مفهوم صورتحساب الکترونیکی مالیاتی + موارد مهم در آن

اتوماسیون‌سازی تراکنش‌های مالی بسیاری از مشاغل و مشتریان را متحول کرده است. اما آیا شما هنوز به سیستم سنتی خود وابسته هستید و از تغییر در سیستم کاری حاضر خود با همه چالش‌هایی که با آن دارید هراس دارید؟ باید بگوییم که سیستم‌های صورتحساب الکترونیکی مالیاتی تراکنش‌های یکپارچه را ایجاد و نظم بهتری را برای مدیریت پول نقد ارائه می‌دهند.

برای توضیح مفهوم اینکه صورتحساب الکترونیکی چیست باید بگوییم که صورتحساب الکترونیکی (eBilling) به عنوان یک راه حل یک مرحله‌ای برای ارسال و دریافت الکترونیکی است که ارسال و دریافت صورتحساب‌ها را برای مشاغل و مشتریان به صورت آنلاین آسان کرده است. همچنین، مشتریان را قادر می‌سازد تا با استفاده از کانال پرداخت دلخواه خود پرداخت‌ها را انجام دهند.

کل فرآیند صورتحساب الکترونیکی مالیاتی از ایجاد صورتحساب تا فاکتورگیری به صورت دیجیتالی صورت می‌گیرد تا امکان پرداخت همه این‌ها به صورت الکترونیکی به راحتی انجام می‌شود. 

صورتحساب الکترونیکی مالیاتی برای سازمان‌هایی که صورتحساب‌های تکراری برای مشتریان خود ارسال می‌کنند مفید است. در این راهنما ما سعی کرده‌ایم تا جزئیات کاملی از صورتحساب الکترونیکی و موارد مهم آن را به شما ارائه دهیم.

صورتحساب الکترونیکی مالیاتی چیست؟

صورتحساب الکترونیکی مالیاتی روشی برای ارسال و پرداخت قبوض به صورت الکترونیکی است. صورتحساب الکترونیکی دریافت صورتحساب را به صورت آنلاین در پورتال تأمین کننده، ایمیل یا در قالب داده‌های قابل خواندن توسط ماشین برای مشتریان آسان می‌کند.

صورتحساب الکترونیکی مالیاتی به مشتریان و کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا صورتحساب‌ها و پرداخت‌ها را به صورت دیجیتالی برای یکدیگر ارسال کنند و بینش روشنی را برای هر یک از طرفین ایجاد می‌کند.

فرآیند صورتحساب الکترونیکی سریع، کارآمد و برای مشتریان و فروشگاه‌ها ساده است، به همین دلیل، صورتحساب الکترونیکی مالیاتی برای حساب‌های پرداختنی تیم‌های مدرن مناسب‌تر است.

یک پورتال الکترونیکی صورتحساب و پرداخت‌های الکترونیکی معمولاً به پرداخت کننده اجازه می‌دهد تا به نسخه‌هایی از صورتحساب‌های الکترونیکی خود دسترسی داشته باشند و اطلاعات را مدیریت و یا به روز رسانی کنند. 

امروزه، صورتحساب الکترونیکی مالیاتی یک جزء اساسی از امور مالی شده است. صورتحساب الکترونیکی توسط هر دو بخش حساب‌های پرداختنی (AP) و حساب‌های دریافتنی (AR) برای کمک به خودکارسازی گردش کار و کاهش اتکا به فرآیندهای کاغذی استفاده می‌شود.

آیا در مورد حسابداری انبار چیزی شنیده‌اید؟ مهمترین بحث در سازمان و حسابداری!

حسابداری انبار، جادویی مالی که جلوه‌ی مخفی ذخایر فیزیکی را نمایان می‌کند. محوریت در تعیین ارزش مالی موجودی انبار، راز پشت پرده کسب و کار. برای آگاهی از این جادو حتما این مقاله را بخوانید.

همین الان بخون!!

انواع صورتحساب الکترونیکی

خوشبختانه، انواع صورتحساب الکترونیکی به مشاغل و کسب‌وکارها این امکان را داده است تا بهترین برنامه مطابق با نیازها و ترجیحات خود را انتخاب کنند و آن را مطابق با درخواست‌های خود شخصی‌سازی کنند. در این بخش، رایج ترین انواع صورتحساب‌ الکترونیکی و نحوه عملکرد آنها آمده است که عبارتند از:

1- صورتحساب ایمیل

صورتحساب ایمیلی یکی از محبوب‌ترین اشکال صورتحساب الکترونیکی است. این شامل ارسال فاکتورها و صورتحساب‌ها برای مشتریان از طریق ایمیل است که آنها می‌توانند از طریق یک درگاه پرداخت آنلاین امن یا با ارسال چک فیزیکی آن را پرداخت می‌کنند. 

این یک روش ساده و مقرون به صرفه است، اما فاقد بسیاری از ویژگی‌های پیشرفته سایر صورتحساب‌های الکترونیکی است.

2- پورتال صورتحساب آنلاین

درگاه صورتحساب آنلاین یک پلتفرم مبتنی بر وب است که به مشتریان اجازه می‌دهد که صورتحساب‌های خود را به صورت آنلاین مشاهده و پرداخت کنند. 

این نوع سیستم صورتحساب الکترونیکی معمولاً شامل قابلیت‌هایی مانند پردازش پرداخت خودکار، قالب‌های قابل تنظیم برای صورتحساب‌ها و فاکتورها و ردیابی لحظه‌ای تراکنش‌ها است. پورتال‌های صورتحساب الکترونیکی اغلب با نرم افزارهای حسابداری و مالی ادغام می‌شوند تا ثبت و گزارش‌دهی را ساده کنند.

3- صورتحساب تلفن همراه

صورتحساب موبایلی به مشتریان این امکان را می‌دهد تا با استفاده از یک دشتگاه تلفن همراه مانند تلفن هوشمند یا تبلت، صورتحساب‌های خود را مشاهده و پرداخت کنند. 

این روش به ویژه برای مشاغلی مفید است که تعداد زیادی مشتری دارند که می‌خواهند حداکثر دسترس‌پذیری را برای آنها فراهم کنند. سیستم‌های صورتحساب الکترونیکی تلفن همراه اغلب دارای قابلیت‌هایی مانند اعلان‌های فشاری و پردازش پرداخت‌های موبایلی هستند تا فرآیند را آسان‌‌تر کنند.

4- تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI)

تبادل الکترونیکی داده یا EDI یک سیستم صورتحساب الکترونیکی مالیاتی پیچیده تری است که شامل تبادل مستقیم داده‌ها در بین کسب و کارها است. با استفاده از EDI، مشاغل می‌توانند فاکتورها یا سفارشات خرید را به صورت الکترونیکی ارسال کنند و نیازی به تراکنش‌های کاغذی نداشته باشند. 

این سیستم به ویژه برای مشاغلی که حجم معاملات زیادی دارند یا نیاز به ادغام با سایر سیستم‌های الکترونیکی دارند مفید است.

الگوی صورتحساب الکترونیکی داریم؟

الگوی صورتحساب الکترونیکی به یک سند دیجیتالی اشاره دارد که به طور خاص برای ایجاد و مدیریت فاکتورها به صورت الکترونیکی طراحی شده است. 

الگوی صورتحساب الکترونیکی به عنوان یک قالب استاندارد شده برای مشاغل به منظور تولید فاکتورهای حرفه‌ای و دقیق عمل می‌کند و در حالی که فرآیند ایجاد صورتحساب را ساده می‌کند، کاغذبازی‌های دستی را نیز کاهش می‌دهد.

این ابزار قدرتمند شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا تراکنش‌های مالی خود را به صورت سریع و کارآمد پیگیری کنند و یک رکورد سیستیماتیک از فروش را حفظ کنند، که آن را به یک جزء ضروری از شیوه‌های حسابداری مدرن تبدیل می‌کند.

مزایای و معایب صدور صورتحساب الکترونیکی مالیاتی چیست؟

اجازه دهید تا مزایا و معایب صدور صورتحساب‌های الکترونیکی مالیاتی را به صورت دقیق‌تری به شما نشان دهیم. و برای بررسی بیشتر می‌توانید به جدول زیر دقت کنید:

مزایا	معایب
تراکنش بدون کاغذ است که هم برای فرستنده و هم گیرنده الکترونیکی سازگار با محیط زیست است.	بروز اختلال در سیستم صورتحساب الکترونیکی و قطعی اینترنت می‌تواند منجر به نارضایتی بسیاری از کاربران از کل سیستم و کاهش استفاده از آن شود.
صورتحساب الکترونیکی نسبت به صورتحساب سنتی کم هزینه تر است.	اکثر صورتحساب‌های آنلاین برون سپاری می‌شوند. در نتیجه صورتحساب برون سپاری شده دارای هزینه هستند.
برای امنیت بیشتر می‌توان برای صورتحساب آنلاین رمز عبور تعریف کرد.	به دلیل افزایش بدافزارها و جاسوس افزارها همیشه ترس از ایمنی و امنیت اطلاعات شخصی وجود دارد.
صورتحساب آنلاین مشتری پسند است زیرا به جای نحوه ارسال بر فرآیند تمرکز دارد.	در صورتحساب الکترونیک، حساب مشتری فوراً برای وجوهی که باید پرداخت شود کسر می‌شود. در حالی که در صورتحساب سنتی بین رسید صورتحساب و پرداخت واقعی فاصله وجود دارد.

نحوه صدور صورتحساب الکترونیکی مالیاتی

فرآیند صدور صورتحساب الکترونیکی شامل مراحل بسیاری از جمله قیمت‌گذاری و تنظیم اعتبار است که می‌تواند به صورت دستی یا از طریق اتوماسیون مبتنی بر قوانین از پیش تعیین شده انجام شود. در ادامه ما مراحل مربوط به فرآیند صورتحساب الکترونیکی را آورده‌ایم:

حساب T چیست؛ کاربرد حساب T در حسابداری

حساب T در اصل نوعی حساب برای حسابداران است که باعث آسان‌تر شدن مدیریت حسابداری دوبل می‌شود. در این مقاله همراه ما باشید تا بیشتر در این زمینه بدانیم. پس حتما این مقاله را بخوانید.

همین الان بخون!!

1- تنظیمات اعتبار

اولین مرحله در هر روش صدور صورتحساب الکترونیکی مالیاتی، تعیین سقف اعتبار و تاریخ سر رسید است. راه حل‌های صورتحساب الکترونیکی از فروش تا اعتبار برای بهینه سازی سرعت و کاهش مدیریت ریسک است.

2- قیمت گذاری

مرحله بعدی بهای تمام شده کالا یا خدمات ارائه شده را تعیین می‌کند. قیمت گذاری را می‌توان از طریق یک پایگاه داده دریافت کرد و در صورت نیاز از طریق یک راه حل صورتحساب مانند ماژول حسابداری اودو بر روی حساب‌ها یا مخاطبین اعمال کرد.  

3- تولید قبض

صورتحساب الکترونیک، داده‌هایی که از سیستم‌های ERP یا ماژول حسابداری اودو تولید می‌شوند را دریافت و سپس آنها را در قالب یک صورتحساب مناسب برای هر گیرنده به صورت فایل PDF یا EDI ارسال می‌کنند. این فرآیند توسط ماژول حسابداری اودو به صورت خودکار و سریعتر از ایجاد صورتحساب دستی سنتی انجام می‌پذیرد.

4- تحویل قبض

تحویل صورتحساب الکترونیکی از طریق ماژول حسابداری اودو می‌تواند از طریق ایمیل، پورتال، انتقال مستقیم فایل یا انتقال مستقیم داده انجام شود و حتی می‌توان برای آن برنامه زمانی تعریف کرد تا به صورت خودکار انجام شود.

برای اعلان صورتحساب‌های الکترونیک در ماژول حسابداری اودو می‌توانید تنظیمات مربوط به پیامک، ایمیل، رسانه‌های اجتماعی یا روش‌های دیگر را انجام دهید تا به گیرندگان اطلاع دهید که صورتحساب الکترونیک آنها از طریق یک دروازه امن قابل دسترس است.

5- یادآوری

اگر مشکوک باشید که مشتری صورتحساب را در مدت معینی باز نکرده است و یا پرداخت را انجام نداده، می‌توانید برای یادآوری و تشویق یک یادآور خودکار ارسال کنید.

6- پردازش پرداخت

از جمله مزیت‌های صورتحساب الکترونیکی مالیاتی نسبت به صورتحساب کاغذی این است که برای مشتریان می‌توان لینکی برای کلیک و پرداخت آنلاین از طریق کارت اعتباری یا واریز مستقیم ارائه داد.

7- پیگیری و گزارش

خوشبختانه، ماژول حسابداری اودو در پیگیری و گزارش در مورد تحویل، دریافت و حصول اطمینان از اینکه مشتری صورتحساب‌های الکترونیک را خوانده یا بررسی کرده، در پیگیری پرداخت‌های معوقه و حفظ جریان نقدی سالم همواره پیشرو بوده است.

خودکارسازی فرآیند صورتحساب الکترونیکی با اودو

بسته به کسب و کار شما و برنامه‌ای که استفاده می‌کنید، روش‌های مختلفی برای خودکارسازی ایجاد صورتحساب الکترونیکی در نرم‌افزار اودو وجود دارد. معمولاً صورتحساب‌ها توسط سیستم ایجاد می‌شوند و حسابدار فقط باید پیش نویس فاکتورها را تأیید و فاکتورها را به صورت دسته‌ای ارسال کند.

در اغلب شرکت‌ها، فروشندگان مظنه‌هایی را ایجاد می‌کنند که پس از تأیید اعتبار، به سفارش فروش تبدیل می‌شوند. سپس، پیش نویس فاکتورها براساس سفارش فروش ایجاد می‌شود. برای انجام این کار گزینه‌های مختلفی در ماژول حسابداری اودو قرار داده شده است مانند:

•  فاکتور به صورت دستی
•  فاکتور قبل از تحویل
•   فاکتور براساس سفارش تحویل

فاکتور قبل از تحویل توسط برنامه تجارت الکترونیک زمانی استفاده می‌شود که مشتری سفارش را پرداخت می‌کند و سپس ما محصول را تحویل می‌دهیم. برای اکثر موارد توصیه می‌شود که از فاکتور به صورت دستی استفاده کنید.

مزیت استفاده از اودو برای فرآیند صورتحساب

ماژول حسابداری اودو به شما این امکان را می‌دهد که فاکتورها را براساس قوانین از پیش تعیین شده به صورت خودکار ایجاد کنید. با استفاده از ماژول حسابداری اودو شما می‌توانید صورتحساب‌های تکراری تنظیم کنید، سفارشات فروش را خودکارسازی کنید و یادآورهایی را برای فاکتورها برنامه‌ریزی کنید.

همچنین، شما می‌توانید چندین فاکتور یا قبض فروشنده را گروه بندی کنید و آنها را به عنوان یک پرداخت پردازش کنید. جالب تر اینکه با استفاده از پیکربندی هوش مصنوعی اودو می‌توانید صورتحساب‌های الکترونیک را به طور خودکار براساس اسناد کاغذی اسکن شده یا فایل PDF تولید کنید. این امر ورود دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد و احتمال خطا در جزئیات فاکتور از جمله مقادیر، قیمت‌ها و مالیات را به حداقل می‌رساند.

در کنار رشد خود، بهتر است بدانید...

خیلی از کارها از توان شما خارج است. پیشنهاد می‌کنیم قابلیت‌های نرم‌افزار اودو را یاد بگیرید:

همین الان کلیک کن