انعطاف پذیری سازمان چیست؟

در دنیای مدرن، بسیاری از کسب‌وکارها به‌خصوص یک کسب و کار کوچک باید انعطاف‌پذیر باشد. اگر کسب و کار شما هیچگونه انعطاف‌پذیری نداشته باشد، بدون‌شک شکست خواهید خورد! امروزه تغییرات سریع در فناوری و همچنین در اقتصاد کسب‌وکارها رخ می‌دهند؛ به این معنی که فقط سازمان‌هایی که انعطاف‌پذیر هستند و می‌توانند خود را با این تغییرات تطبیق دهند، موفق خواهند شد. 

شما باید به دنبال ارتقای انعطاف پذیری در سازمان خود باشید؛ می‌توانید این کار را با انعطاف پذیری کارکنان شروع کنید؛ همچنین باید به اندازه کافی شجاع باشید که بتوانید سیاست‌هایی را که برای کسب‌وکار شما کار نمی‌کنند، کنار بگذارید.در این مقاله از دیباگ همراه ما باشید تا تعریف کاملی از انعطاف پذیری سازمان و مزایای آن داشته باشیم.

منظور از انعطاف پذیری سازمان چیست؟

تعاریف زیادی برای انعطاف پذیری سازمان وجود دارد. در مفهوم مدیریت منابع انسانی، انعطاف پذیری را می‌توان به عنوان سازگاری سازمان بیان کرد؛ یعنی ورودی‌ها و هزینه‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف و اهداف سازمانی. انعطاف پذیری سازمانی همچنین می‌تواند زمانی که کار انجام می‌شود، کجا انجام می‌شود و چگونه انجام می‌شود، تعریف شود.

انعطاف پذیری سازمانی شامل موارد زیر است:

• داشتن زمان انعطاف‌پذیر: کارمند شروع و پایان روز خود را انتخاب می‌کند.
• توانایی در طول روز برای رسیدگی به مسائل خانوادگی: برای مثال: در نظر گرفتن فرصت برای کارمندی که بتواند هر روز بچه‌هایش را از مدرسه بیاورد و آن‌ها را به خانه ببرد و سپس به سر کار بازگردد.
• مرخصی چند روزه برای رسیدگی به امور خانوادگی و از دست ندادن روز مرخصی یا حقوق:مثلا این موضوع می‌تواند مرخصی گرفتن برای مراقبت از یکی از اعضای بیمار خانواده یا رفتن به مراسم تشییع جنازه یا چیزی دیگر باشد.
• کارمندی که برخی از ساعات کار روزانه خود را در خانه کار می‌کند: مثلا: کارمندی که یا دیر سر کار می‌آید به دلیل اینکه صبح در خانه کار می‌کند، یا زود کار را ترک می‌کند و چند ساعت در خانه کار می‌کند.
• شیفت کاری: این بدان معناست که کارمندان در زمان‌های مختلف کار می‌کنند. شاید یک هفته شیفت روز و هفته دیگر شیفت شب. برخی از مردم ممکن است این کار را ترجیح دهند؛ زیرا بهتر می‌توانند به امور زندگی‌شان رسیدگی کنند و می‌توانند برای زندگی‌شان برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند.

چرا سازمان‌ها به انعطاف‌پذیری نیاز دارند؟

وقتی به دنبال این هستیم که چرا نیاز به انعطاف‌پذیری در سازمان وجود دارد، به عوامل مختلفی برخورد خواهیم کرد. جهان دائما در حال تغییر است، به این معنی که یک سازمان باید بتواند این تغییرات را به عهده بگیرد. 

جنبه‌هایی مانند: اجتماعی، فناوری، اقتصادی، قانونی، سیاسی و سایر عوامل جهانی که یک کسب‌وکار در آن فعالیت می‌کند همیشه در حال تغییر هستند، بنابراین سازمان‌ها باید بتوانند زمانی که این تغییرات اتفاق می‌افتد، خود را با آن سازگار کنند. 

همانطور که در محیط کار به انعطاف‌پذیری نیاز است، در کارمندان هم باید این مورد بررسی شود. همانطور که تغییر رخ می‌دهد، نحوه انجام کار بیش از حد تغییر می‌کند، بنابراین نیروی کار هم باید انعطاف‌پذیر باشد. افراد می‌خواهند در زمان خود انعطاف‌پذیرتر باشند، بنابراین می‌خواهند ساعات کمتری کار کنند، روزهای خاصی از هفته مرخضی بگیرند و بتوانند بیشتر به زندگی‌شان برسند.

نیاز به انعطاف سازمانی بسیار مهم است. وقتی به دنبال این می‌شویم که چرا نیاز به انعطاف‌پذیری وجود دارد، عواملی وجود دارند که نیاز به انعطاف‌پذیری را در محل کار ایجاد می‌کنند. 

همه چیز همیشه در حال تغییر است، به این معنی که یک سازمان باید بتواند این تغییرات را به عهده بگیرد. جنبه‌هایی مانند: اجتماعی، فناوری، اقتصادی، قانونی، سیاسی و سایر عوامل جهانی که یک کسب‌وکار در آن فعالیت می‌کند همیشه در حال تغییر هستند، بنابراین سازمان‌ها باید بتوانند زمانی که این تغییرات اتفاق می‌افتد، خود را با آن سازگار کنند. 

بنابراین به عبارت دیگر آنها باید انعطاف‌پذیر باشند. همانطور که می‌گوید در محیط کار نیاز به انعطاف است، اما در نیروی کار یعنی کارکنان نیز نیاز به انعطاف است.

انعطاف پذیری در مدیریت چیست؟

انعطاف پذیری در مدیریت یعنی فراهم کردن شرایط بهتر توسط مدیریت  سازمان که برای بهبود و پیشرفت کارکنان یک سازمان در نظر گرفته می‌شود.  این کار باعث می‌شود که کارکنان بدون توجه به زمان و مکان بتوانند کارهایشان را به بهترین شکل و بالاترین بازدهی انجام دهند.

مزایای انعطاف پذیری در سازمان

در گذشته سازمان‌ها بسیار ساختارمند و سخت بودند و امروزه هنوز باید ساختاری در محل کار وجود داشته باشد، زیرا برای یک سازمان ساختار مشخصی وجود نداشته باشد، کارائی و حتی سود بالایی هم نخواهد داشت. 

در محل کار امروزی، سازمان‌های بسیار ساختاریافته، با مشخصات شغلی سفت و سخت و با سبک‌های مدیریتی سخت‌گیرانه، کارایی ندارند؛ بنابراین به همین دلیل است که نیاز به انعطاف سازمانی وجود دارد.

1- می‌توانید با رقبای خود رقابت داشته باشید

یکی از مشکلات سازمانی که انعطاف‌پذیری ندارند، این است که نمی‌تواند سازگار شود. هر چالشی که پیش بیاید سازمان را تحت فشار قرار می‌دهد. در نهایت، چالشی پیش خواهد آمد که آنقدر بزرگ است که ممکن است سازمان دچار تزلزل شود.

معرفی نرم افزار مدیریت کسب و کار اودو

نرم‌افزار اودو یک راه‌حل قدرتمند برای مدیریت کسب و کارها است که در سال 2005 توسط Fabien Pinckaers تاسیس شد. در این مقاله نشان خواهیم داد چطور با نرم‌افزار اودو می‌توان روی منابع، زمان و پول در کسب‌و‌کار صرفه‌جویی کرد. برای خواندن این مقاله روی دکمه زیر کلیک کنید:

همین الان بخون!

سازمانی که انعطاف‌پذیر باشد با تکامل به تغییرات پاسخ می‌دهد. انعطاف پذیرترین سازمان با تغییر مبارزه نمی‌کند و تغییر را یک بهبود می‌داند. یک سازمان منعطف، تغییر را به عنوان بخشی اجتناب ناپذیر از محیط کسب و کار می‌پذیرد، بنابراین یاد می‌گیرد هر زمان که تغییر ایجاد می‌شود، فرصت‌های خود را به حداکثر برساند.

2- باعث بهره وری سازمان شما خواهد شد

یک شرکت انعطاف‌پذیر حاضر است روش‌ها و فرآیندهای جدید را امتحان کند، حتی زمانی که به نظر می‌رسد فرآیندهای قدیمی به خوبی کار می‌کنند. یک شرکت انعطاف‌پذیر به دنبال راه‌هایی برای یافتن چیزی است که کارآمدتر از آنچه قبلا دارید کار کند. 

به عنوان مثال: یک شرکت منعطف، باید تمایل داشته باشد که سیاست‌های شرکت خود را بازبینی و اصلاح کنید تا نوآوری را تشویق کند و بتواند روش‌های کارآمدتر و موثرتر را بیابد. این یک عامل کلیدی در اهمیت انعطاف پذیری در مدیریت عملیات است.

با گذشت زمان، فرهنگ آزمایش مداوم و بهبود فرآیندها به این معنی است که شرکت شما کارآمدتر می‌شود، به طوری که می‌تواند از درآمدهای بالاتر و کاهش هزینه برخوردار شود.

3- برنامه‌ریزی شما انعطاف پذیرتر می‌شود

انعطاف پذیرترین سازمان‌ها طیف متنوع‌تری از گزینه‌ها را به کارکنان خود ارائه می‌دهند. این سازمان‌ها زندگی شخصی را برای کارکنان خود آسان‌تر می‌کنند که رضایت‌بخش‌تر است و در عین حال کارکنان را قادر می‌سازند تا به تعهدات کاری خود عمل کنند.

یکی از عواملی که می‌تواند کمک کند این است که به کارمندان خود اجازه دهید تا از راه دور کار کنند یا حداقل، به آنها یک برنامه کاری انعطاف‌پذیر ارائه دهید. این یک موهبت برای کارمندان شما خواهد بود، زیرا به نفع کسانی است که خانواده یا مسئولیت‌های دیگری دارند.

مثال دیگری از یک سازمان منعطف این است که می‌توانید اجازه اشتراک شغل را در نظر بگیرید، به طوری که می‌توانید یک شغل را بین دو کارمند تقسیم کنید که هر کدام پاره وقت کار می‌کنند، نه اینکه یک کارمند تمام وقت کار کند. 

شما به دو کارمند اشتراک‌گذاری اجازه می‌دهید که در برنامه‌ریزی‌شان انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشند، در نتیجه آن‌ها را قادر می‌سازید تا بهره‌ورتر شوند.

وقتی نیازهای کارمندان خود را به این شکل برآورده می‌کنید، کارمندان خود را قادر می‌سازید تا به شرکت شما وفادارتر شوند. 

4- باعث تیم‌سازی بهتر می‌شود

وقتی ساختار مدیریتی شما منعطف باشد، بسته به استعدادهای فردی آن‌ها، بیشترین بهره را از نیروی کار خود خواهید برد. هیچ دو نفری مثل هم نیستند، بنابراین هیچ دو کارمندی مجموعه مهارت‌های دقیقا یکسانی ندارند. یک مدیر خوب می‌داند که چگونه افرادی را که استعدادهای متفاوتی دارند دور هم جمع کند و سپس برایشان برنامه کاری مشخص کند.

وقتی تیم خود را به گونه‌ای متحد می‌کنید که مهارت‌های آن‌ها مکمل یکدیگر باشند، یک واحد انعطاف‌پذیر دارید که می‌تواند طیف متنوعی از مسائل را مدیریت کند. آن‌ها قادر به مقابله با هر چالشی هستند که بر سر راهشان قرار می‌گیرد و با این کار، سازمان را قادر می‌سازند تا موثرتر شود.

مدیری که خیلی سختگیر باشد این کار را نمی‌کند. او کارمندان خود را در نقش‌هایی قرار نمی‌دهد که توانایی‌های آنها مؤثر نباشد و نقاط ضعف آنها بزرگ شود. نتیجه این است که آنها بهره وری کمتری خواهند داشت و در نتیجه سازمان هم بهره‌وری چندانی نخواهد داشت.

5- باعث تداوم بهتر در زمان عدم قطعیت خواهد شد

یکی از ویژگی‌های یک سازمان انعطاف‌پذیر این است که برای عدم اطمینان آماده است. سازمان با توزیع نیروی کار خود در مکان‌های مختلف و کار با استفاده از رسانه‌های مختلف، بهتر می‌تواند شرایط نامشخصی را که برای سازمانی در نظر گرفته می‌شود، مدیریت کند. 

یک سازمان منعطف همچنین قادر به مقابله با عدم قطعیت در محیط‌های اقتصادی و فناوری خواهد بود. چنین شرکتی باید در صورت تغییر در فناوری، مقررات یا حتی اقتصاد، تدابیری را در نظر بگیرد.

6- تاثیرات زیست محیطی شما کاهش می‌یابد

وقتی برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر دارید و از اینترنت استفاده می‌کنید تا کارمندان شما بتوانند از راه دور کار کنند، هزینه‌های شما کمتر خواهد شد خواهید داشت. کارمندان شما همچنین مجبورند رفت و آمد کمتری به محل کار خود انجام دهند و این باعث تاثیرات در زیست محیطی می‌شود.

نکته دیگر در مورد سازمان‌های منعطف این است که از فناوری که الکترونیکی استفاده می‌کنند تا کاغذبازی زیادی نداشته باشند. آنها همچنین میزان استفاده از لوازم اداری را کاهش می‌دهند.

معرفی نرم افزار مدیریت کسب و کار اودو

نرم افزار اودو، بهترین نرم افزار از نظر یکپارچگی در مدیریت کسب و کار است. همین الان می‌توانید در مورد قابلیت‌های اودو بیشتر بدانید:

همین الان بخون!

7- هزینه‌های استخدام و هزینه‌های گردش مالی کاهش می‌یابد

زمانی که سازمان شما انعطاف‌پذیر باشد، نیازها و برنامه‌های کارمندان شما را برآورده می‌کند، به این معنی که آنها تعادل بهتری بین کار و زندگی سالم‌تری خواهند داشت و از شغل خود رضایت بیشتری خواهند داشت. چنین کارمندان راضی احتمال بیشتری برای ماندن در شرکت شما خواهند داشت.

شما می‌توانید بهترین کارمندان خود را نگه دارید و از افزایش بهره‌وری آنها لذت ببرید. همچنین، شما مجبور نخواهید بود با گردش مالی بالا دست و پنجه نرم کنید، که زمانی اتفاق می‌افتد که کارکنان از یک سازمان راضی نباشند. بنابراین نیازی به پر کردن پست‌های خالی به دفعات نخواهد بود، با این روش در هزینه‌های استخدام صرفه جویی خواهید کرد.

8- سازمان شما سریعتر رشد خواهد کرد

یک سازمان انعطاف‌پذیرتر، سریع‌تر از یک سازمان سخت رشد می‌کند، زیرا همیشه به دنبال فرآیندها و روش‌هایی است که بهتر از آنچه که در حال حاضر دارد، کار کند. چنین سازمانی همچنین از فناوری استفاده می‌کند که کارمندان خود را قادر می‌سازد از راه دور کار کنند و به صورت مجازی با یکدیگر همکاری کنند. چنین کار گروهی نسبت به سایر ساختارهای کاری مولدتر است، در حالی که هزینه نگهداری آن بسیار کمتر است.

یک سازمان انعطاف‌پذیر فرصت‌های بیشتری را در محیط شناسایی کرده و از این فرصت‌ها استفاده می‌کند، در نتیجه خود را قادر می‌سازد در محیط‌هایی که شرکت‌های سخت‌تر نمی‌توانند شکوفا شوند، سود ببرد.

مزایای زیادی از یک سازمان منعطف برای فهرست کردن وجود دارد، اما این‌ موارد گفته شده بهترین گزینه هستند. وقتی شرکت خود را قادر می‌سازید تا سازگار شود، می‌تواند با زمان تکامل یابد و مدت طولانی‌تری دوام بیاورد و حتی در آینده موفق‌تر شود.

انواع انعطاف پذیری سازمانی

انواع مختلفی از انعطاف پذیری سازمانی وجود دارد:

1- انعطاف پذیری عملکردی

انعطاف پذیری عملیاتی یا عملکردی اساسا بیان می‌کند که کارمندان کارهایی را انجام می‌دهند که فراتر از آن چیزی است که برایشان مشخص شده است. بنابراین سازمان به کارکنان چند مهارتی نیاز خواهد داشت؛ کسی که بتواند چند وظیفه را باهم انجام دهد.

2- انعطاف پذیری عددی

این اساسا شامل یک سازمان می‌شود که نیروی کار را بر اساس خدمات یا تقاضای محصول وارد یا خارج کند. وضعیت اقتصاد همچنین می‌تواند عاملی برای ورود یا بدون نیروی کار سازمان باشد. آنها می‌توانند این کار را با تعداد کارمندانی که در آن زمان نیاز دارند، کنترل کنند. سازمان‌ها می‌توانند این کار را با استخدام افراد عادی یا کارگران پاره وقت انجام دهند.

به غیر از این دو مورد انعطاف‌پذیری شامل موارد زیر هم خواهد شد:

• انعطاف پذیری مالی 
• انعطاف پذیری رویه‌ای
• انعطاف پذیری مهارت‌ها 
• انعطاف پذیری نگرشی
• انعطاف پذیری ساختاری

معایب انعطاف پذیری سازمانی

انعطاف پذیری سازمانی شامل توانایی سازمان‌ها برای ایجاد یا تنظیم فرآیندها و ساختارهای سازمانی است. حتی این موضوع به به شیوه‌های اجرای استراتژی سازمان‌ها مربوط می‌شود. با وجود اینکه در بالا همه مزایای انعطاف‌پذیری سازمان را شرح دادیم، حالا باید نگاهی به معایب آن هم داشته باشیم. 

البته در نظر داشته باشید که مزایای انعطاف‌پذیری سازمانی برای کسب و کار شما بسیار بیشتر از معایب این مفهوم است. 

بسیاری از شرکت‌ها علاوه بر نیروهای حضوری، دارای محل‌های کاری ترکیبی هستند و پرسنل دورکار دارند. این شرکت‌ها معمولا شرایط سخت‌تری برای اثبات شیوه‌های رشد منصفانه موجوئ دارند. کارمندانی که دور کار هستند، قطعا خیلی نمی‌توانند به قوانین شرکت پایبند باشند. 

نرم افزار مدیریت انعطاف پذیری سازمان

نرم افزار اودو، به دلیل یکپارچگی و دسترسی راحت در هر مکان و با هر سیستمی، می‌تواند یکی از بهترین نرم افزارهای انعطاف پذیری سازمان باشد، به طوری که ساعات کاری منعطف کارکنان را زیر نظر و دور کاری آنها را مدیریت کند. همین الان با کلیک بر روی دکمه زیر، با اودو آشنا شو:

همین الان بخون!

این افراد احساس می‌کنند مه تاثیرگذاری کمتری در سازمان دارند. طبق یک  تحقیق در ایالات متحده، 58٪ از کارمندان از راه دور احساس می‌کنند که در محل کار اثرگذارند در مقایسه با 65٪ از کارمندان مستقر در محل.

در حالی که ابزارهایی مانند Zoom، Teams، Odoo و Slack می‌توانند به شما کمک کنند که حتی با کارکنان خودتان هم از راه دور ارتباط داشته باشید. با این کار کار در خانه منعطف است، کارمندان می‌توانند ساعات بیشتری کار کنند. کار از راه دور باعث می‌شود که کارمند موردنظر نتواند ارتباط اجتماعی داشته باشد؛ به خصوص اگر اولین بار باشد که چنین تجربه‌ای داشته باشد. 

راههای اندازه گیری موفقیت انعطاف پذیری در سازمان

دقت داشته باشید که همیشه برآورد نتایج کار مسئله مهمی است. اگر شما کارمندان ناراضی داشته باشید، بدون شک مشتریان ناراضی هم خواهید داشت و این می‌تواند وضعیت کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار دهد. 

باید به طور مرتب با کارمندان خود تماس داشته باشید. طی یک جلسه با آن‌ها نظرسنجی داشته باشید و بپرسید که آیا محیط کاری منعطف نیازهای شما را برآورده می‌کند یا خیر؟ آیا آنها ابزار مورد نیاز خود را دارند؟ آیا آنها از جانب مدیر خود احساس حمایت می‌کنند؟ آیا رفاه اجتماعی دارند و....

همه این موارد می‌تواند به شما کمک کند که بتوانید به بهترین شکل انعطاف‌پذیری در سازمان را اندازه‌گیری کنید و دریابید که چقدر در کار خود موفق بوده‌اید. 

در نظر داشته باشید که یک شرکت انعطاف‌پذیر می‌تواند محصولات خود را متنوع کند، مدیریت فرآیندهای خود را ساده کند و هم از نظر مدیریت منابع انسانی و هم از نظر ساختارهای سازمانی نوآوری داشته باشد. شرکت‌های نوآور کارآمدتر و پویاتر هستند. 

محیط با سرعتی سریع در حال تغییر است، به این معنی که سازمان‌ها باید با این تکامل همگام شوند تا پایداری خود را تضمین کنند. متأسفانه، اغلب این شرکت‌ها با انعطاف‌پذیری دست‌وپنجه نرم می‌کنند و در نتیجه قادر به مقابله با این چالش‌های جدید نیستند.

سخن پایانی

در این مقاله در مورد انطاف پذیری سازمان و مزایای آن صحبت شد. همان‌طور که گفتیم داشتن چنین موردی برای کسب‌وکارها باعث می‌شوند هم کارمندان و هم سازمان رشد خوبی داشته باشند. ما در دیباگ شما را در مورد انعطاف پذیری در سازمان و لزوم درنظر گرفتن آن برای موفقیت کسب‌وکارتان آگاه خواهیم کرد. آگاه خواهیم کرد.برای این منظور می‌توانید با کارشناسان دیباگ در تماس باشید. اگر با وجود این مواد گفته شده، بازهم سوالی در این زمینه دارید، می‌توانید روی کمک کارشناسان ما حساب کنید.  برای خرید پکیج erp و Odoo می‌توانید با ما تماس بگیرید.

خرید نرم افزار اودو

نرم افزار اودو را می‌توانید از پارتنر رسمی آن یعنی دیباگ، بصورت بومی شده و فارسی شده دریافت نمایید. برای دریافت این نرم افزار روی دکمه زیر کلیک کنید:

همین الان بخون!