مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست 1404 +استقرار BPMS در سازمان🚀

بر طبق گفته گارتنر: «تا سال ۲۰۲۵، سازمان‌هایی که بر مدیریت فرآیند کسب و کار تمرکز دارند، در بهره‌وری عملیاتی، ۳۰٪ بهتر از رقبای خود عمل خواهند کرد» و از همین رو، سال 2024 شاهد این بود که حدود 70 درصد از کسب و کارها حداقل از یکی از ابزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده کردند و 63 درصد از آنها از دو یا چند ابزار BPM به منظور بهینه سازی و افزایش بهره‌وری را تهیه کرده‌اند.

BPM چیست؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) گردش‌های کاری کسب و کار شما را ایجاد، تجزیه و تحلیل و بهبود می‌بخشد تا آنها در جهت تحقق اهداف شرکت شما گام بردارند. BPM یک رشته گسترده است و بنا به تعریف BPM چیست و با توجه به چگونگی نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌ها، اهداف تجاری و سایر عناصری که در یک سازمان وجود دارد BPM همواره در حال تغییر و تحول است. 

در طول این سال‌ها، BPM از انواع روش‌های بهینه سازی از شش سیگما تا چابک را در خود جای داده است.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب وکار (BPM)

از آنجا که BPM بسیار گسترده است و معمولاً شامل استفاده از ابزارهای مختلف می‌شود، متخصصان BPM در این مورد دسته‌بندی‌های زیر را ارائه داده‌اند.

1- مدیریت فرآیند کسب و کار سیستم ­محور

این نوع BPM بر فرآیندهایی شامل گردش کار در سیستم‌های تجاری تمرکز دارد که تا حد زیادی سعی دارد دخالت انسان را کاهش دهد و در برنامه‌های سازمانی ادغام شود. فرایندهای خودکار در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی اودو دو نمونه از این موارد هستند.

2- مدیریت فرآیند کسب و کار انسان ­محور

BPM همچنین می‌تواند بر جریان‌های فرآیندی که افراد مدیریت می‌کنند تمرکز داشته باشد. این فرآیندها شامل فرآیندهایی در برنامه تجاری هستند که دارای ویژگی‌هایی برای تعامل انسانی می‌باشند، مانند رابط کاربری که خوب طراحی شده باشد یا سایر هشدارها و اعلان‌ها.

3- مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور

این رویکرد از BPM بر اسناد، مانند فرآیند قالب بندی، امضا و تایید قراردادها تمرکز دارد. اغلب، ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک کار خاص سند محور، مانند امضای اسناد تخصص دارند.

BPM و مدیریت پروژه

مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه هر دو ابزارهایی برای بهبود عملکرد سازمان محسوب می‌شوند. اما تمرکز و کاربرد هر یک متفاوت از دیگری است. BPM بر بهینه سازی، مدل سازی و اتوماسیون فرآیندهای تکراری و جاری در سازمان تمرکز دارد و هدف آن افزایش بهره وری و کاهش خطاست در حالی که مدیریت پروژه بر برنامه ریزی، اجرا و کنترل پرويه‌های موقت با اهداف مشخص تمرکز دارد.

بیشتر بخوانید...

نرم افزار مدیریت پروژه چیست

چرا مدیریت فرآیند کسب وکار به نفع سازمان‌ها است؟

دلیل اهمیت فرآیند کسب و کار این است که فرآیندها کارآمد کسب و کار در نهایت به موفقیت و سودآوری سازمان منجر خواهند شد. انواع رایج فرآیندهای کسب و کار که به شرکت‌ها در پیشبرد اهداف تجاری آنها کمک می‌کنند عبارتند از:

• توسعه و ساخت یک محصول جدید
• انجام سفارش محصول
• مدیریت خدمات مشتری
• جذب یک کارمند جدید

مزایای بهره‌مندی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)

 BPM برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، کیفیت کار و بهره وری عملیاتی را بهبود می‌بخشد و این دو دلیل عمده است که شرکت‌ها آن را اتخاذ می‌کنند. یک برنامه BPM که به خوبی اجرا شده باشد، می‌تواند ضایعات را کاهش دهد، خطاها را به حداقل برساند، در زمان صرفه جویی کند و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.

بر طبق گفته ایزاک گولد، مدیریت تحقیقات در Nucleus Research «BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با خودکار سازی وظایف خسته کننده مانند مدیریت داده‌ها، جریان داده‌ها فرآیندهای تایید و تولید گزارش گردش‌های کاری را ساده کنند»

همچنین، BPM به دلایل زیر می‌تواند یک ابزار مدیریتی کارآمد برای کسب و کار باشد.

●        افزایش بهره‌وری و کارایی

●        کاهش هزینه‌ها

●        بهبود رضایت مشتری

●        دقت بیشتر در داده‌ها و تصمیم‌گیری بهتر

●         مقیاس‌پذیری آسان‌تر کسب‌وکار

●        کاهش زمان انجام کارها

●         رعایت بهتر الزامات و قوانین

●        کاهش خطاهای انسانی

تفاوت BPM و BPA

BPM و BPA هر دو اهداف یکسانی را دنبال می‌کنند. با این حال، در نحوه دستیابی در مدیریت فرایندهای کسب و کار و خودکار سازی فرایندها با یکدیگر تفاوت‌هایی وجود دارد. از جمله:

1- هدف

•   BPM به دنبال بهره وری، کیفیت عملیات و کاهش هزینه با بررسی کلی فرایندهای کاری است.
• BPA تمرکز بر خودکارسازی وظایف تکراری و دستی دارد.

2- دامنه عملکرد

•  BPM به منظور بهینه سازی فرایندها را باز طراحی می‌کند.
•  BPA فرایندهای موجود را با استفاده از فناوری تسریع می‌کند.

3- زمان اجرا

• اجرای BPM زمانبر و پیچیده است.
• BPA سریع تر پیاده سازی می‌شود و نیاز به تنظیمات کمتری دارد.

4- پیاده سازی

•  اجرای BPM نیاز به تغییرات ساختاری و فرهنگی دارد.
•  BPA  اغلب با نرم‌افزارهایی ساده و قابل تنظیم انجام می‌شود.

5- نقش فناوری

• در  BPM، فناوری فقط یکی از ابزارهاست و تمرکز بر روش‌ها و استراتژی‌هاست.
•  BPA  کاملاً وابسته به فناوری است و کارها را به‌صورت خودکار درمی‌آورد.

6- تأثیرگذاری

•  BPA ممکن است ساده به نظر برسد ولی در عمل می‌تواند بسیار مؤثر باشد.
• BPM تغییرات عمیق‌تری ایجاد می‌کند، ولی اجرای آن دشوارتر است.

BPMN چیست و چه کاربردی دارد؟

BPMN یا Business Process Model and Notation، روشی استاندارد برای نمایش و مدل سازی بصری فرآیندهای کسب و کار است. این روش برای ایجاد فلوچارت‌هایی استفاده می‌شود که توسط ذینفعان فنی و غیر فنی قایل درک است و ارتباط و همکاری فرآیندهای کسب و کار را تسهیل می‌کند. از جمله کاربردهای BPMN عبارتند از:

•  مدل سازی فرایند: ایجاد نمایش بصری از فرایندهای کسب و کار
• تحلیل فرایند: شناسایی گلوگاه‌ها و حوزه‌های بهبود در فرایندها
• مستندسازی فرآیند: ایجاد مستندات برای فرآیندهای کسب و کار که می‌توانند بین ذینفعان به اشتراک گذاشته شوند.
• اتوماسیون فرآیند: طراحی و پیاده‌سازی گردش‌های کاری خودکار.
• آموزش: آموزش کارکنان در مورد فرآیندهای کسب و کار.
•  مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM): BPMN یک جزء کلیدی از BPM است که یک رویکرد سیستماتیک برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟

BPMS یک پلتفرم نرم فزاری است که به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا فرایندهای کسب و کار را طراحی، مدل سازی و اجرا و بهینه سازی کنند. از جمله کاربردهای BPMS عبارتند از:

•  آشنایی کارکنان: خودکار سازی وظایف تکراری مانند کاغذبازی‌های استخدام، ایجاد حساب و دسترسی به سیستم.
• پردازش فاکتور: خودکارسازی جریان فاکتورها از دریافت تا پرداخت.
•  مدیریت و پیگیری بودجه: خودکارسازی تایید بودجه و پیگیری هزینه‌ها
•  ردیابی پروژه: خودکارسازی وظایف پروژه، مراحل مهم و گزارش پیشرفت.

کاربرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در سازمان‌ها

در بسیاری از سازمان‌ها، فرایندهای واحد منابع انسانی زمانبر و پر از خطا هستند. استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند تا حد زیادی این مشکلات را از طرق زیر برطرف کنند:

– دپارتمان منابع انسانی (HR):

بسیاری از ضابطه‌های کاری مانند پر کردن فرم کاغذی، تاییدیه‌های دستی و پیگیری‌های حضوری تا حد زیادی از این مشکلات می‌تواند بکاهد با استفاده از BPMS می‌توان:

1. فرم‌های کاغذی را حذف و فرآیندها را به صورت دیجیتالی مدیریت کرد.
2. خودکار سازی تاییدیه‌ها

– واحد فروش:

از جمله بزرگترین چالش‌های فرآیندهای فروش صدور و تایید فاکتورها است. در این زمینه BPMS از طرق مشکلات را حل می کند:

1. مکانیزه کردن تولید فاکتور
2. خودکارسازی مراحل تایید
3. به کاهش زمان، خطا و افزایش بهره وری این واحد کمک می‌کند.

چرا سازمان‌ها از bpm استفاده می‌کنند؟

کسب وکارها چه در مقیاس بزرگ یا کوچک باشند در برخی از چالش‌های زیر مشترک هستند از جمله:

• دشواری در پیگیری فرآیندهای دستی و کاغذی
• اتلاف وقت برای جستجو، تکمیل و پیگیری فعالیت‌ها
•  طولانی شدن فرآیندها به دلیل اطلاعات ناقص
• هزینه بالای نگهداری و مدیریت فایل‌ها
• خطر نفوذ و دسترسی غیر مجاز
•  فقدان گزارش‌های لحظه ای و دشواری در جستجوی اسناد
•  بی نظمی‌ در مراحل تایید و ضعف در تطابق

استفاده از BPMS می‌تواند تمامی ‌این مشکلات را از طریق دیجیتالی و خودکارسازی فرایندها برطرف نماید و بهره وری و شفافیت را در سازمان افزایش دهد.

۱۰ گام تا استقرار bpms در سازمان

تنها انتخاب یک نرم افزار برای پیاده سازی و اجرای اصولی BPMS در یک سازمان کفایت نمی‌کند و نیاز به اجرای مراحل بیشتری وجود دارد. از جمله:

1- انتخاب پلتفرم و ابزار مناسب BPMS

2- تعیین فرآیند مورد نظر برای پیاده‌سازی

3- شناسایی تصمیم‌گیران اصلی در آن فرآیند

4- تعریف شاخص‌ها و نقاط بحرانی موفقیت

5- طراحی دقیق گردش کار (Workflow)

6- تعیین نقش‌ها و مشارکت فعال مدیران و کارکنان

7- اجرای آزمایشی سیستم و فرآیند

8- بررسی قابلیت ادغام با سایر سیستم‌ها

9- آموزش و تمرین کاربران نهایی

10- ارزیابی عملکرد و بهینه‌سازی مستمر

ویژگی‌های یک نرم افزار bpms

نرم افزار اودو به عنوان یکی از محبوب ترین راه حل‌ها در هنگام خرید ERP، امکانات قدرتمندی را برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراهم نموده است. برخی از مهمترین این موارد عبارتند از:

– ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها

نرم افزار اودو با استفاده از ماژول‌های گردش کار و فرایندسازی، امکان طراحی و مشاهده نمودارهای فرآیندی را به صورت گرافیکی و کاملاً تعاملی فراهم نموده است.

– ایجاد فرم‌ها به روش ساده کشیدن و رها کردن (Drag And Drop)

با قابلیت کشیدن و رها کردن می‌توانید فرم‌های دلخواه خود را بدون نیاز به کد نویسی ایجاد کنید.

– تفویض دسترسی‌ها و مسئولیت‌ها بر اساس سِمت (Role Based)

در بسیاری از پلتفرم‌های ERP از جمله اودو به سادگی می‌توانید سطوح دسترسی را براساس نقش کاربران تعریف کنید و مسئولیت‌ها را در فرآیندها تقسیم کنید.

– پشتیبانی از نسخه موبایل

پلتفرم اودو کاملا واکنش گرا است و از طریق اپلیکیشن موبایل اندروید و IOS در دسترس است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا فرآیندها را از هر جایی بتوانند دنبال کنند.

– کاربری ساده و بدون دردسر

طراحی نرم افزار اودو بسیار ساده است و حتی افراد مبتدی به حداقل آموزش می‌توانند با ان کار کنند.

معرفی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BMPS odoo

همانطور که در مقاله نرم افزار اودو چیست نیز اشاره شد، نرم افزار اودو با ماژول‌های متنوع تبدیل به یک ابزار ERP در بعد داخلی و خارجی شده است. از بارزترین قابلیت‌های این برنامه ماژول مدیریت فرآیند کسب و کار است. در این ماژول کارمندان و یا هر عضو دیگر تیم هر وظیفه‌ای را که شروع و به پایان می‌رساند به صورت یک لاگ با مشخصات کامل کاربر و زمان دقیق و مرحله و وضعیت تسک انجام شده ثبت می‌شود. این قابلیت مانیتورینگ فرآیند محور مزایای زیر را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد تا بتوانند:

• مسیر انجام هر تسک را مشاهده کنند.
• تاخیرها را شناسایی کنند
• عملکرد هر فرد را در طول پروژه ارزیابی کنند.

بیشتر بخوانید...

نرم افزار odoo چیست

نتیجه گیری

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) با هدف بهینه‌سازی، خودکارسازی و ارتقای کارایی فرآیندهای سازمانی، نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت عملکرد ایفا می‌کند. استفاده از ابزارهای BPMS مانند Odoo به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای دستی و زمان‌بر را دیجیتالی کنند، تعامل کارکنان را بهبود بخشند و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را تقویت نمایند. با اجرای اصولی BPM، سازمان‌ها می‌توانند شفافیت، سرعت و دقت را در عملیات خود افزایش داده و در رقابت بازار مزیت قابل توجهی کسب کنند. با خرید odoo بومی سازی شده از دیباگ، کاملترین نرم افزار ERP را بر روی سازمان خود استقرار دهید.