اهمیت سیستم سازی کسب و کار چیست؟ مزایای سیستم سازی کسب و کار

اگر کسب و کارتان هنوز سیستماتیک نشده باشد، به خودتان و کسب‌وکارتان آسیب می‌رسانید. اگر می‌خواهید کسب وکار خود را به سطح بالاتری برسانید، سیستم‌سازی به تنهایی بهترین کاری است که می‌توانید انجام دهید. سیستم سازی همان چیزی است که یک کسب و کار موفق را از یک شکست خورده متمایز می کند. اهمیت سیستم سازی کسب و کار در این است که باعث موفقیت یا شکست هر نوع سرمایه گذاری - تجاری یا غیره – و هر نوع کسب‌وکاری می‌شود. بدون سیستم سازی شما خیلی چیزها را از دست می‌دهید و اگر کسب و کارتان هنوز سیستماتیک نشده است، احتمالا درنهایت به شکست منجر خواهد شد.
 
سیستم سازی کسب‌وکار به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیت‌های هر یک از کارکنان برای مدیریت و برنامه‌ریزی هر لحظه از زمان نیست. به طور خلاصه، وقتی کسب و کار خود را سیستم سازی می‌کنید، الگویی برای آن کسب‌وکار ایجاد می‌کنید. اهمیت سیستم سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر برای مشتریان و کارمندان شما است و به شما این امکان را می‌دهد که بسته به استراتژی کسب و کار خود در آن زمان به راحتی برنامه خود را مقیاس بندی یا اصلاح کنید.
هنگامی که شما یک کسب و کار سیستم سازی شده را اداره می‌کنید، می‌توانید زمان خود را به کار روی نحوه عملکرد کسب و کار اختصاص دهید، نه اینکه بخش مهمی از آن را انجام دهید. این موضوع به شما کمک می‌کند کارایی را افزایش دهید و مدیریت پروژه را ساده کنید.

​​

سیستم‌سازی کسب‌وکار شما اساساً شامل تعریف نحوه اجرای سیستم‌های تجاری شما به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها یا SOPها (روش‌های عملیاتی استاندارد) است. فرآیندها در هر کسب و کاری وجود دارند، چه به طور رسمی تعریف شده باشند و چه تعریف نشده باشند. اما اگر فرآیندها و نحوه انجام در یک کسب‌وکار تعریف نشده باشند، نمی‌توان آنها را به دقت انجام داد و در نتیجه خروجی آن چیزی نیست که در کسب و کار انتظار آن را داشته‌ایم. بنابراین عدم هماهنگی به وجود می‌آید و این موضوع دشمن یک کسب‌وکار است زیرا هزینه‌بر و زمان بر است. در این مواقع کارمندان نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند، مشتریان نمی‌دانند چه چیزی دریافت خواهند کرد و در نهایت مدیران کسب و کاری دارند که نمی‌توانند آن را مدیریت کنند.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی عبارت است از ترتیب انجام برنامه‌ها، وظایف و کارها برای رسیدن به هدف مورد نظر یا تولید یک محصول. سیستم سازی ساده سازی فرآیندهای متعدد برای امکان مدیریت ساده وظایف روزانه است.

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

در مدیریت کسب و کار، سیستم سازی به معنای ایجاد یک طرح یا روش در مورد نحوه عملکرد یک کسب و کار از ابتدا تا انتها است. در حقیقت سیستم سازی نقشه برداری دقیق از راهنماها و دستورالعمل‌های گام به گام در مورد نحوه انجام کارها و نحوه عملکرد هر فرآیند است.
بیشتر مدیران کسب و کار از سیستم‌سازی فاصله می‌گیرند، زیرا سیستم سازی در کسب و کار را کاری می‌دانند که زمان زیادی از آنها می‌گیرد و فرآیندهایشان را به تأخیر می‌اندازد. اما این موضوع درست نیست زیرا هنگامی که یک  کسب ‌و‌کار سیستمی  می‌شود، تک تک کارها و هر فرآیند به کارآمدترین، سریع‌ترین و شایسته ترین روش انجام می‌شود. همچنین سیستم سازی کسب‌وکار وقت گیر نیست اگر آن را با کمک متخصص و مشاوره مدیریت کسب کار انجام دهید.

مزایای سیستم سازی کسب و کار

مشاغلی که سیستم سازی را انجام داده اند از مزایای زیر برخوردار شده‌اند:
• کاهش هزینه‌ها
• بهبود عملکرد کارکنان
• بهبود عملکرد کلی کسب و کار
• بهبود در بهره وری
• پذیرش یکپارچه افراد جدید
• بهبود ارتباطات بین اعضا و بخش‌های مختلف
• رعایت ضرب الاجل‌ها و فوریت‌ها
• پیشرفت بیشتر در کسب و کار که قابل اندازه گیری است
اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان به راحتی از مزایای ذکر شده برخوردار شود، باید همین امروز برای سیستم‌سازی تلاش کنید. البته همان طور که گفتیم سیستم سازی کار پیچیده‌ای نیست و می‌توانید به سادگی با دنبال کردن مراحل این مقاله آن را شروع کنید.

راهنمای گام به گام سیستم سازی کسب و کار

مرحله 1: وظایف تکرار شونده خود را بشناسید

اولین کاری که باید انجام دهید تا موفقیت آمیز تجارت خود را تضمین کنید، مشاهده و ارزیابی دقیق تمام کارهای روزانه و هفتگی است که شما و همه افراد در کسب و کارتان آن را انجام می‌دهید. شما باید همه چیز را به شیوه‌ای دقیق، قابل اندازه گیری و قابل فهم بنویسید. برای اینکار کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:

• یک سند جدید باز کنید
• هر فعالیتی را که باید انجام دهید یادداشت کنید.
• تک تک مواردی را که مسئول آن هستید بنویسید.
• اطمینان حاصل کنید که هر کار دارای عنصر زمانی است. شما باید زمان دقیقی را که برای به پایان رساندن چنین کاری نیاز است به آن اختصاص دهید. اگر مدت زمان دقیق را نمی‌دانید، می‌توانید آن را تخمین بزنید.
• پس از نوشتن همه کارها، همه چیز را بر‌اساس مدت زمان سازماندهی کنید.
• سپس هر کار را یک به یک با پرسیدن این سوال ارزیابی کنید: "آیا می توانم این کار را به شخص دیگری محول کنم؟"
• اگر می توان آن را به شخص دیگری واگذار کرد یا تفویض کرد، این کار را انجام دهید. اگر نمی توان آن را به شخص دیگری اختصاص داد، پس متعهد به انجام آن باشید. زمانی که کارهایی را که به سادگی می‌توانید به شخص دیگری محول کنید، حذف کنید، متوجه خواهید شد که چگونه می‌توانید خود را از شر وظایف اضافی خلاص کنید.

مرحله 2: سرویس دایرکتوری داشته باشید

پس از اتمام فهرست کارها، می توانید سرویس دایرکتوری ایجاد کنید. سرویس دایرکتوری به کارکنان شما این امکان را می‌دهد که بدانند اگر مطمئن نیستند که چگونه یک کار خاص را انجام دهند یا اجرا کنند، با چه کسی تماس بگیرند و به دنبال آن بگردند. شما می‌توانید اطلاعات را به روشی سازماندهی کنید که برای شما و کارکنان راحت باشد و بتوانید هر بخش را ساختار بندی کنید.

مرحله 3: فرآیندهای سند

هنگامی که وظایف را شناختید و سلسله مراتبی را که باید دنبال کنید، شناسایی کردید، می‌توانید مستندسازی روش‌های خود را شروع کنید. این در حقیقت بخشی است که بیشترین وقت شما را می‌گیرد. اگرچه زمان بر است، اما بسیار سودمند خواهد بود زیرا شما را از حضور شخصی در هنگام استخدام فرد جدید بی نیاز می‌کند. هنگامی که همه چیز به درستی مستند شد، می‌توانید به راحتی آن را در اختیار کارمندان جدید قرار دهید. کارمندان جدید می‌توانند به سادگی با مطالعه اسنادی که شما تهیه کرده‌اید به وظایف و کار خود ادامه دهند. با انجام کارهای زیر می‌توانید به راحتی این کار را انجام دهید:
• یک سند جدید باز کنید.
• فرآیندهای مربوط به یک شغل معین را مشخص کنید.
• یک راهنمای گام به گام با تمام جزئیات مورد نیاز ممکن ارائه دهید.
• برای هر مرحله اگر کاری وجود دارد که روی کامپیوتر انجام می‌شود، از صفحه نمایش عکس بگیرید.
• اگر کاری است که به صورت دستی انجام می‌شود از دوربین استفاده کنید.
• هر اسکرین شات را حاشیه نویسی کنید تا جنبه‌های مهم را برجسته کنید.
• هیچ چیز نباید گیج کننده یا مبهم باقی بماند. هر شخصی باید بتواند یک کار یا وظیفه را فقط با پیروی از دستورالعمل‌های شما با موفقیت به پایان برساند. در هنگام نوشتن وظایف مانند یک مبتدی عمل کنید. به خود یادآوری کنید که آماتور بودن در چیزی یا کاری چقدر سخت است. سپس با صبر و فروتنی همه مراحل و وظایف را با جزئیات یادداشت کنید.

مرحله 4: اثربخشی سیستم را آزمایش کنید: از کارکنان خود بخواهید تا یک کار یا وظیفه را اجرا کنند

زمانی که راهنمای گام به گام سیستم سازی خود را آزمایش می‌کنید، مراقب سوالاتی که از شما پرسیده می‌شود، باشید.این سوالات بدان معنی هستند که راهنمای شما در چه زمینه‌ای ناقص است. شما باید به درستی اقدام به ویرایش راهنما کنید. نظرات دیگران را در مورد تغییراتی که ایجاد کرده‌اید بپرسید و این نظرات را به راهنما اضافه کنید. 
 
مرحله 5: هر بار راهنما را بهبود بخشید

SOP شما کامل نخواهد بود. افراد زیادی از آن استفاده خواهند کرد و هر زمان که نیاز به ویرایش وجود داشت نباید شوکه شوید. اوضاع باید اینطور باشد. قرار است از طریق استفاده و در طول زمان راهنمای خود و سیستم سازی کسب و کارتان را بهبود بخشید.

سخن آخر

مراحلی که در بالا ذکر شد اگر در هر کسب‌وکاری اجرا شود، نتیجه‌ای مملوس و جذاب به دنبال خواهد داشت. در حقیقت سیستم سازی کسب و کار و خدمات مشاوره کسب و کار زمان، انرژی و پول بیشتری به شما می‌دهد که از آن شگفت زده خواهید شد. بنابراین سازماندهی کسب و کار خود را با کمک مشاوره کسب و کار اینترنتی از همین امروز شروع کنید. برای مشاوره راه اندازی کسب و کار یا  مشاور کسب و کار آنلاین و دریافت مشاوره کسب و کار در تهران کافیست همین الان با مشاوران ما تماس بگیرید.