی هوشمند

ساده‌سازی چرخه حسابداری یعنی کاهش مراحل پیچیده ثبت، پردازش و گزارش مالی با کمک ابزارها و روش‌های کارآمد. طبق نظر کارشناسان مالی، این کار باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطا و شفافیت بیشتر گزارش‌ها می‌شود. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و اتوماسیون بخشی از فرایندها، مهم‌ترین روش در ساده‌سازی چرخه حسابداری است. این موضوع برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بسیار کاربردی است چون بدون نیاز به تیم بزرگ مالی، می‌توانند امور مالی خود را مدیریت کنند. منبع

چرخش پارادایم در دنیای حسابداری

دنیای حسابداری دستخوش تحولی بنیادین شده است. با ظهور ابزارهایی نظیر OCR و سایر فناوری‌ها، تمرکز بر روی عملیات دستی و نگهداری سنتی سوابق مالی به طور فزاینده‌ای کاهش یافته است. در عوض، تاکید بیشتری بر انطباق با مقررات، بازرسی‌های مالیاتی و ارائه خدمات مشاوره‌ای با ارزش افزوده به مشتریان قرار گرفته است.

این تغییر، همراه با چالش‌هایی همچون پیچیدگی روزافزون قوانین نظارتی و افزایش تقاضا برای قابلیت ردیابی (Traceability) و کنترل‌های استاندارد، فشارهای جدیدی را بر تیم‌های مالی وارد کرده است. تیم‌ها اغلب زمان زیادی را صرف مدیریت چک‌لیست‌های پراکنده و مجزا (اغلب در اکسل) می‌کنند که نیاز به تطبیق مستمر با نرم‌افزار حسابداری اصلی دارند؛ فرآیندی که به هیچ وجه کارآمد نیست.

در پاسخ به این نیاز مبرم، اودو (Odoo) ویژگی حسابرسی هوشمند را معرفی کرده است. این راه‌حل، یک جریان کار ممیزی (Audit Workflow) کاملاً یکپارچه را درون اپلیکیشن حسابداری اودو فراهم می‌آورد. این ابزار قدرتمند نه تنها امکان می‌دهد تا فرآیند بررسی مالی به طور کامل درون سیستم دنبال شود، بلکه با خودکارسازی و استانداردسازی کنترل‌ها، زمان ارزشمند حسابداران را برای تحلیل و مشاوره‌های تخصصی آزاد می‌کند.

چرا حسابداری در حال تغییر است؟

جهان مالی دیگر صرفاً درباره ورود داده‌ها نیست. انتظار دولت‌ها برای جزئیات بیشتر در مورد ورودی‌ها، سازمان‌ها را وادار کرده تا به دنبال ابزارهایی باشند که فراتر از ثبت ساده عمل کنند.

1. تمرکز بر انطباق و مشاوره

با کاهش نیاز به دفترداری دستی، حسابداران و تیم‌های مالی می‌توانند ارزش بیشتری را به مشتریان خود ارائه دهند.

تمرکز بر انطباق و مشاوره به این معنی است که سیستم‌های مالی باید قابلیت اطمینان و دقت بالایی در گزارش‌دهی داشته باشند. این امر مستلزم آن است که حسابداران زمان بیشتری را صرف بررسی کیفیت داده‌ها، تحلیل وضعیت مالی و ارائه مشاوره استراتژیک به جای صرف وقت برای تطبیق دستی چک‌لیست‌ها با ورودی‌های حسابداری کنند. اودو این امکان را فراهم می‌آورد که با کنترل‌های پیش‌فرض برای محلی‌سازی‌های عمومی و خاص، فرآیند اطمینان از انطباق با مقررات سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شود.

2. پیچیدگی فزاینده مقررات و پیگیری دستی

یکی از بزرگترین چالش‌های کنونی، نیاز به جزئیات بیشتر در مورد ورودی‌های حسابداری و الزام به کنترل‌های استاندارد و قابل ردیابی است.

پیچیدگی فزاینده مقررات سازمان‌ها را مجبور می‌کند که لیست‌های طولانی از الزامات قانونی و مالیاتی را بررسی کنند. در غیاب یک سیستم یکپارچه، تیم‌ها این کنترل‌ها را اغلب از طریق چک‌لیست‌های پراکنده در اکسل مدیریت می‌کنند. این چک‌لیست‌ها با نرم‌افزار حسابداری اصلی هماهنگ نیستند و فرآیند را زمان‌بر و مستعد خطا می‌سازند. ویژگی حسابرسی هوشمند اودو با ادغام این چک‌لیست‌ها مستقیماً در نرم‌افزار حسابداری، این مشکل عدم هماهنگی را حل کرده است.

حسابرسی هوشمند Odoo: راه‌حل یکپارچه با سیستم حسابداری 

ویژگی حسابرسی هوشمند که در اودو توسعه یافته است، یک پاسخ کاملاً یکپارچه به نیازهای ممیزی مدرن است. این امکان یکپارچگی، یکی از اصلی‌ترین نقاط قوت Odoo به شمار می‌رود.

1. جریان کار ممیزی کاملاً یکپارچه

Odoo امکان دنبال کردن کنترل‌های انجام شده را به صورت مستقیم و در ارتباط با ورودی‌های حسابداری فراهم می‌کند.

جریان کار ممیزی کاملاً یکپارچه بدان معناست که تمامی مراحل بررسی مالی، از آماده‌سازی توسط دفتردار تا نظارت و اعتبارسنجی نهایی توسط سرپرست، در یک محیط واحد انجام می‌شود. این جریان کار شامل یک بخش جدید به نام "فایل کاری" (Working File) است که تمامی کنترل‌های مرتبط با یک دوره مالی (مانند ممیزی سالانه 2024 یا ممیزی تخصصی حقوق و دستمزد) را گروه‌بندی می‌کند. این چک‌لیست‌ها بر اساس چرخه مالی (مانند دارایی‌های ثابت، موجودی، هزینه‌های عملیاتی) دسته‌بندی می‌شوند و هرگونه حرکت یا تغییر وضعیت چک‌ها، در قسمت چتر (Chatter) ثبت می‌شود.

2. کنترل‌های خودکار و قابل تنظیم

اودو با کنترل‌های پیش‌فرض برای محلی‌سازی‌های عمومی و خاص ارائه می‌شود، اما قابلیت انعطاف‌پذیری برای تعریف کنترل‌های جدید را نیز فراهم می‌کند.

کنترل‌های خودکار و قابل تنظیم به تیم‌های مالی اجازه می‌دهد تا اطمینان حاصل کنند که بررسی‌های لازم مطابق با سیاست‌های داخلی و الزامات انطباق (Compliance) انجام شده است. این کنترل‌ها می‌توانند به صورت دستی، خودکار (بر اساس قوانین خاص مدل‌ها، مانند جستجوی ورودی‌های پیش‌نویس)، یا به صورت بارگذاری سند (مانند بارگذاری موجودی امضا شده) تعریف شوند. برای مثال، اگر در یک چک‌لیست مالیاتی، قانونی برای اطمینان از عدم وجود ورودی‌های پیش‌نویس (Draft Entry) تعریف شود، سیستم به طور خودکار ورودی‌های پیش‌نویس را به عنوان "ناهنجاری" (Anomaly) علامت‌گذاری می‌کند و به محض پست شدن ورودی، وضعیت آن به‌روزرسانی می‌شود.

بیشتر بخوانید...

رونمایی نسخه 19 نرم افزار اودو

کارکرد حسابرسی هوشمند Odoo در عمل

فرآیند حسابرسی هوشمند، فرآیندی دو نقشی است که کارایی و شفافیت را تضمین می‌کند.

1. نقش دفتردار در تهیه ممیزی

دفتردار مسئول آماده‌سازی اولیه ممیزی و بررسی موارد مشخص شده در چک‌لیست است.

نقش دفتردار در تهیه ممیزی شامل ورود به بخش "فایل کاری" و دنبال کردن چک‌لیست‌هایی است که برای دوره مالی مربوطه تعریف شده‌اند. دفتردار وضعیت هر چک را بررسی می‌کند و در صورت تأیید، آن را به "بررسی شده" (Reviewed) تغییر می‌دهد، یا در صورت مشاهده مغایرت، آن را به عنوان "ناهنجاری" علامت‌گذاری می‌کند و برای سرپرست پیام می‌گذارد. مثال‌های ملموس شامل بررسی جدول استهلاک دارایی‌های ثابت (مانند مشاهده مغایرت در مبلغ خودرو در مقایسه با فایل اکسل) و آپلود اسناد امضا شده مانند صورت موجودی کالا است. همچنین، دفتردار باید کنترل‌هایی مانند بررسی "تعدیل هزینه‌های غذا" (اطمینان از صفر بودن مبلغ در گزارش مالیاتی) یا بررسی "حساب‌های دریافتنی" (اطمینان از عدم وجود اقلام سررسید گذشته بالای 60 روز) را تکمیل کند.

2. نقش سرپرست در نظارت و اعتبارسنجی

سرپرست حسابداری مسئول نظارت بر چک‌های انجام شده، بررسی ناهنجاری‌ها و اعتبارسنجی نهایی چرخه ممیزی است.

نقش سرپرست در نظارت و اعتبارسنجی با دریافت اعلان از دفتردار آغاز می‌شود. سرپرست می‌تواند به راحتی تنها چک‌های "بررسی شده" و "ناهنجاری" را فیلتر کند. در مورد ناهنجاری‌ها، سرپرست می‌تواند تشخیص دهد که آیا این مورد واقعاً یک خطا است یا خیر؛ مثلاً در مورد اختلاف مبلغ دارایی، اگر سرپرست بداند که اشتباه از فایل اکسل بوده است، می‌تواند وضعیت آن ناهنجاری را مستقیماً به "نظارت شده" (Supervised) تغییر دهد. در صورت تأیید نهایی تمامی چک‌های یک چرخه (Cycle)، سرپرست می‌تواند کل چرخه را اعتبارسنجی کند، بدون نیاز به تغییر وضعیت تک‌تک چک‌ها.

3. بررسی ترازها و هشدارهای سیستم

علاوه بر کنترل‌ها (Checks)، فرآیند ممیزی سالانه شامل بررسی تراز حساب‌های حاوی ورودی در طول دوره مالی نیز می‌شود.

بررسی ترازها و هشدارهای سیستم به سرپرست امکان می‌دهد تا لیست حساب‌های مالی را مشاهده کند. در این نما، سرپرست می‌تواند حساب‌هایی را که قبلاً بررسی شده‌اند، ردیابی کند. اودو در اینجا هشدارهای هوشمند ارائه می‌دهد؛ به عنوان مثال، اگر یک حساب دارایی (Asset Account) دارای مانده منفی باشد، سیستم با یک جعبه نارنجی/زرد هشدار می‌دهد، زیرا این وضعیت معمولاً غیرعادی است. اگرچه در مواردی مانند حساب استهلاک انباشته، این مانده منفی می‌تواند عادی باشد، اما هشدار سیستم سرپرست را وادار به تأیید نهایی می‌کند. همچنین، سرپرست می‌تواند در بخش چتر (Chatter) برای هر حساب یادداشت‌هایی ثبت کند تا توضیح دهد که چرا وضعیت حساب تأیید شده است، و این یادداشت‌ها بر روی گزارش‌های مالی مرتبط نیز قابل مشاهده خواهند بود.

سفارشی‌سازی ممیزی بر اساس نیازهای خاص

یکی از قدرتمندترین ویژگی‌های حسابرسی هوشمند، قابلیت ایجاد چک‌لیست‌های اختصاصی برای انطباق با نیازهای داخلی شرکت است.

1. تعریف چک‌لیست‌های اختصاصی

اگر شرکتی چک‌لیست‌های داخلی خود را داشته باشد، می‌تواند آن‌ها را مستقیماً در اودو پیاده‌سازی کند.

تعریف چک‌لیست‌های اختصاصی نیازمند فعال‌سازی حالت توسعه‌دهنده (Developer Mode) است. در این حالت، کاربران می‌توانند انواع ممیزی جدیدی (New Audit) تعریف کنند—برای مثال، چک‌لیستی برای "مالیات بر درآمد شرکت‌ها" (Corporate Tax Income). پس از ایجاد نوع ممیزی، چک‌ها می‌توانند به آن اختصاص داده شوند. به جای ایجاد دستی تک‌تک چک‌ها، امکان استفاده از قابلیت "وارد کردن سوابق" (Import Records) که تقریباً در تمام مدل‌های اودو وجود دارد، برای تسهیل فرآیند پیاده‌سازی چک‌لیست‌های قدیمی وجود دارد.

2. تنظیم کنترل‌های خودکار و شرایط دامنه

امکان ایجاد چک‌های خودکارسازی شده، که بر اساس قوانین و دامنه‌های از پیش تعریف‌شده عمل می‌کنند، وجود دارد.

تنظیم کنترل‌های خودکار و شرایط دامنه اجازه می‌دهد تا سیستم به طور فعال، مغایرت‌های احتمالی را شناسایی کند. برای ایجاد یک چک خودکار، کاربر مدل مورد نظر (مثلاً "ورودی دفتر روزنامه") را انتخاب می‌کند و سپس یک "دامنه" (Domain) یا قانون پیکربندی می‌کند. به عنوان مثال، می‌توان قانونی تعریف کرد که اطمینان حاصل شود وضعیت (State) تمامی ورودی‌ها در مدل دفتر روزنامه، برابر با "پیش‌نویس" نباشد؛ اگر چنین ورودی‌ای پیدا شود، چک به طور خودکار به "ناهنجاری" تغییر وضعیت می‌دهد. این ابزارها امکان مدیریت کنترل‌هایی مانند اطمینان از بارگذاری "صورت حساب‌های امضا شده" یا استفاده از "قالب‌های صحیح دولتی" را فراهم می‌آورند.

برای خرید نرم افزار ERP به صفحه "خرید نرم افزار Odoo" و برای استعلام هزینه به صفحه "قیمت نرم افزار ERP" مراجعه کنید.

سؤالات متداول (FAQ)

1. آیا می‌توان برای یک دوره مالی مشخص، چندین ممیزی مجزا تعریف کرد؟

بله، این یکی از نقاط قوت ویژگی حسابرسی هوشمند است. شما می‌توانید برای یک دوره مالی خاص، مانند سال 2024، یک ممیزی کلی سالانه و همچنین ممیزی‌های اختصاصی برای چرخه‌های خاص، مانند حقوق و دستمزد، تعریف کنید. این ممیزی‌ها منحصر به فرد نبوده و امکان ایجاد چند ممیزی برای چرخه‌های مشابه یا متفاوت در یک دوره وجود دارد.

2. اگر وضعیت یک حساب پس از بررسی تغییر کند، آیا وضعیت ممیزی آن به‌روزرسانی می‌شود؟

بله، در صورتی که پس از تنظیم وضعیت یک حساب یا تراز (Balance) به "بررسی شده" (Reviewed)، ورودی حسابداری جدیدی در آن حساب ایجاد شود، وضعیت به طور خودکار به "نیاز به بررسی مجدد" (To Review) تغییر می‌کند. این قابلیت تضمین می‌کند که حسابدار نیازی به پیگیری دستی تغییرات ایجاد شده پس از ممیزی اولیه نداشته باشد و از کار اضافی جلوگیری می‌کند.

3. آیا امکان دسترسی ممیزان خارجی (Auditors) به چک‌لیست‌های ممیزی در Odoo وجود دارد؟

در حال حاضر، دسترسی به "فایل‌های کاری" (Working Files) برای کاربرانی با نقش دفتردار و مدیر (Administrator) در دسترس است. اگرچه در حال حاضر دسترسی مستقیم برای ممیزان خارجی در دست توسعه است، اما اودو قابلیتی دیگر را برای گزارش سالانه فراهم می‌کند که از طریق آن می‌توان تمامی ممیزی‌های انجام شده را برای اشتراک‌گذاری با حسابرسان خارجی صادر کرد.

4. در صورت ایجاد استثناء در فرآیند ممیزی، چگونه می‌توان آن را مستندسازی کرد؟

در مواردی که یک ورودی یا سند با قوانین چک‌لیست انطباق ندارد اما به دلیل یک موقعیت خاص (استثناء) باید تأیید شود، می‌توان از بخش "چتر" (Chatter) استفاده کرد. شما می‌توانید در این بخش (که در نمای ترازها یا چک‌ها موجود است)، یادداشتی ثبت کنید و توضیح دهید که چرا این استثناء ایجاد شده و تأیید (Overridden) شده است. این یادداشت‌ها به سوابق ممیزی مرتبط می‌شوند و بعداً به راحتی قابل ردیابی هستند.

5. آیا اودو چک‌لیست‌های حسابرسی مخصوص به محلی‌سازی‌های مختلف (Localization) را ارائه می‌دهد؟

بله. اودو یک چک‌لیست ممیزی عمومی (Generic) را به طور پیش‌فرض ارائه می‌دهد. علاوه بر این، در حال حاضر اودو برای محلی‌سازی‌های خاص، مانند بلژیک، چک‌لیست‌های ویژه‌ای فراهم می‌کند. هدف این است که به مرور زمان، این چک‌لیست‌ها برای هر محلی‌سازی بهبود یابند و شامل ارجاعات و کنترل‌های خاص مختص به نمودار حساب‌ها و قوانین آن منطقه باشند. به عنوان مثال، اودو حتی برای محلی‌سازی مراکش، نمودار حساب‌ها و الگوهای مالیاتی پیش‌فرض (مانند مالیات بر ارزش افزوده و مالیات تکلیفی) را فراهم می‌کند.