حساب T چیست؛ کاربرد حساب T در حسابداری

حسابداری فرآیندی است که طی آن تراکنش‌های مالی یک شرکت ثبت و سازماندهی می‌شود. دو نوع اساسی حسابداری وجود دارد: 

• حسابداری یک طرفه 
•  حسابداری دوطرفه یا دوبل

حسابداری تک ورودی  یا یک طرفه ساده‌ترین شکل حسابداری است که در آن برای هر معامله معمولا در یک دفتر نقدی یک ثبت انجام می‌شود.

حسابداری دوبل بر این اصل استوار است که هر تراکنش حداقل بر دو حساب تأثیر می‌گذارد. معاملات به عنوان بدهی و اعتبار ثبت می‌شوند. در این سیستم، مجموع اعتبارات باید همیشه برابر با کل بدهی‌ها باشد. 

این یک شکل قوی‌تر از حسابداری است که هر معامله را دوبار بررسی می‌کند و زمینه را برای جنبه‌های مختلف معاملات تجاری مانند: خرید و فروش اعتباری باز می‌کند. حساب T در اصل نوعی حساب برای حسابداران است که باعث آسان‌تر شدن مدیریت حسابداری دوبل می‌شود. در این مقاله همراه ما باشید تا بیشتر در این زمینه بدانیم. 

حساب T چیست؟

یک حساب T نمایش بصری حساب کل به شکل الفبای T است. یک T بزرگ روی صفحه کشیده شده است. نام حساب بالای T نوشته شده است. سمت چپ T همیشه برای ثبت تراکنش های بدهکار استفاده می شود در حالی که سمت راست تراکنش های اعتباری را ثبت می‌کند. 

بدهی ها و اعتبارات با خط عمودی T از هم جدا می‌شوند. این امر ردیابی بدهی‌ها و اعتبارات یا به عبارت دیگر اضافه و تفریق هر حساب را از نظر بصری آسان تر می کند. وقتی که این تقسیم‌بندی در این حساب انجام شود، حساب T به 4 بخش تقسیم می‌شود:

• عنوان حساب: شامل یکی از اقلام تشکیل دهنده دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه
• سمت راست حساب: اصطلاحاً در حسابداری، آن را بدهکار می‌نامند.
• سمت چپ حساب: اصطلاحاً در حسابداری، آن را بستانکار می‌نامند.
• مانده حساب: از تفاضل جمع ستون بدهکار و بستانکار به دست می‌آید.

برای حساب‌های دارایی، سمت بدهکار (چپ) همیشه نشان‌دهنده افزایش حساب و سمت اعتبار (راست) نشان‌دهنده کاهش حساب است. نمونه هایی از حساب‌های دارایی عبارتند از: وجه نقد، موجودی کالا و حساب‌های دریافتنی. برای حساب‌های بدهی و حقوق صاحبان سهام، بدهی‌ها نشان دهنده کاهش حساب و اعتبار نشان دهنده افزایش حساب هستند. 

باتوجه به این موارد گفته شده، برای اینکه این معامله درست شود، باید مفهوم بدهکار و بستانکار در حسابداری مشخص شود؛ به همین منظور انواع حساب های پرداختنی به 5 دسته مختلف تقسیم می‌شوند:

• حساب‌های دارایی
• حساب سرمایه
• حساب‌های بدهی
• حساب‌های درآمد یا عایدی
• حساب‌های هزینه یا ضرر

چرا حسابداران از حساب های T استفاده می کنند؟

حساب های T مدیریت یک سیستم حسابداری دوبل را آسان‌تر می‌کند. آنها به ثبت هر تراکنش با ورودی مربوطه آن در یک حساب مختلف کمک می‌کنند. این به معنای واقعی کلمه این است که یک ورودی دوبل، یعنی دو جنبه برای هر تراکنش در سیستم وجود دارد. 

بنابراین، مجموع بدهی‌ها باید همیشه کل اعتبارات را متعادل کند تا حساب ها متعادل شود. اگر تفاوتی وجود داشته باشد به این معنی است که خطا صورت گرفته است.

داشتن ساختار ساده حساب T باعث می‌شود شخصی که تراکنش را ثبت می‌کند، دو مورد متناظر را در دفاتر ثبت کند. درک اطلاعات ضبط شده را در یک نگاه آسان تر می کند. 

این سیستم توسط حسابداران یا CPA ها (حسابداران رسمی) استفاده می‌شود و برای تمام مشاغلی که از حسابداری دوبار استفاده می‌کنند استفاده از ساختار حساب T در دفتر کل خود روش خوبی است.

استفاده از حساب T چه مزایایی دارد؟

مزایای سیستم حساب T عبارتند از:

• سوابق حساب های شخصی و غیرشخصی را حفظ می‌کند.
• تشخیص خطاها و به حداقل رساندن تقلب‌ در این روش حسابداری ها آسان است.
• مشاهده ترازهای معوق آسان است.
• به راحتی می‌توان وضعیت مالی کسب و کار را برای یک دوره زمانی مشاهده کرد و آن را با دوره زمانی دیگر مقایسه کرد.
• تعیین مالیات بر اساس درآمد خالص کسب و کار آسان است.
• مشاهده موقعیت مالی کسب و کار و تصمیم گیری مناسب آسان است.

مشکلات استفاده از حساب T چیست؟

بیشتر مشکلات مربوط به حساب‌های T با خطاهایی از طرف شخصی که تراکنش را ثبت می‌کند، رخ می‌دهد. برخی ممکن است عددی باشند در حالی که برخی دیگر خطاهای اصلی حسابداری هستند.

1- خطاهای اصولی

این زمانی اتفاق می افتد که اصول اولیه حسابداری دوبل و حسابدرای T به درستی رعایت نشود. این می‌تواند یک خطای ساده ستون نادرست یا یک خطای اصل حسابداری باشد. 

هنگامی که چیزی برای شرکت خریداری می‌شود، می‌توان آن را به عنوان هزینه یا به عنوان هزینه سرمایه طبقه بندی کرد. دسته بندی صحیح به تشخیص حسابدار است که درج را انجام می‌دهد. این معمولاً فقط در طول حسابرسی و نه توسط سیستم حساب T شناسایی می‌شود زیرا روی مانده دفاتر تأثیری ندارد. این موضوع می‌تواند باعث گزارش‌ها و اظهارات نادرست در مورد امور مالی شود.

2- خطای ضبط

دو نوع خطای ضبط وجود دارد. یکی زمانی است که حسابدار کلا فراموش می کند برای معامله ای ثبت کند و آن را در دفاتر ثبت نمی‌کند. چنین خطایی در سیستمه‌ای حساب T نشان داده نمی‌شود؛ زیرا بر نحوه موجودی دفاتر تأثیر نمی گذارد. 

خطای دیگر ثبت نادرست تراکنش در سمت اشتباه T یا تایپ اشتباه اعداد است. اگر حسابدار پس از هر بار ورود، دفاتر را بررسی کند، این موضوع به راحتی قابل اصلاح است.

3- طبقه بندی معاملات به شکل نامحسوس

این مورد یک خطای رایج حسابداری است. به عنوان مثال، یک شرکت مقداری نیروی کار موقت اضافی را برای یک دوره شلوغ در کارخانه خود استخدام می‌کند. بخش حسابداری بعدا آن پرداخت‌های نیروی کار را به‌جای «هزینه‌های موجودی» (که باید هزینه‌های نیروی کار کارخانه به آنجا برود) تحت «هزینه‌های عملیاتی» فهرست‌بندی می‌کند. 

اگر هزینه های نیروی کار همچنان بدهکار و به طور کامل بستانکار باشد، در این صورت تشخیص این نوع اشتباه نیز می‌تواند دشوار باشد. با این حال، اگر حسابرسی انجام شود، به احتمال زیاد دستگیر خواهد شد.

4- وقت گیر و پرهزینه بودن این حساب

نگهداری دستی یک سیستم حساب T زمان بر و پرهزینه است. فقط برای ورود داده‌ها نیاز به نیروی انسانی اختصاصی دارد. با این حال، این یک سیستم حسابداری اجباری است که توسط دولت‌ها و موسسات مالی باید استفاده شود.

 با این حال، استفاده از راه‌حل های نرم افزار حسابداری مانند: نرم افزار مالی اودو برای پیاده سازی حسابداری T در یک تجارت بسیار آسان، کارآمد و مقرون به صرفه است. شما به کمک نرم افزار مالی اودو می‌توانید تمامی فرآیندهای مربوط به حسابداری در حساب T را به شکل یکپارچه و منظم انجام دهید. 

حتی با وجود معایب ذکر شده در بالا، یک سیستم حسابداری دوبل برای اکثر مشاغل ضروری است. این به این دلیل است که انواع اسناد مالی که هم کسب‌وکارها و هم دولت‌ها نیاز دارند، بدون جزئیاتی که یک سیستم ورود دوگانه ارائه می‌کند، ایجاد نمی‌شوند. 

این اسناد امکان مقایسه مالی با سال های گذشته را فراهم می‌کند، به یک شرکت کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را بهتر مدیریت کند و به آن امکان می‌دهد برای آینده استراتژی داشته باشد.

چرا سیستم‌های یک طرفه نمی‌توانند از حساب‌های T استفاده کنند؟

حسابداری تک ورودی نمی‌تواند از حسابداری T استفاده کند؛ صرفا به این دلیل که سیستم بین بدهی و اعتبار تفاوت قائل نمی‌شود. سیستم حساب T بر اساس اصل طبقه بندی هر تراکنش به عنوان بدهی و اعتبار به دفاتر یا دفاتر مختلف است. 

در واقع حساب T یا T Accounts به کسب و کارهایی که از دو ورودی استفاده می‌کنند اجازه می‌دهد تا به راحتی بین آن بدهی‌ها و اعتبارات تمایز قائل شوند.

سخن پایانی

حساب T یک نوع حساب از حسابداری است به صورت بصری ورودی‌های بدهی و اعتباری را برای انواع مختلف حساب ها نشان می‌دهد. هر حساب T دارای سه عنصر اصلی است: 

• نام حساب در بالای T
•  یک ورودی بدهی در سمت چپ 
•  یک ورودی اعتباری در سمت راست

همان‎طور که در این مقاله گفته شد، استفاده از حسابداری دوبل می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد و حساب T در اصل یکی از حساب‌های این نوع حسابداری محسوب می‌شود. با مقایسه، هزینه، دارایی و بدهی‌ها در این نوع سیستم حسابداری می‌توان برنامه مالی آینده را تنظیم کرد. 

امروزه نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته‌ای وجود دارند که به کمک آن‌ها می‌توان مشکلات مربوط به مدیریت حسابداری دوبل را برطرف کرد. یکی از این نرم افزارها، نرم افزار مالی اودو است. این نرم افزار با امکانات و قابلیت‌های ویژه‌ای که دارد، برای بسیاری از سازمان و شرکت‌های مطرح قابل استفاده است.

اگر سوالی در مورد این نرم افزار، کاربرد و... داشته باشید، کارشناسان دیباگ راهنمایی‌های لازم را در این زمینه در اختیار شما قرار می‌دهند. برای این کار کافیست با شماره موجود در سایت با ما تماس بگیرید.