مزایا و اصول برقرای ارتباط موثر در محیط کار

ارتباط موثر در محیط کار نقش اساسی در موفقیت یک سازمان دارد. مهارت‌ ارتباطی در محیط کار مهم است زیرا به ساده کردن فرآیند ارتباط بین کارکنان کمک می‌کند. هنگام انتقال یک پیام به افراد دیگر، مهم است که کارمندان در نیت خود روشن باشند تا اطمینان حاصل شود که پیام مورد نظرشان اشتباه تعبیر نمی‌شود و درگیری ایجاد نمی‌کند. ارتباط موثر در محل کار مزایای متعددی دارد. برقراری ارتباط موثر در یک سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا روابط را تقویت کنند. همچنین به کاهش اشتباهاتی که منجر به افزایش بهره وری می‌شود، کمک می‌کند. مهارت‌های ارتباطی خوب همچنین باعث ایجاد روابط قوی با مشتری می‌شود که نه تنها به جذب مشتریان جدید بلکه به حفظ آنها نیز کمک می‌کند.

اهمیت ارتباط موثر در محیط کار

ارتباط موثر یک عنصر کلیدی برای ارتباط تیمی در محل کار است. تیم به گروهی از افراد گفته می‌شود که برای رسیدن به یک هدف به طور مستقل با یکدیگر همکاری می‌کنند. برای اینکه یک تیم با هم به طور موفقیت آمیزی کار کند، ارتباطات درون آن باید درخشان باشد. تیم‌ها می‌توانند از طریق چندین کانال مانند ارتباط حضوری، تلفنی، ایمیل، نامه نگاری و ویدیویی ارتباط برقرار کنند، بنابراین مهم است که کانال ارتباطی مناسب را انتخاب کنید و اطلاعات را به روشی واضح که به راحتی قابل درک باشد، منتقل کنید.

نحوه برقراری ارتباط موثر در محیط کار

برای اینکه در محیط کار ارتباط مؤثر برقرار شود، پیام‌ها و مفاهیم باید به روشی ساده و کوتاه منتقل شود. یکی از راه‌های اصلی برای بهبود کارایی ارتباط این است که پیام‌ها و دستورات به شیوه‌ای ساده گفته شوند به طوری که مخاطب بتواند بدون کمک گرفتن از دیگر منابع آن را درک کند. چندین استراتژی کلیدی وجود دارد که می‌تواند ارتباط موثر را بهبود بخشد. برخی از اصول برقراری ارتباط موثر عبارتند از:

• پیام‌ها را دسته بندی کنید: در برخی مواقع ارتباطات می‌توانند ماهیت حساسی داشته باشند. هنگام انتقال پیام، مهم است که در انتخاب کلمات توجه لازم را داشته باشید تا مطمئن شوید که به هیچ عنوان به طرف مقابل اتهام نمی‌زنید و او را تهدید یا حساس نمی‌کنید.
• مراقب تفاوت میزان دانش باشید: هنگام بحث درباره اطلاعات، باید به شکاف دانشی که ممکن است هنگام انتقال اطلاعات رخ دهد توجه کنید. نمی‌توان به طور خودکار فرض کرد که همه افراد اصطلاحات یا مفاهیم مورد استفاده در بحث را درک می‌کنند.
• انتقاد سازنده را بپذیرید: یکی از مهارت های برقراری ارتباط موثر با همکاران این است که پذیرای هر نوع بازخوردی باشید و انتقاد سازنده را پذیرا باشید. به نحوی پیام خود را بازگو کنید که مخاطب بتواند آن را درک کند.

بیشتر بخوانید...

هویت بصری چیست؟

کاربرد استراتژی اقیانوس آبی چیست؟

8 مزیت ارتباط موثر

مزایای متعددی برای ارتباط مؤثر وجود دارد که باید در نظر گرفته شود، اما در اینجا مزایای ارتباط موثر که به افزایش موفقیت در محیط کار کمک می‌کند، را گردآوری کرده‌ایم.

1.     اعتماد را افزایش می‌دهد: زمانی که رهبران استانداردهایی را برای ارتباطات در سراسر شرکت تعیین می‌کنند، اعضای تیم بهتر می‌توانند رشد کنند. استانداردهای روابط مؤثر در محیط کار می‌تواند همکاری، کار گروهی و اعتماد را افزایش دهد. یک محیط کاری قابل اعتماد زمانی شکل می‌گیرد که همکاران آشکارا ارتباط برقرار کنند.

2.     وفاداری اعضای تیم را افزایش می‌دهد: هنگامی که رهبران کسب و کار به جای نظارت از راه دور، با اعضای تیم به طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کنند، اعضای تیم احساس قدردانی و ارزش می‌کنند. این احساس معمولاً منجر به رضایت شغلی بالاتر و افزایش وفاداری می‌شود.

3.     تعامل اعضای تیم را افزایش می‌دهد: برخی از شرکت‌ها از استراتژی‌های منحصربه‌فردی برای افزایش تعامل اعضای تیم استفاده می‌کنند، اما اغلب شرکت‌ها اصول ارتباطات باز و روزمره را نادیده می‌گیرند. یک کسب‌وکار ممکن است از ترفندها و استراتژی‌های زیادی استفاده کند اما این استراتژی‌ها احتمالاً بدون اطمینان از حفظ خط ارتباطی موجود با اعضای تیم، شکست خواهند خورد.

4.     کار تیمی را بهبود می‌بخشد: ارتباطات خوب ستون فقرات پیوندهای قوی تیمی است. رهبران باید فرهنگ ارتباط مؤثر، واضح، مستقیم، به موقع و محبت آمیز را برای تقویت همکاری و روابط با همکاران الگوبرداری و ترویج کنند.

5.     بهره وری را بهبود می‌بخشد: مشارکت اعضای تیم با درک کامل از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود معمولاً سازنده‌تر است. در صورتی که در بین تیم‌هایی که مشارکت وجود ندارد این طور نیست. اعضای تیم که نقش خود را به طور کامل درک نمی‌کنند اغلب ناامید می‌شوند یا از توانایی‌های خود مطمئن نیستند. در صورتی که اطلاعات به آسانی در دسترس باشد و به طور موثر ارائه شود، اعضای تیم می‌توانند مسئولیت‌های خود را با کارایی بیشتری انجام دهند.

6.     ارتباطات سبب نوآوری می‌شود: ارتباط موثر باعث افزایش همکاری می‌شود. وقتی اعضای تیم می‌توانند آزادانه ایده‌ها را با همکاران و مدیران به اشتراک بگذارند، نوآوری شکوفا می‌شود.

7.     مسائل و مشکلات حل می‌شود: تیم‌ها معمولاً می‌توانند مسائل داخلی را با ارتباط خوب حل کنند. با ارتباط مؤثر بین همکاران گوش دادن فعالانه، متفکرانه و پاسخ‌های محترمانه و حرفه‌ای ترویج می‌شود. تبدیل بحث‌های بالقوه به گفتگوهای سازنده و مؤثر می‌تواند به موفقیت یک تیم کمک کند.

8.     روابط بهتری با مشتری ایجاد می‌کند: ارتباط موثر و مثبت می‌تواند مسری باشد و زمانی که یک شرکت ارتباطات خوبی را بین تیم‌های خود داشته باشد، این عادت خوب اغلب به تعامل موفق با مشتریان تبدیل می‌شود. مشتریان از ارتباطات باز و شفاف بین دو طرف قدردانی می‌کنند و این موضوع به ایجاد اعتماد مصرف کنندگان کمک می‌کند.

چگونه ارتباطات محل کار را موثرتر کنیم؟

در دنیای دیجیتال امروزی، کسب‌وکارها بسیار پویا هستند و فناوری دائماً در حال تغییر است. هم مدیران و هم اعضای تیم ممکن است از همه وسایل ارتباطی در دسترسشان در همه مواقع مطلع نباشند. آنها ممکن است به طور غیر ضروری زمان کاری ارزشمند را برای تحقیق و شناسایی روش‌های ارتباطی که قبلاً در سراسر شرکت اجرا شده و در دسترس هستند، هدر دهند. به همین دلیل بهتر است کسب و کارها با ایجاد و به اشتراک گذاری یک برنامه ارتباط داخلی که لیستی از وسایل ارتباطی موجود را در اختیار همکاران قرار می‌دهد و راهنمایی در مورد نحوه استفاده از آنها با این کاهش زمان مبارزه کنند.

موانع ارتباطی در محیط کار

پیام نامشخص

دلیل شماره یک اختلال در ارتباطات در محیط کار، پیام‌های نامشخص است. ارتباط موثر با استفاده از زبانی روشن و ساده شروع می‌شود. استفاده از جملات طولانی، کلمات پیچیده و صدای منفعل می‌تواند منجر به سردرگمی و ابهام در بین کارکنان شود.

بیشتر بخوانید...

مراحل و نحوه راه‌اندازی استارت‌آپ در ایران

اهداف عارضه‌یابی سازمان چیست؟

تفاوت زبان و فرهنگ

امروزه شرکت‌ها متنوع تر از همیشه هستند. کارمندان یک شرکت می‌توانند از فرهنگ‌های مختلف باشند و به گویش‌های مختلفی صحبت کنند. کارفرمایان باید مطمئن شوند که همه کارمندان به گونه‌ای ارتباط برقرار می‌کنند که همه قادر باشند آنها را درک کنند. ممکن است کارمندان از اصطلاحات یا مثال‌های خاصی استفاده کنند که برای همه افراد به راحتی قابل درک نباشد.

سبک‌های ارتباطی مختلف

سبک‌های ارتباطی مختلف در کسب‌وکار می‌تواند همسو کردن کارمندان با اهداف شرکت را چالش‌برانگیز کند. چهار سبک ارتباطی در تجارت وجود دارد. تحلیلی، شهودی، کاربردی و شخصی. درک تفاوت‌های بین آنها به شما کمک می‌کند تا ارتباطات را در شرکت خود تنظیم و هماهنگ کنید.

موقعیت فیزیکی

بسیاری از شرکت‌ها سیاست کار از راه دور را انتخاب کرده‌اند. این به دلیل افزایش بهره وری، تعادل بهتر کار و زندگی برای کارکنان در میان عوامل دیگر است. اما برای اینکه سیاست کار از خانه موثر باشد، شرکت‌ها باید مطمئن شوند که تیم‌هایشان برای موفقیت ارتباط مؤثری دارند. اگر آنها به تجهیزات مناسب دسترسی نداشته باشند یا برای استفاده از فناوری مورد نیاز آموزش ندیده باشند، ممکن است انجام مسئولیت‌هایشان ممکن نباشد.

مهارت‌های ارتباطی

کارمندان مجبور هستند مهارت‌های جدید زیادی را در حین دورکاری در خانه بیاموزند. بهبود مهارت‌های ارتباطی تنها یکی از آنهاست. افراد مختلف سطوح مختلفی از مهارت‌های ارتباطی را دارند. برخی ارتباط نوشتاری و برخی دیگر شفاهی را ترجیح می‌دهند. این موضوع می‌تواند موانع ارتباطی ایجاد کند که باعث ناامیدی در بین کارکنان می‌شود.

اضافه بار اطلاعات

اگر سازمانی به طور مکرر اطلاعات زیادی را به کارکنان بدهد، کارکنان ممکن است از خستگی ارتباطی رنج ببرند. پیام‌های حیاتی می‌توانند در حجم بیش از حد اطلاعات گم شوند و کارمندان به طور کامل به پیام‌ها توجه نکنند.

هزینه موانع ارتباطی در محل کار چقدر است؟

در یک سطح اساسی، موانع ارتباطی در محل کار برای سازمان‌ها هزینه زیادی دارد. دیوید گراس در کتاب هزینه ارتباطات ضعیف گزارش می‌دهد که سازمان‌های بزرگ سالانه 62.4 میلیون دلار در نتیجه ارتباطات ضعیف از دست می‌دهند.

البته تنها سازمان‌های بزرگ نیستند که تحت تأثیر ارتباطات ضعیف قرار می گیرند. دبرا همیلتون در مقاله‌ای به نام ده اشتباه بزرگ ایمیلی که برای شرکت‌ها هزینه ایجاد می‌کند، فاش کرد که ارتباطات نادرست می‌تواند برای شرکت‌های کوچک حدود 420000 دلار در سال هزینه داشته باشد. البته، این فقط هزینه‌های نهایی است. ما همچنین باید در نظر بگیریم که ارتباطات ضعیف چگونه بر تعامل کارکنان و تجربه مشتری تأثیر می‌گذارد. حفظ کارکنان و مشتریان وفادار به طور فزاینده‌ای دشوار است و ممکن است از دست دادن آنها هزینه‌بر باشد.

بنابراین چگونه سازمان‌ها می‌توانند از موانع ارتباطی در محل کار اجتناب کنند؟ آنها باید یک استراتژی ارتباطی درست ایجاد کنند که کارمندانشان را متحد کند، مشتریانشان را خوشحال کند و پیام‌های شفاف و مؤثری داشته باشد.

سخن آخر

مهارت‌ ارتباطی در محیط کار با تغییرات اخیر در فناوری پیشرفت قابل توجهی داشته است که منجر به استانداردهای جدیدی در تعاملات محل کار شده است. این پیشرفت‌ها منجر به راه‌های جدیدی برای تقویت ارتباطات شده است. ارتباط موثر بسیار مهم است زیرا ارتباطات بخشی از زندگی کاری روزمره است و مهم است که اهمیت و تاثیر آن بر روابط بین اعضای تیم و بین شرکت‌ها و مشتریانشان را بشناسیم.

برای دریافت مشاوره مدیریت کسب کار و شروع به درک مزایای ارتباط موثر، هر زمان که خواستید می‌توانید با ما تماس بگیرید. تیم مشاوره مدیریت سازمان "دیباگ" می‌تواندبه شما کمک نماید تا بتوانید سازمان و کارکنان خود را مدیریت کنید. برای مشاوره برای راه اندازی کسب و کار یا مشاوره برای راه اندازی کسب و کار اینترنتی با ما لینک صفحه مربوط به این خدمت از سایت دیباگ بیاید.