امضا الکترونیکی یا امضای دیجیتال چیست و چه کاربردی دارد+ساخت امضا

سازمان‌ها به منظور افزایش بهره وری، امنیت و تسریع در فرآیندهای کاری همواره به دنبال راه حل‌هایی نوین بوده‌اند. امضای دیجیتال، با استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری، امکان تایید هویت افراد و صحت الکترونیکی آنها را فراهم نموده است. از آنجا که با ادغام امضای دیجیتال و پلتفرم‌های ERP، سازمان‌ها قادرند به صورت کارآمدتری فرآیندهای خود را انجام دهند، پلتفرم‌هایی مانند نرم افزار اودو با استفاده از ماژول امضای دیجیتال چنین امکانی را برای سازمان‌ها فراهم آورده است. از همین رو، در ادامه نگاهی دقیق به معنا و ماهیت امضای دیجیتال خواهیم انداخت.

امضای دیجیتال چیست؟

به صورت ساده اگر بخواهیم به این پرسش بسیاری از کاربران پاسخ دهیم که امضای دیجیتال چیست؟ باید بگوییم که امضای دیجیتالی یک راه حل نرم‌افزاری به منظور تایید اصالت یک سند دیجیتالی است و به صورت پیام و یا نرم افزاری به کار می‌رود. امضای دیجیتالی روشی جایگزین برای امضای دستی یا مهر رسمی ‌است اما از امنیت بیشتری برخوردار است. امضای دیجیتال با هدف حل مشکلات مربوط به جعل و دستکاری هویت در ارتباطات دیجیتالی ‌ایجاد شده است.

کاربردهای امضای دیجیتال

امضاهای دیجیتال اغلب برای مواردی که امکان حضور فرد وجود ندارد و یا با قراردادهای سنگین سروکار دارند به کار می‌رود. از جمله کاربردهای امضای دیجیتال عبارتند از:

 ۱. صحت‌سنجی و احراز هویت افراد

تایید صحت و احراز هویت افراد از جمله مهمترین جنبه‌های امنیت در دنیای دیجیتال محسوب می‌شود. احراز هویت به معنای ‌این است که‌ این اطمینان حاصل شود که هویت فردی که سندی را امضا کرده است تایید شود و صحت سنجی به این معنا‌ست که محتوای سند پس از امضا تغییر نکند.

 ۲. جلوگیری از تقلب در معاملات

از آنجا که امضای دیجیتال تنها توسط کلید خصوصی صاحب امضا ‌ایجاد می‌شود، امکان جعل هویت و دستکاری اطلاعات را به حداقل ممکن می‌رسد.

 ۳. اطمینان از عدم دستکاری اطلاعات

امضای دیجیتال با استفاده از الگوریتم‌ها یک کد منحصربفرد برای محتوا ‌ایجاد می‌کند که اگر کوچکترین تغییری در محتوا‌ایجاد شود امضا نامعتبر خواهد شد.

تفاوت امضای دیجیتال و امضای الکترونیکی

امضای الکترونیکی می‌تواند شامل تصویر امضا، کلیک برای ثبت امضا یا یک‌ آیکون برای تایید یک سند باشد. امضای الکترونیکی به معنای یک مدرک هویتی نیست و هر فردی قادر است که ‌این امضا را بارگذاری کند.

اما در مقابل، امضای دیجیتال در واقع یک اثر انگشت است که توسط فناوری زیرساخت کلید عمومی ‌(KPI) و از طریق گواهی‌های دیجیتال پشتیبانی می‌شود.

در واقع می‌توان گفت که امضای دیجیتال از امضای الکترونیکی امن‌تر است چرا که تضمین‌های بهتری درباره هویت امضا کننده، اصالت و تمامیت سند امضا شده را ارائه می‌دهد.

گواهی دیجیتال چیست؟

گواهی دیجیتال نوعی اعتبارنامه الکترونیکی است که می‌تواند اصالت کاربر، دستگاه، سرور و یا وب سایت را تایید کند. ‌این گواهی از فناوری زیرساخت کلید عمومی‌ استفاده می‌کند تا ارتباطات و انتقال داده‌ها در فضای مجازی‌ ایمن باشند.

گواهی دیجیتال در واقع نوعی رمزنگاری است که نیاز به استفاده از کلید عمومی‌ و کلید خصوصی برای اعتبارسنجی کاربران دارد.

موارد استفاده امضای دیجیتال

حال که با مفهوم امضای دیجیتال آشنا شدید، لازم دیدیم تا نگاهی به کاربردهای امضای دیجیتال در جوامع بیندازیم و ببینیم آنها از امضای دیجیتال چه بهره‌هایی برده‌اند.

1- کاربرد امضای دیجیتال در دولت

دولت‌ها در بسیاری از کشورها از امضای دیجیتال برای پردازش اظهارنامه‌های مالیاتی، تایید تراکنش‌ها بین کسب و کارها و دولت، تصویب قوانین و مدیریت قراردادها استفاده می‌کنند.

2- کاربرد امضای دیجیتال در مراکز بهداشتی و درمانی

 در بخش بهداشت و درمان، از امضای دیجیتالی برای بهبود بهره وری در روندهای درمانی و اداری، تقویت امنیت داده‌ها، نسخه‌های الکترونیکی و فرآیند پذیرش بیماران در بیمارستان به کار می‌رود.

3- کاربرد امضای دیجیتال در تولید

شرکت‌های تولیدی از امضای دیجیتال برای سرعت بخشیدن به فرآیندهایی مانند طراحی محصول، کنترل کیفیت، بهبودها در تولید، بازاریابی و فروش استفاده می‌کنند. نرم افزار MRP اودو با قابلیت اتصال به امضای الکترونیکی می‌تواند در برنامه ریزی و تسریع فرایند تولید به مدیران کمک نمایند.

4- کاربرد امضای دیجیتال در شرکت‌های خدمات مالی

در بخش مالی در قراردادها، بانکداری بدون کاغذ، پردازش وام از امضای دیجیتال به منظور تسریع فرایند کاری و بالا بردن امنیت استفاده می‌شود. 

مزایای امضای دیجیتال

1. کاهش زمان مراودات و تعاملات مالی و اداری

امضای دیجیتال فرآیند زمانبر امضاهای فیزیکی، ذخیره سازی و تبادل اسناد را ساده کرده و به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا به سرعت به اسناد دسترسی پیدا کرده و آنها را امضا کنند.

 ۲. ارتقای امنیت

ویژگی‌های امنیتی از جمله رمزنگاری نامتقارن، شماره‌های شناسایی شخصی (PIN)، چک سام و بررسی افزونگی چرخه‌ای (CRC) و اعتبارسنجی ارائه دهنده خدمات (TSP) در امضای دیجیتال گنجانده شده است تا از عدم تغییر یک سند قانونی اطمینان حاصل شود.

 ۳. حفظ حریم خصوصی

حفظ حریم خصوصی مجموعه از روش‌ها و فناوری‌ها در امضای دیجیتال است که تضمین می‌کند اطلاعات شخصی امضا کننده و محتوای سند برای افراد مجاز قابل مشاهده و دسترس است.

 ۴. حذف هزینه‌های مازاد

 سازمان‌ها می‌توانند در هزینه تهیه منابع فیزیکی، زمان و فضای اداری مورد استفاده برای مدیریت و حمل و نقل اسناد فیزیکی که قبلا صرف می‌شد صرفه جویی کنند.

چگونه یک امضای دیجیتال بسازیم؟

اگر هدف شما خرید یک ERP با قابلیت‌های گسترده است که از امضای دیجیتال پشتیبانی کند، پیشنهاد ما خرید نرم افزار اودو است. چرا که ساخت امضای دیجیتال در نرم افزار اودو به سادگی‌ ایجاد یک‌ ایمیل است و شما با استفاده از ماژول امضای دیجیتال odoo، میتوانید امضای دیجیتال خودکار روی بیشتر اسناد حسابداری و غیر حسابداری بیاندازید. 

توجه کنید که نرم افزار Odoo ERP فقط به منظور ساخت امضای دیجیتال ساخته نشده است و هدف اصلی آن یکپارچه سازی و خودکارسازی فرایندهای سازمانی است. برای آشنایی بیشتر پیشنهاد می‌کنیم مقاله "نرم افزار odoo چیست" را بخوانید.

نرم افزار اودو به منظور بالا بردن کنترل کیفیت امضا از قابلیت‌های مختلفی در ثبت، پردازش و امنیت امضاهای دیجیتالی استفاده می‌کند. در ادامه مراحل ‌ایجاد امضای دیجیتال آورده شده است:

1- بارگذاری سند: فایل مورد نظر خود را در فرمت PDF بارگذاری کنید. ‌این سند می‌تواند یک قرارداد کاری، سفارش خرید یا یک توافق نامه باشد.

2- افزودن فیلدهای امضا: با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن، فیلدهای امضا را در محل مورد نظر قرار دهید. همچنین می‌توانید فیلدهایی برای تاریخ، چک باکس یا متن اضافه کنید.

3- ارسال برای امضا: ‌ایمیل گیرنده را وارد کنید و سند را برای امضا به آن شخص ارسال کنید. گیرنده لینک امضا را دریافت خواهد کرد.

4- امضا با یک کلیک: گیرنده روی لینک امضا کلیک کرده، سند را پس از بررسی به صورت دیجیتالی امضا خواهد کرد.

5- پیگیری وضعیت و ذخیره سازی: نرم افزار اودو به صورت خودکار پیگیری می‌کند که چه کسانی سند را امضا کرده اند و چه کسانی هنوز امضا نکرده‌اند. پس از تکمیل امضا، سند به صورت خودکار در اودو ذخیره می‌شود تا در ‌آینده قابل دسترس باشد.

نتیجه گیری

در دنیای امروز که سرعت و دقت نقش کلیدی در موفقیت کسب‌وکارها دارند، امضای دیجیتال به عنوان یکی از ابزارهای ضروری در فرآیندهای اداری و تجاری شناخته می‌شود. اگر هنوز نمی‌دانید دقیقاً امضای دیجیتال چیست یا چگونه می‌توان اقدام به ساخت امضای دیجیتال کرد، وقت آن رسیده که راه‌حل‌های هوشمندانه‌تری را در نظر بگیرید. استفاده از نرم‌افزار Odoo فارسی دیباگ که یکی از ماژول‌های آن به‌طور تخصصی برای امضای دیجیتال طراحی شده، این امکان را فراهم می‌کند تا فرایند امضا در کسب‌وکار شما به‌صورت کاملاً خودکار، ایمن و قابل ردیابی انجام شود. این ماژول، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، به‌طور مستقیم در بهبود بهره‌وری و تسهیل گردش کار نقش دارد. برای مدیریت هوشمند، شفاف و یکپارچه، Odoo انتخابی آینده‌نگرانه است.