اهداف عارضه‌یابی سازمان چیست؟ مدل‌های عارضه‌یابی سازمان

درصورتی‌که به دنبال یک راهکار مناسب و درست برای تشخیص بهینه‌سازی یا به‌روزرسانی کسب‌وکار خود هستید، حتماً از عارضه‌یابی سازمانی استفاده کنید. با بهره‌بردن از مدل‌های این روش کاربردی، خیلی راحت متوجه نقاط ضعف و قوت کسب کار خود می‌شوید.گاهی اوقات نقاط ضعف چنان در کسب‌وکار شما پنهان شده‌اند که قابل‌دیدن نیستند. 
البته در برخی از اوقات به دلیل ارزیابی سطحی، متوجه مشکلات یا نقاط ضعف در مجموعه تحت مدیریت خود نمی‌شوید؛ بنابراین استفاده از مدل‌های عارضه‌یابی سازمان، کمک بزرگی برای شما است. در نتیجه می‌توانید با استفاده از این تکنیک‌ها، برای بهبود عملکرد نقاط قوت و ازبین‌بردن دلایل ضعف کار خود تلاش بسیار کنید.

عارضه‌یابی سازمان به چه معنا است؟

امروزه استفاده از عارضه‌یابی در کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک، تبدیل به یک تکنیک مهم شده است. زیرا در صورت بهره‌بردن از آن، می‌توان شکافی که بین عملکرد حال حاضر و مطلوب کسب‌وکار است را، پیدا کرد. سپس با ارائه راهکار‌های مناسب، برای رسیدن به وضعیت مطلوب تلاش کرد.
 
اکنون شما با استفاده از این روش مؤثر، می‌توانید ساختار‌های کسب‌وکار خود را مورد ارزیابی قرار دهید. سپس باتوجه‌به نتایج به‌دست‌آمده، یک برنامه کاربردی و عملی جدید تدوین کنید. سپس بر اساس برنامه تدوین شده جدید و اجراکردن آن، برای رسیدن به موقعیت مطلوب کسب‌وکار خود تلاش کنید.

اصلی‌ترین اهداف عارضه‌یابی سازمانی

افراد متخصص و باتجربه، استفاده از راهکار عارضه‌یابی سازمانی را به همه کسب‌وکارها توصیه کرده‌اند. البته آن‌ها برای این روش، اهدافی را متصور شده‌اند. مهم‌ترین مزایای عارضه‌یابی سازمان شامل لیست زیر است:
1) در صورت استفاده از این روش پرکاربرد، برنامه‌ریزی جدید برای رشد کسب‌وکار شما به‌راحتی امکان‌پذیر است.
2) بدون شک زمان استفاده روش عارضه‌یابی در سازمان و پس از آن، خسارت جدی به کسب‌وکار شما وارد نمی‌شود.
3) شما و دیگر مدیران مجموعه تحت مدیریت، از تمام فرایندهای سازمان اطلاع پیدا کرده و در نتیجه امکان کنترل بهتر را خواهید داشت.
4) تمام مسائل و مباحث مرتبط با سازمان، در ابتدا با استفاده از این روش حل خواهند شد. همچنین زمان بهره‌بردن از این راهکار مؤثر، روال کار مجموعه شما به هم نمی‌خورد.
بنابراین، در صورت استفاده از راهکار مؤثر عارضه‌یابی، شما اطلاعات کافی درباره مجموعه و سازمان تحت مدیریت خود خواهید داشت. نهایتاً پس از مشخص‌کردن عارضه و سپس حل آن، از وجود یک بحران بزرگ در سازمان و کسب‌وکار خود جلوگیری خواهید کرد.

مزایای عارضه یابی سازمانی

عارضه یابی مشخص می کند که چه قسمت هایی از کسب و کار و شغل شما به خوبی کار می کنند و چه حوزه هایی نیاز به بهبود دارند. از مزایای مهم عارضه یابی سازمانی می توان به ارائه یک دید کلی از تمام عناصر ساختاری بر عملکرد یک سازمان اشاره کرد.
در ادامه به مزایای دیگری از این ویژگی عارضه یابی اشاره می کنیم:
• در فرایندهای کاری ساده سازی ایجاد می شود.
• شایستگی های خاص توسعه می یابند.
• رضایت شغلی کارکنان و انگیزه آن ها افزایش پیدا می کند.
• تعیین اهداف قابل دسترس
• استراتژی های جدید ساخته و تولید می شوند.
• افزایش اثربخشی مدیریت
• تقویت و پرورش ویژگی های رهبری

​مدل‌های مختلف عارضه‌یابی سازمان

کارشناسان برای انجام عارضه‌یابی سازمان چند مدل مختلف تعریف کرده‌اند؛ بنابراین درصورتی‌که قصد استفاده از این روش برای بهبود عملکرد مجموعه و سازمان خود را دارید، باید در ابتدا یک تعریف درست از انواع مدل‌های آن داشته باشید تا در زمان برگزیدن روش، بهترین و مناسب‌ترین را انتخاب کنید. اما مهم‌ترین مدل‌های عارضه‌یابی سازمان شامل موارد زیر خواهند بود:

چرخه دمینگ یا PDCA

بدون تردید یکی از کاربردی‌ترین راهکار‌های جهت عارضه‌یابی در سازمان، مدل چرخه دمینگ است. زیرا قابل کاربرد، در تمامی بخش‌های مجموعه بوده و همچنین کمک بسیار بزرگی برای مدیرانی مانند شما است تا مشکلات موجود در سازمان تحت مدیریتی خود را پیدا کنید.

مدیریت کیفیت اروپایی

درصورتی‌که شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه بزرگ یا کوچک، برای پیداکردن علت تفاوت میان وضعیت موجود و حالت‌ ایده‌آل سازمان خود هستید؛ حتماً از مدیریت کیفیت اروپایی استفاده کنید. البته نتایج به‌دست‌آمده از سؤال و پرسش کارکنان، جامعه و مشتری در کنار برنامه‌های سازمان را به‌خوبی ارزیابی می‌کند.
 
اکنون شما اطلاعات به‌دست‌آمده و ارزیابی شده را، کنار هم قرار دهید تا امکان برنامه‌ریزی جدید برای رسیدن به وضعیت ‌ایده‌آل در سازمان خود را داشته باشید. بدون شک با به‌کارگیری برنامه جدید بر اساس نتایج این راهکار عارضه‌یابی، خیلی زود به موفقیت دست پیدا خواهید کرد.

تکنیک ویس بورد

در صورت بهره‌بردن از تکنیک ویس بورد، خلی زود متوجه می‌شوید که در بخش از سازمان تحت مدیریت شما، نقطه‌ضعف یا عارضه وجود دارد. البته این روش، کلیات را تعیین کرده و مشخص‌کردن جزئیات، با شما یا دیگران مدیران سازمان خواهد بود. ساختار و اهداف سازمان، رهبری، فرایندهای کاربردی در کنار عارضه‌یابی در بخش منابع انسانی بخش از اجزا مدل ویس بورد هستند؛ بنابراین در زمان استفاده از راهکار ویس بورد، این اجزا را به یاد داشته باشید.

شش سیگما

بدون شک در صورت استفاده از مدل شش سیگما برای عارضه‌یابی در مجموعه تحت مدیریت خود، تغییرات بهینه را با هزینه بسیار کمتر انجام خواهید داد. این روش به شما و دیگران مدیران، یاد‌آوری خواهد کرد که برای رسیدن به موفقیت، می‌توانید ارزش‌های حال حاضر خود را حفظ کنید.
البته هنگام استفاده از مدل شش سیگما، باید سه فاکتور مهم فرهنگ سازمانی، روش‌ها و برنامه‌های اجرایی اهداف در کنار برنامه‌ریزی سازمانی موردتوجه قرار بگیرید. همچنین در صورت استفاده از این روش عارضه‌یابی در مجموعه خود می‌توانید تمام مراحل تعریف تا سنجش، بررسی، بهبود عملکرد و همچنین کنترل را طی کنید.

روش بالدریج

یکی از مشهور‌ترین و در عین کاربردی‌ترین روش‌های برای عارضه‌یابی در سازمان، روش مالکوم بالدریج است. تقریباً بخش بزرگی از سازمان‌ها، از این روش برای عارضه‌یابی خود بهره می‌برند. البته در روش مالکوم بالدریج، اصولی وجود دارد که عبارت است از:
• برنامه‌ریزی
• رهبری
• مشتری‌مداری در کنار بازاریابی
• تحلیل گزارش‌های اطلاعاتی
• منابع انسانی
• فرایند و مراحل سازمانی
• نتیجه سازمانی

مک‌کینزی

از معتبر‌ترین و معروف‌ترین روش‌های برای دست‌یافتن به عارضه‌های سازمانی، تکنیک مک‌کینزی خواهد بود. باتوجه‌به استقبال گسترده از این روش، شما نیز می‌توانید از آن برای عارضه‌یابی در مجموعه تحت مدیریت خود بهره ببرید. البته در صورت استفاده از آن، می‌توانید‌ امیدوارید باشید که تمام بخش‌های سازمان شما، مورد بررسی قرار می‌گیرد. زیرا این روش، بسیار جامع و کامل است.

منظور از چک‌لیست عارضه‌یابی سازمانی چیست؟

چک‌لیست، یکی از مهم‌ترین ابزار در زمان عارضه‌یابی سازمانی است. البته هراندازه کسب‌وکار شما، بزرگ‌تر باشد؛ به همان اندازه وجود این چک‌لیست، لازم خواهد بود. انجام فرایند عارضه‌یابی، دقیقاً مانند حفر زمین است. شما باید لایه به لایه، جلو روید تا تمام بخش‌های مجموعه را مورد ارزیابی قرار دهید.
 
بنابراین، وجود این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا بخشی را از قلم نیندازید. البته چک‌لیست در یک سازمان، با مجموعه دیگر متفاوت بوده و در نتیجه نمی‌توان یک چک‌لیست کلی، برای تمام سازمان‌ها ارائه داد. اما در حالت کلی در تمام چک‌لیست‌های هنگام عارضه‌یابی در یک سازمان، این بخش‌ها وجود دارند:
1) قسمت مالی شامل برنامه‌ریزی‌ها یا شاخص‌های مالی
2) بخش بازاریابی شامل استراتژی، کانال‌های آنلاین یا آفلاین بازار‌یابی
3) قسمت منابع انسانی شامل استخدام یا آموزش
4) بخش عملیات سازمانی شامل تأمین منابع در کنار کنترل کیفی
البته شما باتوجه‌به سازمان خود، می‌توانید بخش‌ها را به آن اضافه یا از چک‌لیست کم کنید. همچنین پس از تمام‌شدن مراحل عارضه‌یابی، اطمینان حاصل کنید که افراد حاضر در گروه عارضه‌یابی، همه بخش‌های سازمان را درست مورد ارزیابی قرار داده‌اند.

کارکرد‌های اصلی انجام عارضه‌یابی در سازمان

در زمان استفاده از هر یک از مدل‌های عارضه‌یابی سازمانی تحت مدیریت خود، باید ماهیت مجموعه خود را در نظر بگیرید. سپس باتوجه‌به آن و کمک‌گرفتن از سه فاکتور رهبری، فرایند در کنار مدل‌های عارضه‌یابی مشکل مجموعه خود را رفع کنید. البته کارشناسان برای عارضه‌یابی در هر سازمان و مجموعه‌ای، کارکرد‌های را در نظر گرفته‌اند که اصلی‌ترین آن‌ها، شامل موارد زیر است:
• مشخص‌کردن میزان دقیق بهره‌وری کارکنان و مجموعه
• شناخت علت‌های تأخیر در پروژه‌ها
• ارزیابی شاخص‌های سود‌آوری و بهره روی در سازمان
• بررسی محیط و محل کار در کنار میزان تأثیر آن بر عملکرد منابع انسانی
• صرفه‌جویی و کاهش هزینه مالی زمان انتخاب پروژه‌ها
• مشخص‌کردن نقاط ضعف و قوت سازمان
• ارائه راهکار‌های برای حل معضلات 

سخن پایانی

بسیاری از مدیران مجموعه‌ها مانند شما، اطلاعات لازم در رابطه‌با مشاوره مدیریت کسب کار یا مشاوره مدیریت سازمان را ندارند. مطمئناً در این زمان، مجموعه دچار مشکلات شده و همچنین امکان رسیدن به اهداف تعیین شده، شاید غیرممکن به نظر برسد.
بهترین کار در این زمان، استفاده از روش‌های عارضه‌یابی سازمان است. مطمئناً با استفاده از عارضه‌یابی سازمانی و خدمات مشاوره کسب‌وکار و با شرکت مشاوره کسب و کار متوجه مشکلات موجود در می‌شود. در نتیجه کاملاً هوشیارانه، یک برنامه جدید تدوین می‌کنید. سپس با توجه به آن، مسیر موفقیت را طی خواهید کرد.