انبارداری چیست؛ همه چیز در مورد اصول انبارداری

برای شرکت‌هایی که به دنبال رقابت در زنجیره تامین و چشم‌انداز تجارت الکترونیک هستند، انبارداری یک بخش ضروری در آن شرکت یا سازمان است. در اصل انبارداری یکی از فرآیندهای مهم محسوب می‌شود که باید مطابق با ساختار سازمان شما انجام شود تا بتواند به کسب و کار شما کمک کند. 

امروزه سازمان‌ها برای دوام و سودآوری بیشتر باید حتما از نرم افزارهای مدیریت انبارداری استفاده کنند. در این مقاله از دیباگ قرار است به این سوال پاسخ دهیم که انبارداری چیست؟ اگر مدیر یک سازمان هستید یا حتی در بخش‌های تولیدی و بازرگانی فعالیت دارید، این مقاله از دیباگ برای شماست.

انبار چیست؟

انبار همان‌طور که از اسم آن مشخص است، مکانی برای نگهداری کالا و خدمات است. در اصل یک جای ایمن که می‌توان کالا و خدمات مختلفی را در آنجا نگهداری کرد. اختلاف جریان ورودی کالا و جریان خروجی کالا را می‌توان در سیستم انبارداری محاسبه کرد. 

انبارداری چیست؟

در مقالات قبلی به طور کامل در مورد تاریخچه انبارداری صحبت کردیم و اطلاعاتی در این زمینه در اختیار شما گذاشتیم.

در جواب این سوال که انبارداری چیست باید بگوییم که انبارداری یا Inventory به فرآیند نگهداری و مدیریت کالاها در یک مرکز تعیین شده، اطمینان از در دسترس بودن و حفاظت از آن‌ها تا زمان فروش یا توزیع گفته می‌شود. این سیستم انبارداری شامل موارد زیر است:

• مدیریت موجودی
• دریافت
• ذخیره‌سازی
• انجام سفارش و کنترل کیفیت

این نوع تدارکات نقش مهمی در فروشگاه‌های خرده‌فروشی یا عملیات تجارت الکترونیکی با اطمینان از تحویل به موقع کالا برای رضایت مشتریان ایفا می‌کند. باید بگوییم که فضای انبارداری چیزی فراتر از فضای ذخیره‌سازی محسوب می‌شود. در این نوع سیستم، هدف ارتقای عملیات مربوط به بخش‌های مختلف سازمان است؛ چه به صورت داخلی (داخلی) و چه خارجی (اشخاص ثالث).

اصول انبارداری چیست؟

اطلاع از اصول انبارداری برای بسیاری از کسب و کارهای تولیدی، بازرگانی و حتی پیمانکاری بسیار مهم است. اگر این اصول به بهترین شکل ممکن در نظر گرفته نشود، در هر زمان ممکن است کالا و خدماتی که در انبار نگهداری می‌شوند، در معرض خطر و آسیب باشند. با استفاده از اصول انبارداری و حتی به کمک برخی از نرم‌افزارها مانند: نرم افزار اودو می‌توان به بهترین شکل ممکن این اصل را رعایت کرد. 

انواع سیستم انبارداری

سیستم انبارداری را می‌توان به 3 دسته تقسیم کرد:

• مدیریت انبار مستقل
• منابع انسانی
• زنجیره تامین

که مدیریت انبار مستقل یکی از رایج‌ترین سیستم‌هاست و در این سیستم می‌توان به امکاناتی مانند: انبارگردانی، اسکن بارکد، شمارش چرخش ورود و خروج و بسیاری از امکانات دیگر اشاره داشت.

اصلاحات انبارداری

در انبارداری از اصطلاحات خاصی استفاده می‌شود که بد نیست از این اصطلاحات اطلاع داشته باشید:

• موجودی
• تگ
• کاردکس
• کارت شناسایی کالا
• ابزار‌های اندازه‌گیری
• مواد اولیه
• کالاهای نیمه ساخته
• کالاهای ساخته شده
• قفسه بندی
• کدگذاری کالا
• تجهیزات ایمنی
• حد تجدید سفارش
• حداقل موجودی کالا
• باصرفه‌ترین مقدار سفارش
• حداکثر موجودی مواد
• دفعات گردش موجودی مواد
• دوره گردش موجودی مواد
• کسری و اضافات انبار
• فرم‌های انبارداری
• فرم درخواست‌ها
• فرم حواله‌ها
• فرم رسیدها
• فرم حواله‌ها

انواع انبار

انبارها می‌توانند مکان‌های مختلفی باشند؛ مانند انبارهای بدون سرپوش، زیرزمین‌ها، سردخانه‌ها، ساختمان‌های صنعتی و... کسب و کارها راه حل‌های مختلف انبارداری زیادی برای انتخاب دارند که هر کدام مزایای خاص خود را دارند. انبارهای خصوصی صرفا توسط مالک استفاده می‌شود و کنترل بیشتری بر مدیریت موجودی و فرآیندها ارائه می‌دهد. 

در مقابل، انبارهای عمومی ممکن است برای استفاده توسط چندین سازمان اجاره داده شوند، زیرا آن‌ها مقیاس پذیری را در پیشنهادات خود ارائه می‌دهند که در صورت نیاز به انعطاف پذیری، گزینه‌ای عالی هستند. در این انبارهای عمومی کالاهای کوچک، قطعات یدکی، مواد قابل احتراق و... نگهداری می‌شوند.

انبارهای تجارت الکرتونیکی خرده فروشان آنلاین بهترین کار را دارند، زیرا پردازش سفارش در اینجا نیز می‌تواند به سرعت و بدون مشکل انجام شود! اگر یک کسب و کار انواع انبار را تشخیص دهید و در این زمینه آگاهی کاملی داشته باشد، بهتر می‌تواند برای این منظور تصمیم بگیرد.

انبار مرکزی، منطقه‌ای یا ترانزیت، دسته‌بندی دیگری از انواع انبار بر اساس موقعیت جغرافیایی هستند.

مزایای مدیریت انبارداری

تابه‌اینجای مقاله به این سوال پاسخ دادیم که انبارداری چیست؟ یک سیستم انبارداری حرفه‌ای می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد:

• بهبود سطح خدمات مشتری
• صرفه جویی در هزینه
• کاهش ریسک برای مشاغل
• و... 

در اصل سازمان‌هایی که از سیستم انبارداری استفاده می‌کنند، می‌توانند هزینه‌ها را کاهش داده و سطح خدمات را افزایش دهند که باعث رقابتی‌تر شدن آنها می‌شود.

1- بهبود خدمات مشتری

توانایی عملیات انبارداری برای برآوردن سریع و دقیق تقاضای مشتری در چشم‌انداز تجاری رقابتی امروزی بسیار مهم است. انبارداری کارآمد می‌تواند باعث شود که شما بتوانید به بهترین شکل ممکن انتظارات و نیازهای مشتریان را برآورده کنید. زمان‌های حمل و نقل سریع و همچنین پردازش سفارشات را ساده‌تر و مدیریت بازدهی ساده‌تر را ارائه می‌کنند. همه این‌ها باعث افزایش خریداران و از طرفی وفادار ماندن مشتریان خواهد شد. 

شرکت‌هایی که در بخش تجارت الکترونیک فعالیت دارند، از مشتریانی برخوردار هستند که انتظار تحویل کالا و خدمات سریع و به موقع دارند. در چنین شرکت‌هایی اصول انبارداری موثر برای حفظ برتری بازار و در عین حال ارتقاء رشد مورد نیاز است.

2- مقرون به صرفه بودن

انبارداری به کسب و کارها کمک می‌کند تا بتوانند هزینه‌های نسبی کالا را کاهش دهند. با افزایش فضای انبار، هزینه هر فوت مربع معمولا کاهش می‌یابد و این ایده برای مواردی مانند: فرآیندهای بسته بندی و کارایی ذخیره‌سازی نیز صدق می‌کند.

3- کاهش خطر

وقتی که شما انبار دارید، به‌نوعی می‌توانید کالا و خدمات خودتان را در برابر خطراتی مانند سرقت، آسیب و بلایای طبیعی محافظت کنید. حتی نوع استاندارد تأسیسات ذخیره‌سازی شما دارای تدابیر امنیتی است که می‌تواند به محافظت از موجودی، کاهش احتمال ضرر و تضمین تداوم کسب و کار کمک کند.

4- موثر برای فصلی بودن کالا و خدمات

سیستم انبارداری برای آن دسته از شرکت‌هایی که کالا  و خدمات فصلی دارند، گزینه خوبی است. موجودی مازاد را می‌توان در دوره‌های کم مصرف ذخیره کرد و در فصول پر تقاضا به راحتی در دسترس قرار گرفت. در چنین مواقعی می‌توان از عرضه ثابت برای رفع نیازهای مشتری اطمینان حاصل کرد.

انتخاب راه حل مناسب برای انبارداری

هنگامی که به دنبال انتخاب مناسب برای انبارداری هستید، باید حواستان باشد که تصمیمات مناسبی در این زمینه بگیرد. کسب‌وکارها برای انتخاب بهترین ارائه‌دهنده خدمات انبار، باید هم نیازهای فردی و هم اجزای خارجی مرتبط مانند: محل عملیات، نوع کالای ذخیره‌شده و مدت زمان ذخیره‌سازی مورد نیاز خود را ارزیابی کنند.

در این بخش، نکاتی را در مورد مطالعه آنچه شرکت شما از انبارهای خود نیاز دارد، همراه با در نظر گرفتن جنبه‌های مکان ارائه می‌دهیم تا بتوانید سیستم ذخیره‌سازی بهینه را برای نیازهای شرکت خود شناسایی کنید.

1- ارزیابی نیازهای کسب و کار

کسب‌وکارها باید سطح موجودی موجود و مورد انتظار خود را ارزیابی کنند، همچنین مقادیر سفارش را همراه با هرگونه گسترش احتمالی ارزیابی کنند. آن‌ها باید داده‌های داخلی لازم مانند اطلاعات مشتری به علاوه جزئیات خارجی در مورد شرایط بازار یا رقبا در این زمینه را جمع آوری کنند. عوامل کلیدی مانند: ملاحظات بودجه برای فضا و پرسنل باید در هنگام تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام راه‌حل انبارداری برای آن‌ها مناسب است در نظر گرفته شود.

2- ملاحظات مکان

هنگام انتخاب راه‌حل انبارداری، مکان مهم‌ترین مسئله است؛ زیرا بر هزینه‌های حمل و نقل و حتی زمان حمل و نقل تأثیر می‌گذارد. کسب و کارها هنگام انتخاب محل قرار گرفتن انبارشان باید به نزدیکی بازارهای بالقوه، مراکز حمل و نقل و سایر نقاط تماس زنجیره تامین فکر کنند. عواملی مانند: نزدیکی به مشتریان و تامین کنندگان، زیرساخت‌های حمل و نقل موجود، دسترسی کارکنان واجد شرایط.

مقررات محلی قابل اجرا برای آن منطقه به همراه در دسترس بودن مواد خام باید قبل از تصمیم‌گیری در نظر گرفته شود. با انجام این کار، کسب‌وکارها می‌توانند هزینه‌ها را به حداقل برسانند و در عین حال رضایت مشتری را افزایش دهند. در چنین مواقعی کارایی عملیاتی کلی را از طریق بررسی دقیق در مورد جایی که از نظر انتخاب انبار مناسب‌تر است، به حداکثر برسانند.

3- هزینه‌های خدمات

ساختار کارمزد شرکت‌های انبارداری می‌تواند بسیار متفاوت باشد، بنابراین؛ هنگام تصمیم‌گیری در مورد اینکه با چه کسی شریک می‌شوید، باید ساختار هزینه را بسیار دقیق بررسی کنید. برای مثال، اگر تعداد SKUهای زیادی دارید و ارائه‌دهنده خدمات انبار شما ترجیح می‌دهد صورت‌حساب را از طریق پالت انجام دهد، ممکن است خیلی بیشتر از صورت‌حساب‌های حجمی هزینه کنید.

دلیل آن این است که تعداد SKU شما باید سازماندهی شود و هرچه این تعداد بیشتر باشد، ذخیره‌سازی کارآمدتر برای حفظ دسترسی آسان است. این منجر به تعداد زیادی پالت پر نشده می‌شود که ممکن است فضای باز زیادی باقی بگذارد. در مدل پالت، شما برای این فضای باز هزینه می‌کنید، چه استفاده کنید و چه استفاده نکنید. در حالی که در مدل حجمی شما برای حجمی که استفاده می‌کنید پرداخت می‌کنید.

اصول چیدمان انبار

اصول انبارداری یکی از مهم‌ترین مسائلی است که نباید فراموش شود. در اصل با اصول انبارداری درست می‌تواند تا 80 درصد زمان چیدمان کالاها و محصولات را کاهش داد و در نتیجه باعث بهره‌وری بیشتر و عملیات کارآمد می‌شود. در اصول چیدمان انبارداری درست، 3 مورد باید در نظر گرفته شود:

• دسترسی: دسترسی به کالا و خدمات در این بخش اهمیت زیادی دارد؛ باید فضای پالت به گونه‌ای چیده شود که کالا و خدمات با هم تداخل نداشته باشند. 
• فضا: باید فضای عالی برای انبارداری خود در نظر بگیرید. با در نظر گرفتن فضای دفتر کار، اسناد انبار، ذخیره پالت و... می‌توان به بهبود فضا کمک کرد. باید چیدمان قفسه و پالت‌های خود را به صورتی طراحی کنید که بتوانید از فضا حداکثر نهایت استفاده را داشته باشید. 
• جریان: جریان انبار باید به راحتی و در اسرع وقت باشد. در این اصل، باید کالاها در نزدیکی هم و محل باز چیده شوند. علاوه بر این، باید فعالیت کارمندان به حداقل برسد.

سخن پایانی

در این مقاله به این سوال پاسخ دادیم که انبارداری چیست؟ انبارداری در زنجیره تامین و عملیات تجارت الکترونیک نقش مهمی دارد و ویژگی‌های سودمندی مانند سطح خدمات بیشتر به مشتری، مقرون به صرفه بودن و کاهش ریسک را ارائه می‌دهد. شرکت‌ها باید در مورد انبارداری دانش کسب کنند تا راه‎ حل مناسبی برای نیازهای خود انتخاب کنند. 

پذیرش ایده‌های تازه از داخل بخش انبارداری که همیشه در حال تغییر است، می‌تواند مزیت کسب‌وکارها را در برابر رقابت در بازار امروز فراهم کند. امیدواریم در این مقاله به سوالات شما در مورد انبارداری چیست، اصول انبارداری و بسیاری از موارد دیگر در این زمینه پاسخ داده باشیم. 

نظرتان چیست؟ آیا این مقاله برای شما مفید بود. اگر نظری یا حتی سوالی در مورد انبارداری دارید، می‌توانید در بخش نظرات زیر همین مقاله، سوالات و نظرات خودتان را با ما در میان بگذارید. 

برای مدیریت سیستم انبارداری، می‌توانید از نرم‌افزار اودو استفاده کنید. این نرم‌افزار به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا تمامی اطلاعات و فعالیت‌های خود را در یک محیط یکپارچه مدیریت کنند و باعث بهبود کارایی، کاهش اشتباهات و افزایش هماهنگی در تمامی بخش‌های سازمانی خود شوند.

پاسخ به سوال‌های شما...

1- انبارداری چیست؟

به فرآیند نگهداری و مدیریت کالا و خدمات تا زمان توزیع کالا، انبارداری گفته می‌شود.

2- انواع انبار کدام‌اند؟

انبارها انواع مختلفی دارند که هرکدام برای کالا و محصولات خاصی استفاده می‌شوند؛ مانند: انبار عمومی، انبار خصوصی و...

3- انبارداری چه اصطلاحاتی استفاده می‌شود؟

• در این صنعت از اصطلاحات مختلفی می‌توان استفاده کرد؛ مانند: قفسه بندی، کدگذاری کالا، تجهیزات ایمنی، حد تجدید سفارش، حداقل موجودی کالا و...

4- مهم‌ترین مزیت استفاده از سیستم انبارداری چیست؟

این سیستم باعث کاهش خطر کالا و خدمات و بهبود خدمات مشتری می‌شود؛ از طرفی حتی مقرون به صرفه هم هست.

5- چه کسانی باید از سیستم انبارداری استفاده کنند؟

تمامی صاحبان کسب‌وکارهای تولیدی و بازرگانی باید از سیستم انبارداری استفاده کنند.