مهم‌ترین و بزرگترین اشتباهات منابع انسانی چیست؟

یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان و شرکتی، بخش منابع انسانی آن است. بهره‌گیری از مدیریت منابع انسانی آگاه و قدرتمند در رابطه با استخدام کارکنان و همچنین فضاسازی مناسب برای کاری پویاتر در روند پیشرفت سازمان بسیار تاثیرگذار و حائز اهمیت است. زیرا به کارگیری کارکنان مناسب و ایجاد فضای مناسب کاری در افزایش بهره‌وری شرکت و کاهش هزینه‌ها بسیار موثر خواهد بود؛ بنابراین نمی‌توان همه موارد سنجید و در مقابل نسنجیده عمل کرد. امروزه بیشتر مدیران دچار روزمرگی شده‌اند. این امر با تحت تاثیر قرار دادن فعالیت‌های مدیران سبب انجام کارهایی فاقد ارزش افزوده از جانب آنان خواهد شد که با تکرار آن‌ها، باورهای غلطی ایجاد می‌شود که موجب بروز مشکلاتی بزرگ خواهد شد. در ادامه این مقاله با معرفی اشتباهات مدیران منابع انسانی و ارائه الگو و راهکاری مناسب برای پرهیز از رایج‌ترین و بزرگترین اشتباهات، شما را در ادامه مسیر پیشبرد هر چه بهتر سازمان و شرکت یاری خواهیم نمود. 

بی‌توجهی به مرحله آن‌بردینگ

می‌توان به عنوان یکی از مهم‌ترین و رایج‌‎ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی به بی‌توجهی آن‌ها به آن‌بوردینگ اشاره کرد. افراد تازه استخدام شده در برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها، اولین روز حضور خود در سازمان را صرف انجام کارهای اداری می‌کنند که علاوه بر خسته‌کننده بودن، مانع از آشنایی فرد با محیط کاری و همکاران می‌شود. عدم توجه و رسیدگی به مرحله آن‌بوردینگ، اولین و بزرگ‌ترین فرصت جهت تأثیرگذاری مناسب و به وجود آوردن فرهنگ همکاری و مشارکت در بین کارکنان را از بین خواهد برد. آن‌بوردینگ مرحله‌ای است که طی آن اطلاعاتی مفید و مهم از سازمان یا شرکت، اهداف، فرهنگ و ارزش‌های آن سازمان یا شرکت را برای کارکنانی که تازه استخدام شده‌اند در اولین روز کاری به آن‌ها معرفی می‌شود. فرایند آن‌بوردینگ به افراد کمک می‌کند تا درک عمیق‌تر و دقیق‌تری از انتظارات محیطی که در آن استخدام شده‌اند را به دست آورده و همچنین با پرسیدن سولاتی که در ذهن آن‌ها پیش آمده از بخش منابع انسانی، کلیه ابهامات را برطرف کرده و وظیفه خود را به نحو احسنت انجام دهند.

مهم‌ترین اشتباهات در بخش ارزشیابی

اشتباهات مدیران منابع انسانی در بخش ارزشیابی به چند دسته تقسیم می‌شود که در ادامه هر یک را بررسی می‌کنیم.

1- صرف زمان بیش از حد در بخش ارزشیابی عملکرد: برای این که بتوان ارزشیابی را آسان‌تر کرد، لازم است که در طول سال، رویه مثبت و پیشرفت سازمان را مشخص کرد که در نهایت به ارزشیابی ساده‌تر خواهند انجامید؛ بنابراین اهمیت طرح‌ریزی مناسب عملکرد بسیار بیشتر از ارزشیابی عملکرد است. دنبال کردن پیوسته یک فرایند مستلزم ارزشیابی عملکرد ارتباط کاری موجود به صورت دقیق است. نقش مدیریت منابع انسانی در این بخش بسیار اهمیت بسیار زیادی دارد.

2- مقایسه بی‌پایه و اساس کارکنان با هم: مقایسه بی‌اساس کارکنان با یکدیگر یکی از بزرگترین اشتباهات مدیریت منابع انسانی است که سبب می‌شود در بین کارکنان حس رقابت منفی ایجاد شود. این کار باعث آسیب رسیدن به روحیه کارکنان شده و باعث ایجاد احساست منفی در محیط کار می‌شود که در نهایت با از بین رفتن حس رقابتی بین کارکنان شده و توان کارگروهی به صورت کامل از بین می‌رود؛ بنابراین با کاهش میزان بازدهی افراد، سازمان یا شرکت از قافله پیشرفت و سایر رقبای خود باز می‌ماند. پس ایجاد دنیای مقایسه دقیق و واقعی، وظیفه مدیریت منابع انسانی است تا با این کار با از بین بردن فضای منفی در سازمان یا شرکت و ممانعت از اصطکاک بین کارکنان، بازدهی افراد را بالا برده و شرایط ایده‌آلی برای انجام کارگروهی فراهم آورد و در نهایت موجب پیشرفت هر چه بیشتر شرکت شود. 

3- عدم تعیین درست هدف ارزشیابی: داشتن رویکردی نامناسب با سرزنش کردن کارکنان، هدف‌گذاری نادرست از سوی مدیر است. زیرا با هدف قرار دادن یک بخش و اعمال همه فشارها بر آن، کار به جایی نخواهد رسید. به جای سرزنش افراد بهترین کار این است که هدف اصلی خود را بهبود عملکرد سازمان در نظر داشته باشید و برای این کار لازم است اول زمینه‌های مناسب برای ایجاد اعتماد را فراهم آورده و بعد میزان سازگاری بین افراد یا کارکنان سازمان را افزایش دهید. این عملکرد سبب می‌شود موقعیت سازمان و میزان بهره‌وری کارکنان و پیشرفت کار روز به روز بیشتر شود؛ بنابراین تعیین هدف ارزشیابی باید صحیح و در راستای پیشرفت سازمان باشد.

4- داشتن اعتماد بیش از اندازه به نرخ ارزشیابی: توجه داشته باشید که بیشتر اطلاعات ارزشیابی کارکنان بر اساس وضعیت ذهنی هستند. یعنی ارزشیابی یک کارمند از جانب دو فرد متفاوت، بسته به دیدگاه‌ها و شرایط ذهنی و تعاریف شخصی هر یک با دیگری متفاوت است؛ بنابراین نباید بیش از حد به نرخ ارزشیابی که برای کارمندان صادر شده، اعتماد داشت. فرم‌هایی با نرخ ذهنی مشخص که عینی نبوده و بر اساس موقعیت هر فرد بررسی و برای کارمند صادر شده‌اند، مشکل‌ساز خواهند بود.

5- مشخص کردن حقوق کارکنان بر اساس ارزشیابی یک بعدی: یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی، ارزشیابی کارکنان تنها در صورت افزایش حقوق آنان است. آن نوع عملکرد، تصوری یک بعدی و مدیریتی اشتباه تلقی می‌شود. هدف اصلی از ارزیابی عملکرد کارکنان، بهتر کردن عملکرد کلی سازمان و پیشرفت آن است و ارزشیابی عملکرد تنها به منظور افزایش حقوق کارکنان نادرست است؛ بنابراین وظیفه مدیریت منابع انسانی، پیشبرد روند روتین ارزشیابی در در یک مسیر درست است. 

عدم آموزش کاکنان

داشتن این تصور که کارکنان سازمان یا شرکت خود باید به دنبال کسب مهارت‌های جدید و بیشتر بوده و وضعیت کاری خود را بهبود بخشند، باوری غلط است که یکی از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی به شمار می‌آید. با توجه به مشغله‌های روزانه و همچنین افزایش هزینه‌های زندگی، کمتر کارمندی در پی آن است که با شرکت در دوره‌های آموزشی، مهارت‌های کاری خود را به‌روز کرده و افزایش دهد. مدیریت منابع انسانی باید در نظر داشته باشد که به صورت پیوسته و در برهه‌های زمانی مشخص، جهت ارتقای سطح آگاهی‌ و افزایش مهارت کارکنان خود، کارگاه‌های آموزشی را برگزار نماید. اگر اخبار مربوط به برندهای معتبر و سازمان‌های موفق در کسب و کارهای مختلف را دنبال کنید، زیاد با این موضوع که آخر هفته کلاس‌هایی آموزشی برای کارمندان برگزار خواهد شد، روبه‌رو می‌شوید. کمپانی‌ها و برندهای موفق دنیا در بخشی از قراردادهای خود با کارمندان، بندی مربوط به متکلف بودن سازمان به برگزاری کلاس‌های آموزشی و همچنین تضمین شرکت کارکنان در آن کلاس‌ها را تنظیم می‌کنند تا به این طریق با به‌‍روز کردن سطح آگاهی کارمندان و افزایش مهارت‌های آنان، میزان بازدهی سازمان را افزایش دهند. هزینه‌های تشکیل این کلاس‌های آموزشی تماما بر عهده سازمان و کمپانی است و نوعی سرمایه‌گذاری مدیران سازمان روی کارمندان آن سازمان به حساب می‌آید. برگزاری کلاس‌های آموزشی برای کارمندان، ارزش و احترام سازمان برای مشتری‌ها را افزایش داده و همچنین با پیشگیری از دور خارج شدن کارمندان، سازمان را از استخدادم‌های جدید و پرهزینه بعد از گذشت چند سال بی‌نیاز خواهد کرد. 

تاکید بر کاغذ بازی و تمرکز روی آن

نیاز بخش انسانی بر فرایند کاغذ بازی و استفاده از فرم‌ها و کاغذهایی که جهت ارزشیابی عملکرد نیاز هستند، قابل درک است اما با تاکید بیش از حد روی کاغذ بازی، هدف حقیقی از ارزشیابی در این جریان فراموش خواهد شد و در نتیجه باعث هدر رفتن میزان زیادی از منابع می‌شود. تمرکز و تاکید بیش از اندازه روی فرم‌ها و کاغذها، سبب می‌شود تنها چیزی که به دست می‌آید همان کاغذها و فرم‌های پرشده باشند. یکی از بزرگترین اشتباهات مدیران منابع انسانی باور به این است که فرم ارزشیابی بر اساس نرخ، قدرت پیشگیری از دعوی‌های حقوقی کارمندان را دارد. این تصور که فرم تهیه شده توسط بخش‌های منابع انسانی تاب و توان رویارویی با بررسی حقوقی را دارد، باوری غلط و نادرست است. زیرا این فرم‌ها ذهنی بوده و دارای ابهاماتی هستند که در بررسی‌های حقوقی، قابل قبول نبوده و تایید نخواهند شد. 

استفاده از یک سیستم خودکار

به کارگیری یک سیستم خودکار از اشتباهات مدیران منابع انسانی است. چرا که با استفاده از یک نرم افزار تنها روش کار از پروسه‌ای توخالی و کاغذی به پروسه‌ای توخالی و کامپیوتری تبدیل می‌شود. استفاده از یک نرم افزار و سیستم خودکار تنها روند کار را سرعت می‌بخشد اما سود و فایده آن با پروسه کاغذبازی هیچ فرقی ندارد. توجه داشته باشید که ارزشیابی عملکرد فقط و فقط میان فردی بوده و گاهی اوقات انجام این فرایند بین دو فرد به شیوه مطلوبی انجام نخواهد شد. تغییر شکل فرم کاغذی یک فرایند انسانی به فرایندی مکانیکی، کاری نادرست است. زیرا باعث عدم ایجاد ارتباط مستقیم و صحبت مدیران با کارکنان خواهد شد که نتایج مطلوبی به همراه نخواهد داشت. 

مراحل جلوگیری از اشتباهات رایج منابع انسانی

برای جلوگیری از اشتباهاتی که در استخدام افراد ممکن است مرتکب شوید، ما در اینجا نکاتی را گردآوری کرده‌ایم که با توجه به آنها می‌توانید اشتباهات منابع انسانی خود را به حداقل برسانید:

1- استخدام کارآمد

استخدام افراد با استعداد برای موقعیت‌های شغلی مناسب می‌تواند تمرینی در آزمون و خطا باشد. اجرای فرآیندی برای بهبود تصمیمات استخدام می‌تواند تأثیر مثبتی را بر نتایج آن داشته باشد. شما می‌توانید فرآیند استخدام را مستندسازی کنید که شامل:

·         شرح وظایف کامل و دقیق

·         مشخصات فرد ایده آل

·         سؤالات مصاحبه مناسب و قابل اندازه‌گیری

·         سیستمی ‌برای مقایسه نامزدها براساس شرایط شغلی

2- استخدام‌های جدید

استخدام افراد جدید برای سازمان می‌تواند دلهره‌آور باشد. این فرآیند را در گام‌های کوچک بردارید. برنامه‌ای تنظیم کنید و برای افراد جدیدی که استخدام کرده‌اید وقت بگذارید تا آنها با همکاران و اعضای تیم مدیریتی ملاقات کنند. آموزش رسمی‌ و غیر رسمی‌ را که فرد باید بگذراند را شناسایی و براساس آن برنامه‌ریزی کنید.

3- طبقه بندی

چندین مورد برای طبقه بندی کارکنان وجود دارد که شامل:

·         منظم در موقت

·         تمام وقت در برابر پاره وقت

·         معاف در مقابل غیر معاف

برای طبقه بندی دقیق‌تر کارمندان می‌توانید از نرم افزارهایی که برای این منظور تهیه شده‌اند استفاده کنید. شما می‌توانید از ماژول استخدام اودو، ماژول ارزیابی کارکنان و ماژول مرخصی کارکنان اودو استفاده کنید.

4- قوانین دستمزد و ساعت کاری

راهنمایی در مورد تمام قوانین دستمزد و ساعت از وزارت کار در دسترس است. در مورد زمان محاسبه، محاسبه اضافه کاری و مواردی از این قبیل را در هنگام مصاحبه در دست داشته و آن را برای افراد شفاف سازی کنید.

5- آموزش نظارت و مدیریت

اثربخشی تیم مدیریت با میزان موفقیت کسب و کار شما ارتباط مستقیم دارد. سعی کنید وقت خود را صرف آموزش مدیران خود در زمینه‌های مهارت‌های مدیریتی از جمله مدیریت انتظارات کارمندان، ارائه بازخوردهای سازنده، نوشتن و ارائه بررسی عملکرد و تعیین اهداف کنید.

6- مستندسازی

سعی مسائل مربوط به عملکرد را از طریق ایمیل برای کارمندان خود ارسال کنید. مستندسازی فیزیکی بسیار آسان تر و دقیق تر از به خاطر سپردن آنها است.

برنامه اودو و تأثیر آن در کم کردن اشتباهات منابع انسانی

ماژول کارکنان (Employee) در سیستم  ERP اودو یکی از ماژول‌های اصلی HR است که به مدیریت و سازماندهی تمام اطلاعات مربوط به کارمندان یک سازمان کمک می‌کند. ماژول کارمندان اودو برای نگهداری اطلاعات مربوط به کارمندان از جمله اطلاعات تماس، اطلاعات کاری، قرارداد، رزومه و بسیاری از موارد دیگر مناسب است. نگهداری سوابق کارمندان به خصوص برای اهداف داخلی یک سازمان بسیار مفید است.

ماژول بعدی نرم افزار اودو ماژول استخدام (Recruitment) است. فرآیند استخدام در اغلب موراد می‌تواند پیچیده و زمانبر باشد و به مدیریت و سازماندهی کارآمد نیاز دارد. ماژول استخدام اودو به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا کل فرآیند استخدام خود را از ابتدا تا انتها مشاهده و مدیریت کنند. در این ماژول طیف وسیعی از عملکردها ارائه شده است که برای خودکارسازی و بهینه سازی سفر استخدام، صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی طراحی شده‌اند.

با استفاده از ماژول استخدام اودو کسب و کارها می‌توانند الگوها و ابزارهایی را برای ایجاد شرح شغلی ایجاد و آنها را در چندین پورتال شغلی و وب سایت‌ها به طور مستقیم ارسال کنند. این امر باعث می‌شود تا دید و دسترسی گسترده‌تری را داشته باشید و شانس جذب نامزدهای حرفه‌ای را افزایش می‌دهد.

ماژول ارزیابی کارکنان (appraisal) اودو جنبه مهمی ‌از عملیات یک شرکت را پوشش می‌دهد. این ارزیابی رضایت و شناخت کارمندان را برای خدمات ارائه شده توسط آنها در طولانی مدت فراهم می‌کند. از جمله اهداف ماژول ارزیابی کارکنان اودو ارائه بازخورد، شناخت دستاوردها، شناسایی زمینه‌های بهبود، تعیین اهداف و تصمیم گیری در رابطه با پاداش، ترفیع و آموزش است.

ماژول ارزیابی کارکنان اودو به مدیران کمک می‌کند تا ارزیابی‌های کارکنان را برای پیگیری و بهبود عملکرد کارکنان مدیریت کنند.

ماژول مرخصی کارکنان (Time Off) اودو به شما امکان می‌دهد انواع مختلفی از زمان خاموشی را ایجاد و مدیریت کنند که می‌توانند برای تعریف موقعیت‌های مختلف استفاده کنید. نگهداری دقیق سوابق مرخصی کارکنان به منظور محاسبه حقوق و دستمزد اهمیت دارد. در ماژول مرخصی کارکنان، افراد می‌توانند درخواست مرخصی خود را ثبت کنند و مدیریت می‌تواند آنها را تأیید کند. ماژول مرخصی کارکنان اودو می‌تواند فرآیند مرخصی را تسهیل و آن را کوتاه کند.

نتیجه‌گیری

ما در این مقاله بخشی از اشتباهات مدیران منابع انسانی را بررسی کردیم که تداوم هر یک از آن‌ها ممکن است با کاهش بازدهی کارکنان و همچنین از بین بردن روحیه انجام کارگروهی، مانع از پیشرفت سازمان شود. مدیریت منابع انسانی بخشی از توسعه و اجرای برنامه‌های سازمان یافته و هدف دار است که سبب اثر بخشی سازمان خواهد شد. برای پیشبرد بهتر اهداف بخش منابع انسانی می‌توان با بهره‌گیری از مشاوره مدیریت کسب و کار، بهترین راه‌ها و الگوهای هدفمند را برای تاثیرگذاری مثبت در پیشبرد اهداف سازمان پیدا کرد. داشتن باورهای غلط و اشتباهات که مدیریت منابع انسانی مرتکب می‌شود و همچنین عدم آگاهی مدیران از درست و غلط سازمان از موانعی هستند که در مسیر جاده ارزش افزوده و پیشرفت سازمان قرار دارند که با کمک مشاوره برای راه‌اندازی کسب و کار به راحتی می‌توان از آن‌ها عبور کرد. علاوه بر تمامی مواردی که در بالا بیان شد براساس تجربیات بیزینس کوچینگ، یکی از مهمترین و اصلی‌ترین اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی، عدم توجه به آموزش‌های ربوط به امنیت سایبری است که حتما باید از جانب کارکنان رعایت شود.