مدیریت بودجه چیست + نحوه انجام به بهترین شیوه ممکن!

مدیریت بودجه که گاهی اوقات budget management یا هزینه‌های اختیاری نامیده می‌شود، نظارت بر ردیابی درآمد و هزینه در یک سازمان است. مدیریت بودجه شامل: تجزیه و تحلیل هزینه‌های جاری، سازماندهی خریدها بر اساس دسته بندی و نظارت بر جریان نقدی در طول زمان است.

یک کسب و کار متوسط تا بزرگ معمولا بودجه جداگانه‌ای برای شرکت و بخش‌های مختلف شرکت دارد. با مدیریت بودجه مناسب، یک سازمان می‌تواند سودآوری و رشد را افزایش دهد. نرم‌افزار مدیریت و پیش‌بینی بودجه به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌ها را سازماندهی کرده و برای تصمیمات آینده برنامه‌ریزی کنند.

در این مقاله از ​دیباگ در مورد اهمیت نرم‌افزارهای مدیریت بودجه صحبت خواهیم کرد. اگر دانشجوی رشته حسابداری هستید یا حتی مدیر یک سازمان یا صاحب کسب و کاری هستید، پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را از دست ندهید.

مدیریت بودجه چیست؟

در پاسخ به این سوال که مدیریت بودجه چیست باید بگوییم که بودجه بندی یکی از مهمترین وظایف بخش مالی است. در جواب این سوال که بودجه مالی چیست، باید بگوییم که یک شاخص در اقتصاد خرد محسوب می‌شود. 

در اصل بودجه، ابزاری سازمانی است که برای برنامه‌ریزی و کنترل امور مالی در سازمان استفاده می‌شود. بودجه‌ها رهنمودهایی برای برنامه‌های اقدام آتی هستند که به صورت مالی برای مدت زمان معینی بیان می‌شوند. 

فرآیند مدیریت بودجه می‌تواند بین نقش‌ها و شرکت‌ها بسیار متفاوت باشد. اهمیت بودجه به این دلیل است که با این وجود می‌توان از منابع شرکت آگاه شد و برنامه‌ریزی دقیقی داشت. در غیر این صورت نمی‌توان فعالیت‌های آینده شرکت را مدیریت کرد. 

بودجه بندی موثر می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست یک شرکت باشد. به همین دلیل برای تیم‌ها داشتن ابزار و فرآیندهای مناسب برای بودجه‌ریزی هوشمند بسیار مهم است. 

چنین افرادی که وظیفه مدیریت بودجه یک سازمان را بر عهده دارند، امور مالی شرکت را به عنوان بخشی از نقش خود مدیریت می‌کنند. 

به طور طبیعی، این شامل: کنترل‌کنندگان مالی، حسابداران و مدیر مالی می‌شود. همچنین می‌تواند شامل افراد حرفه‌ای غیرمالی مانند رهبران تیم، روسای بخش و سایر مدیران باشد. مانند رئیس بازاریابی، مدیر فناوری اطلاعات یا COO.

4 مزیت مهم در بحث سیستم حسابداری

اینکه روی یک دفتر عملیات حسابداری خود را انجام دهیم یا روی یک نرم‌افزار، ممکن است برای یک فروشگاه کوچک آنچنان فرقی نکند. اما فروشگاه‌های بزرگ که حجم اطلاعاتی بالا، خواستار امنیت اطلاعاتی و ... هستند، باید این مورد را جدی بگیرند:

همین الان این را بخوانید!!

انواع بودجه در حسابداری مدیریت

در حسابداری مدیریت می‌توان به بودجه‌های مختلفی اشاره داشت:

بودجه جامع (Master Plan)

این بودجه شامل تمامی موضوعات مالی و غیرمالی یک سازمان در دوره مشخص است. بودجه جامع شامل بخش‌های زیر است:

• بودجه‌ عملیاتی و مالی (Operating and Financial Budgets): بودجه‌ عملیاتی، هزینه‌های خرید و کالاست و بودجه‌ مالی میزان دارایی ثابت مورد نیاز، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را شامل می‌شود. 
• بودجه هزینه‌های سرمایه‌ای(Capital Expenditure Budget): این بودجه مربوط به پروژه‌های بلند مدت می‌شود. 
• بودجه نقدی(Cash Budget): روی برنامه‌ریزی و کنترل وجوه نقد تمرکز دارد و جریان‌های ورودی و خروجی را مشخص می‌کند. 

به غیر از این‌ها، نوع دیگری از تقسیم‌بندی را می‌توان برای بودجه در نظر گرفت:

1. ‌بودجه ثابت(Static /Fixed Budget)  
2. بودجه انعطاف‌پذیر (Flexible /Expense Budget 
3. بودجه دولت
4. بودجه تیم یا واحد
5. بودجه ریزی شرکتی
6. بودجه شخصی یا خانوادگی
7. و...

نحوه مدیریت موثرتر بودجه در 4 مرحله

برای اینکه بتوانید به بهترین شکل ممکن، مدیریت بودجه را انجام دهید، باید این 4 مرحله را مد نظر داشته باشید:

1. از بودجه بندی از پایین به بالا استفاده کنید

استراتژی‌های پایین به بالا دقت بودجه را افزایش می‌دهند و اعضای تیم را تشویق می‌کنند تا طبق قوانین هزینه کنند. 

بودجه‌گیری از پایین به بالا به جریان اطلاعات از کارکنان «سطح طبقه» در هر بخش به سمت مدیریت ارشد اشاره دارد. دپارتمان‌ها هزینه‌های پیش‌بینی شده خود را تعیین می‌کنند و سپس از مقامات بالاتر درخواست تایید می‌کنند. 

این روش برای اطلاع دقیق از فرآیند تخصیص منابع و ایجاد بودجه‌ای که تا حد امکان واقعی باشد، انجام می‌شود.

بودجه بندی پایین به بالا تضمین می‌کند که هر تیم بودجه مناسب را دریافت می‌کند و مدیران بودجه را قادر می‌سازد تا هزینه‌های خود را در اختیار بگیرند. 

رهبری ارشد همچنان کنترل امور مالی شرکت را در دست دارد و از نرم‌افزار برای نظارت بر پیشرفت کلی بودجه و اعمال محدودیت‌ها استفاده می‌کند.

با استفاده از داده‌های بلادرنگ، بودجه‌بندی از پایین به بالا به تیم‌های مالی امکان می‌دهد تا هزینه‌های آتی شرکت را در تمام بخش‌ها به‌طور دقیق پیش‌بینی کنند.

2. هزینه‌های کسب و کار را در زمان واقعی پیگیری کنید

برای بررسی فعالیت بودجه تا پایان ماه منتظر نمانید. اتکا به گذشته‌نگرهای مخارج شرکت، خطر خرج بیش از حد و آسیب رساندن به جریان نقدی را به همراه دارد. 

دید ضعیف هزینه‌ها همچنین مدیران بودجه و تیم‌های مالی را به استراتژی واکنشی محدود می‌کند. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها هنوز بودجه‌ها را تنها در هنگام بستن کتاب‌ها بررسی و تحلیل می‌کنند.

با ردیابی هزینه در زمان واقعی، می‌توانید پیشرفت بودجه را به طور مداوم در طول دوره مالی نظارت کنید. شناسایی مشکلات از قبل و انجام تعدیل بودجه برای بازگرداندن تیم‌ها به مسیر آسان است.

مشاهده هزینه‌های زمان واقعی به شما انعطاف پذیری می‌دهد تا برنامه‌های کنترل بودجه و بودجه بندی را در هر زمان بهینه کنید.

هزینه فروش چیست و چگونه محاسبه می‌شود؟

هزینه فروش یک مفهوم مهم در عملیات حسابداری سازمانی است. پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را از دست ندهید:

همین الان این را بخوانید!!

3. بودجه تیم را به طور منظم به روز کنید

هر کسب و کاری روش متفاوتی برای خود دارد؛ اما به یاد داشته باشید که اوضاع و شرایط همیشه تغییر می‌کند. مدیران بودجه خود را با این تغییرات سازگار می‌کنند؛ از نوسانات بازار یا افزایش قیمت تامین‌کننده، تا جهش ناگهانی تقاضای مصرف‌کننده. 

تجزیه و تحلیل منظم و تنظیم بودجه، به‌نوعی کلید جریان نقدی سالم و ثبات مالی است.

از داده‌های هزینه در زمان واقعی استفاده کنید تا مطمئن شوید که وضعیت مالی شما در مسیر درست قرار دارد و بودجه‌های خود را بر این اساس به‌روزرسانی کنید. 

درک اینکه تیم شما چگونه هزینه می‌کند و برای چه چیزی هزینه می‌کند، می‌تواند باعث بهبود وضعیت شرکت شما شود.

4. از داده‌ها و نتایج برای اتخاذ تصمیمات بودجه‌ریزی هوشمندانه استفاده کنید

بهبود استراتژی‌های بودجه موجود شما شامل بهینه‌سازی برای سناریوهای تجاری آینده است. همه شرکت‌ها می‌خواهند مدل‌سازی و پیش‌بینی بودجه را با اطمینان و دقت بیشتری اجرا کنند. زمانی که دسترسی آسانی به داده‌های هزینه جامع داشته باشید، اتخاذ تصمیمات بودجه هوشمندانه‌تر به‌طور طبیعی انجام می‌شود. 

دید بیشتر هزینه‌ها، مدیران بودجه را قادر می‌سازد تا الگوهای مختلف را شناسایی کنند، صرفه‌جویی در هزینه‌های تجاری را بهبود بخشند و از فرصت‌های جدید سرمایه‌گذاری کنند.

به عنوان مثال: یک بخش بازاریابی بودجه تبلیغاتی خود را در سه ماهه اول دو برابر می‌کند و درآمد کسب و کار به طور ناگهانی در همان سه ماهه افزایش می‌یابد. 

از داده‌های هزینه می‌توان برای نسبت دادن افزایش درآمد به هزینه بازاریابی بیشتر استفاده کرد. 

مزایای مدیریت بودجه

رسیدن به اهداف کلیدی مالی نیازمند مدیریت دقیق بودجه است. برای مدیریت بودجه می‌توان مزایای مختلفی در نظر گرفت که عبارتند از:

• کمک در برنامه‌ریزی: مدیران بودجه می‌توانند از بودجه‌های گذشته به عنوان داده‌های تاریخی هنگام تصمیم‌گیری برای آینده استفاده کنند.
• نظارت بر پیشرفت: بودجه‌های جاری را می‌توان به دقت زیر نظر داشت تا مطمئن شد درآمدها و هزینه‌ها مطابق پیش‌بینی کار می‌کنند. یک مدیر می‌تواند خروجی‌های بالاتر از حد متوسط را دریافت کند و راه حل‌های مخارج هوشمندانه‌تری را پیشنهاد کند.
• آسان‌تر کردن تصمیم‌گیری: بودجه دقیق و مدیریت قوی فرآیند تصمیم‌گیری را ساده می‌کند. برای مثال، نگاه کردن به رشد پیش‌بینی‌شده، تشخیص اینکه آیا بودجه برای استخدام پرسنل جدید در دسترس است یا خیر، آسان‌تر خواهد شد.

بهترین شیوه‌های مدیریت بودجه

مدیریت بودجه این پتانسیل را دارد که شفافیت مالی را به مشاغل با هر اندازه‌ای اضافه کند. برای بهترین نتایج این روش‌ها را دنبال کنید:

• با اعضای تیم همکاری داشته باشید: بهترین مدیریت بودجه با دقت مشخص می‌شود. برای به دست آوردن دقیق‌ترین اعداد، یک مدیر اغلب باید با یک فروشنده، یک همکار یا یک رئیس بخش صحبت کند. گاهی اوقات یک شرکت حتی ممکن است یک نظرسنجی برای جمع آوری داده‌های مفید توزیع کند.
• یک برنامه نرم افزاری مناسب را انتخاب کنید: امروزه اکثر سازمان‌ها امور مالی خود را از طریق نرم‌افزار مدیریت بودجه مدیریت می‌کنند که به آن‌ها امکان برنامه‌ریزی، تجزیه و تحلیل و گزارش می‌دهد. برخی از محصولات دارای اتوماسیون و ادغام ویژه برای شرکت‌هایی با اندازه‌ها و صنایع مختلف هستند.
• تراز ایجاد کنید: به یاد داشته باشید که هزینه‌های شرکت بر عملیات روزانه آن تأثیر می‌گذارد و وظایف عملیاتی باید منعکس‌کننده برنامه و چشم‌انداز استراتژیک کلی شرکت باشد. 
• بودجه را در یک برنامه زمان بندی مشخص بررسی کنید: برنامه‌ای را برای بررسی بودجه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. پیش‌بینی‌ها را با جریان نقدی واقعی مقایسه کنید، دلایل تفاوت‌های مختلف را تجزیه و تحلیل کنید و پیشرفت‌های انجام شده را در نظر بگیرید.

چرا باید از اودو استفاده کرد؟

• کاهش هزینه 30 درصدی تضمینی
• امنیت بالا
• سرعت بالا
• دقت بیشتر

همین الان قابلیت های اودو را کشف کن!!

چگونه اتوماسیون نرم‌افزار اودوو به مدیران بودجه کمک می‌کند؟

بسیاری از چالش‌هایی که مدیران بودجه با آن مواجه هستند، ناشی از کندی فرآیندهای دستی است. ورود نادرست داده‌ها، فرآیندهای تأیید کند، و اسناد نابجا مشکلات رایجی هستند که زمان و منابع را برای همه افراد درگیر تلف می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت بودجه و ماژول حسابداری اودو این مسائل را با خودکارسازی فرآیندهای مالی سنتی و ساده کردن گردش کار تیم حل می‌کند. استفاده از این نرم افزار باعث دقت بیشتر در امور مالی خواهد شد که در نهایت  موجب صرفه جویی در وقت و هزینه شرکت شما می‌شود.

با وجود نرم افزار مالی اودو مدیریت هزینه‌های کارکنان با دریافت خودکار رسید و بازپرداخت فوری بسیار آسان است. همه از یک پلت فرم دیجیتال با استفاده آسان مدیریت می‌شوند.

یک پلتفرم متمرکز مدیریت هزینه به هر تیمی امکان می‌دهد ببیند که چگونه بودجه تخصیص یافته آن‌ها به ساختار مالی کلی شرکت کمک می‌کند. از مهم‌ترین مزایای استفاده از این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• 100 درصد تحت وب
• بدون نیاز به نگهداری
• پشتیبانی از چندین کاربر
• بسیار سریع
• امن
• و...

سخن پایانی

مدیریت بودجه یکی از مفاهیم مهم در حسابداری و محاسبه آن یکی از چالش‌های مهم برای کسب و کارهای بزرگ است. برای همین استفاده از نرم افزار مالی اودو در این زمینه بسیار کاربردی است.

 نرم افزار مالی اودو و همچنین نرم افزار erp اودو با امکانات ویژه و کاربردی بستری مناسبی را برای محاسبه درآمد و مدیریت امور مالی داشته باشید. پیشنهادمان به شما این است که برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان دیباگ در ارتباط باشید تا بتوانید در این زمینه اطلاعات کامل‌تری دریافت کنید. 

چطور نرم‌افزار رسمی اودو را دریافت کنیم؟

دیباگ، پارتنر رسمی اودو، تنها سازمانی که نسخه لایسنس شده اودو را بصورت بومی‌سازی شده برای سازمان‌های فارسی زبان عرضه می‌کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر روی دکمه زیر کلیک کنید:

همین الان کلیک کن!!

سوالات متداول

1- مدیریت بودجه چیست؟

مدریت بودجه در اصل شامل تجزیه و تحلیل هزینه‌های جاری، سازماندهی خریدها بر اساس دسته بندی و نظارت بر جریان نقدی در طول زمان است.

2- مزایای مدیریت بودجه چیست؟

نظارت بر پیشرفت کارها، آسان‌تر شدن روند کار و... از مهم‌ترین مزیت‌های مدیریت بودجه هستند. 

3- انواع بودجه در مدیریت حسابداری چیست؟

• بودجه نقدی
• بودجه عملیاتی و مالی
• بودجه ثابت(Static /Fixed Budget)  
• بودجه انعطاف‌پذیر (Flexible /Expense Budget 
• بودجه دولت
• بودجه تیم یا واحد
• بودجه ریزی شرکتی
• بودجه شخصی یا خانوادگی
• و...