خصوصیات نرم افزار ERP (ای آر پی) چیست؟ مزایا و معایب ERP

آیا نرم افزار ERP ارزش سرمایه گذاری را دارد؟ برای فهمیدن این موضوع، باید ویژگی های نرم افزار erp را بسنجید، به ویژه مزایا و معایب نرم افزار ERP را در مقابل یکدیگر مقایسه کنید تا به پاسخ این سوال برسید. دقت داشته باشید چه کسب و کار شما بزرگ باشد و چه کوچک، نرم افزارERP برای شرکت شما چندین مزیت دارد. برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک مجموعه برنامه کاربردی قابل تنظیم است که به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا مهمترین فرآیندها و برنامه ریزی‌های خود را یکپارچه سازند و آنها را مدیریت کنند. اگرچه مزایا زیادی برای این نرم افزار وجود دارد، اما همه چیز آن کامل نیست و این نرم افزار معایبی نیز دارد. در ادامه همراه ما باشید تا درباره نرم افزار erp اطلاعات بیشتری کسب کنید.

نرم‌افزار ERPچیست و چگونه کار می‌کند؟

نرم‌افزار ERPابزاری است که پایگاه ‌داده اطلاعات یک شرکت را متمرکز می‌کند، وظایف معمول را به صورت خودکار سازماندهی می‌کند و فرآیندهای تجاری را ساده می‌کند. هدف نهایی در استفاده از این ابزار بهینه سازی کارها و آزاد کردن زمان کارمندان برای کار بر روی کارهای سودمند بیشتر است. این اهداف می‌تواند منجر به افزایش حاشیه درآمد و کارایی و در عین حال بهبود ارتباطات در سراسر شرکت شود. نرم افزار ERP منحصر به فرد است زیرا همه یا بیشتر جنبه‌های مختلف یک تجارت را در بر می‌گیرد. همچنین این نرم افزار دارای مدل‌های مختلفی است که با استفاده از نکات زیر می‌توانید بهترین نرم افزار ERP را انتخاب کنید.

​روش‌ها و نکات انتخاب نرم افزار ERP

1. به هزینه به عنوان بزرگترین عامل نگاه کنید. بهترین سیستم ERP سیستمی است که نیازهای پیش بینی شده شما را در حال حاضر و در آینده برآورده کند. البته ممکن است بهترین سیستم ارزان‌ترین گزینه نباشد. بازگشت سرمایه (ROI) شما به ارزش کلی سیستم در طول زمان بستگی دارد که می‌تواند یکی از بزرگترین مزایای ERP باشد.

2. انتخاب باید به طور کامل توسط بخش فناوری اطلاعات مدیریت شود. تیم انتخاب نرم افزار ERP شما باید علاوه بر بخش فناوری اطلاعات، شامل سهامدارانی از عملیات حیاتی کسب و کار شما باشد. علاوه بر این، باید مطمئن شوید که با شخصی که از نرم افزار استفاده می‌کند صحبت می‌کنید. نیازها و خواسته‌های آنها باید یکی از دغدغه‌های اصلی باشد، زیرا توانایی آن‌ها در استفاده از سیستم در نهایت موفقیت یا شکست این نرم افزار را تعیین می‌کند.

3. انتخاب نرم افزار باید توسط مشاوران و کارمندان مدیریت شود. درست است که یک مشاور احتمالاً نرم افزار و حتی صنعت شما را بهتر درک خواهد کرد. اما کارمندان شما نیز نقش مهمی در انتخاب نرم افزار ERP دارند زیرا نسبت به شرکت دانش و اطلاعات بیشتری دارند.

4. هرچه عملکرد بیشتر باشد، بهتر است. بسیاری از سازمان‌ها می‌توانند با ساده سازی عملیات موفق‌تر شوند. روی راه حل‌هایی تمرکز کنید که نیازهای واقعی کسب و کار شما را برطرف می‌کند.

5. مرحله تحقیق زمانی به پایان می رسد که با یک فروشنده تماس بگیرید. انتخاب نرم افزار ERP شما ممکن است بر روی کاغذ مناسب به نظر برسد، اما آیا در دنیای واقعی نیازهای شما را برآورده می‌کند؟ همیشه ایده خوب این است که قبل از امضای هر قرارداد بلندمدت و خرید پکیج erp ، ابتدا نرم افزار مدیریت سازمان را به صورت آزمایشی دریافت کنید. زیرا اجرای ناموفق و پس از آن پشیمانی خریدار بسیار معمول است.

مزایای نرم افزار erp

اکنون که خصوصیات نرم افزار erp را بررسی کردیم وقت آن رسیده است که به این موضوع بپردازیم که چرا شرکت‌ها در سراسر جهان نرم افزار ERP را پیاده سازی می‌کنند و مزایای استفاده از سیستم ERP چیست؟ استفاده از سیستم‌های ERP برای بسیاری از سازمان‌ها ضروری است. چند مزیت ERP عبارتند از: اجرای فرآیندهای تجاری روان‌تر با یکپارچه سازی و محافظت از اطلاعات شما، خودکار کردن فرآیندها و تولید گزارش‌های قابل فهم. در زیر چندین مورد از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم ERP آورده شده است:

1. کاهش هزینه‌ها

بسته به راه حل، یک ERP می‌تواند از چند صد دلار تا 100000 دلار هزینه داشته باشد. با این حال، اگر به درستی از آن استفاده کنید پرداخت این هزینه، یک سرمایه گذاری ارزشمند است و در دراز مدت باعث صرفه جویی در پول شما می‌شود. به جای وارد کردن دستی داده‌ها، این برنامه به شما این امکان را می‌دهد که یک بار آن را وارد کرده و در زمان لازم به بخش‌های دیگر منتقل کنید. همچنین می‌توانید کارهای اضافی مانند تهیه گزارش، تخصیص فاکتور، حقوق و دستمزد کارکنان و غیره را ساده کنید و در وقت خود برای سایر مسئولیت‌های با اولویت بالاتر صرفه جویی کنید.

2. قابلیت دید کامل 

اطلاعات شفاف و قابل اعتماد از مزایای کلیدی استفاده از سیستم ERP است. این امتیازات همچنین امتیاز فروش قابل توجهی هستند. نرم افزار ERP با ایجاد دسترسی آسان به داده‌های هر بخش برای شما و مدیریت ارشدتان، امکان دسترسی کامل به هر فرآیند حیاتی در کسب و کار را فراهم می‌کند.
برای مثال، می‌توانید روزانه سطح موجودی، از جمله محموله‌های آتی که هنوز دریافت نشده‌اند و موجودی در حال حمل و نقل را کنترل کنید. با دانستن دقیق وضعیت در مورد سطح موجودی، می‌توانید سرمایه در گردش خود را در سطح دقیق‌تری کنترل کنید.علاوه بر این، در دسترس بودن تمام اطلاعات شرکت شما در یک مکان متمرکز امکان افزایش همکاری و تکمیل ساده‌تر وظایف را فراهم می‌کند. این دید کامل، گردش‌های کاری منسجم‌تری را فراهم می‌کند و به فرآیندهای بین‌بخشی اجازه می‌دهد تا با حداکثر کارایی ردیابی شوند. 

3. گزارش دهی و برنامه ریزی را بهبود می‌بخشد

در کنار دید بهتر، بینش بهتر یکی از مزایای مهم مدیریت سیستم ERP است. پیاده‌سازی مجموعه ERP در بخش‌ها به این معنی است که سازمان شما یک سیستم گزارش‌دهی واحد و یکپارچه برای هر فرآیند دارد. با داشتن یک منبع حقیقت واحد، یک سیستم ERP می‌تواند به راحتی گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های ارزشمندی را در هر زمان تولید کند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا عملکردها را در بخش‌های مختلف تجزیه و تحلیل و مقایسه کنید.

4. کارایی را افزایش می‌دهد

کاهش زمان و تلاش در فعالیت‌های روزانه یکی از چندین مزیت ERP است. اگر نرم افزار ERP به درستی اجرا شود، می‌تواند به طور قابل توجهی فرآیندهای دستی تکراری را کاهش دهد یا حذف کند، بنابراین وقت اعضای تیم را آزاد می‌کند تا بر روی وظایف تأثیرگذار بر درآمد تمرکز کنند.

برای یکپارچه‌سازی کسب و کار و بهینه کردن فرایند مدیریت بیزینس، نرم افزار اودو را بر روی کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید.

برای ارتقا، کلیک کن

5. خدمات مشتری را تقویت می‌کند

مشتریان شرکت شما نیز مزایای سیستم ERP را دریافت می کنند، حتی اگر از وجود آن مطلع نباشند. از آنجایی که اطلاعات مشتری متمرکز و ساده است، تیم فروش شما به جای نگهداری صفحات گسترده، روابط با مشتری را ایجاد و حفظ می‌کند. اولین چیزی که یک کسب و کار باید به آن توجه کند، جذب و حفظ مشتری است.

6. امنیت و کیفیت داده‌ها را بالا می‌برد

یکی از مهمترین مزایای استفاده از سیستم ERP امنیت داده‌ها است. به اشتراک گذاری داده ها در سیلوهای کاربردی مانند خدمات مشتری، فروش، بازاریابی و توسعه کسب و کار باعث افزایش همکاری در سراسر شرکت می‌شود.
طرف دیگر دسترسی گسترده به داده‌ها، کنترل افرادی است که می‌توانند اطلاعات را ببینند و ویرایش کنند. نرم افزارهای ERP دارای کنترل‌های ذاتی برای تضمین امنیت داده‌های شما هستند. بسیاری از فروشندگان از کارشناسان امنیتی شبانه روزی استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که سرورهایشان هنگام مدیریت داده محافظت می‌شود. 

7. همکاری و گردش کار را گسترش می‌دهد

همکاری بخش مهمی از یک تجارت پر رونق است. یک پلتفرم ERP، همکاری با دیگران را با فراهم کردن دسترسی کارکنان به داده‌های مورد نیاز در زمانی که به آن نیاز دارند، ساده‌تر می‌کند. آنها یک پایگاه داده بین بخشی را ارائه می دهند که در آن اطلاعات از طریق بخش‌ها به یک مکان متمرکز منتقل می‌شود.

معایب نرم افزار erp 

با مزایای بسیار زیاد سیستم های ERP، ممکن است برای شروع مقایسه سیستم ها آماده باشید. اما برخی از مردم همچنین می پرسند، نقطه ضعف erp چیست؟ مهم است که معایب و خطرات این نوع نرم افزار را درک کنید تا مطمئن شوید ERP سیستم مناسبی برای کسب و کار شما است، به همین دلیل است که مزایا و معایب ERP را مورد بحث قرار می دهیم. معایب اصلی ERP که خریداران ممکن است در هنگام پیاده‌سازی یک پلتفرم جدید تجربه کنند، به شرح زیر است:

1. هزینه اولیه

قیمت گذاری تا حد زیادی مهمترین نقطه ضعف نرم افزار ERP است.هزینه اولیه نرم افزار به تنهایی می‌تواند بسیار بالا باشد، به خصوص برای مشاغل کوچک تا متوسط. اما فایده و حسنی که این نرم افزار برای کسب و کار ما دارد و البته جلوگیری از هزینه های اضافی که استفاده از چندین پلتفرم برای مدیریت کسب و کارمان برای ما رقم میزند بسیار مفید بوده و در واقع می‌توان این هزینه اولیه  ای آر پی را سرمایه گذاری و جلوگیری از هزینه های اضافی تر دانست.

2. فرآیند سفارشی سازی 

سفارشی سازی یکی از بهترین جنبه‌های نرم افزار ERP است، اما می‌تواند به راحتی و به سرعت از کنترل خارج شود. سفارشی کردن نرم افزار شما زمان، تلاش، تخصص و هزینه زیادی را می‌طلبد. اما اغلب اوقات، کسب‌وکارها تعداد منابع مورد نیاز را دست کم می‌‌گیرند و یا سفارشی‌سازی خود را به پایان نمی‌رسانند یا بودجه آنها تمام می‌شود. سفارشی سازی می‌تواند بهترین شیوه‌های تعبیه شده در سیستم را کاهش دهد و ارتقاء آن را در آینده دشوارتر کند.

3. پیچیدگی/نیاز به آموزش 

نرم‌افزار ERP قابلیت‌های متعددی را ارائه می‌کنند، به این معنی که استفاده از نرم‌افزار می‌تواند پیچیده و چالش برانگیز باشد. برای جلوگیری از قربانی شدن در پیچیدگی نرم افزار ERP، روی آموزش کاربران کار کنید.

4. اجرای آهسته 

پیاده سازی سیستم ERPفرآیندی زمان بر است، به خصوص اگر از سخت افزار منسوخ استفاده می کنید. نصب نرم افزار ERP ممکن است دو سال طول بکشد. با توجه به این واقعیت، اگر می‌خواهید روی نرم‌افزار ERP سرمایه‌گذاری کنید، باید برای جلوگیری از هرگونه اختلال در فرآیندهای تجاری برنامه‌ریزی کنید. 

سخن آخر

هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه کدام نرم افزار مدیریت شرکت برای کسب و کار شما مناسب است، مهم است که مزایا و معایب نرم افزار ERP را در نظر بگیرید و نرم افزار مدیریت کسب و کار مناسب را انتخاب کنید. نرم افزار مدیریت پروژه و یا نرم افزار مدیریت کسب و کار کوچک به پیشبرد اهداف کسب و کار شما کمک می‌کند. برای خرید پکیج erp و odoo  و یا  مشاوره برای کسب و کار اینترنتی می‌توانید از خدمات ما دیدن کنید و با مشاوران ما تماس بگیرید.