اصول و اهمیت بایگانی اسناد در سازمان 💾 + نحوه بایگانی الکترونیکی مدارک و اسناد

در عصر دیجیتالی، کسب‌وکارها داده‌های مالی گسترده‌ای را جمع آوری می‌کنند که اغلب در دفتر کل ذخیره می‌شوند. با گذشت زمان ممکن است این دفاتر به هم ریخته شوند و مدیریت آنها دشوار باشد و در عملکرد مشکلاتی را به وجود بیاورد. 

در این مقاله، قصد داریم تا به بهترین شیوه‌های بایگانی در حسابداری بپردازیم. در انتها، نحوه بایگانی اسناد در اودو را نیز به شما معرفی می‌کنیم تا بتوانید با اطلاع از روشهای نوین بایگانی اسناد در جهت تسهیل فرآیندهای بایگانی خود استفاده کنید.

تعریف و هدف بایگانی اسناد حسابداری

بایگانی در حسابداری به دور کردن اسناد غیرقابل دسترسی در فضای ذخیره سازی ایمن برای مدت طولانی اشاره دارد، در حالی که فضای ذخیره سازی را برای اطلاعاتی که به طور منظم مورد استفاده قرار می‌گیرند آزاد می‌کند. 

بایگانی اسناد کاغذی در حالی که در زمان جستجوی دستی صرفه جویی می‌کنید، می‌توانید به راحتی اطلاعات را در صورت نیاز بازیابی کنید.

ذخیره سازی اسناد برای دوره‌های طولانی ضروری است، چرا که آنها یک سابقه تاریخی ارزشمند را ارائه می‌دهند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا:

• بتوانند عملکرد گذشته را تجزیه و تحلیل کنند،
• روندها را شناسایی،
• و در نهایت تصمیماتی آگاهانه براساس داده‌های تاریخی بگیرند.

همچنین، بایگانی اسناد حسابداری به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا برای شرایط پیش بینی نشده مانند اختلافات، تحقیقات یا پرس و جوها همواره آماده باشند.

اهمیت بایگانی اسناد در حسابداری

در ادامه به مواردی اشاره خواهیم کرد که اهمیت بایگانی اسناد در حسابداری را بیشتر برای ما روشن می‌سازد. این موارد عبارتند از:

1- داده‌ها به خوبی سازماندهی می‌شوند، بنابراین یافتن اسناد مناسب در صورت نیاز آسان‌تر است.

2- سوابق به راحتی قابل بررسی و بازیابی خواهند بود.

3- امنیت را بهبود می‌بخشد.

4- باعث صرفه جویی در فضای کاری می‌شود.

5-  از نابود شدن داده‌ها جلوگیری می‌کند.

نرم‌افزار حسابداری به جای حساب‌های سنتی و دفتری

از کارایی بالاتر تا افزایش بهره‌وری. کاوش در تحول از حسابداری سنتی به دیجیتال و تأثیرات مثبت آن بر عملکرد سازمانی که نباید آن را از دست دهید!

همین الان بخوانید!

انواع روش‌های بایگانی اسناد در سازمان

در ادامه ما سعی کرده‌ایم تا انواع بایگانی که توسط شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد را به شما معرفی کنیم. این روش‌ها عبارتند از:

1- ذخیره سازی سنتی: این روش شامل ذخیره سازی فایل و پوشه‌های فیزیکی در قفسه‌ها است. 

در حالی که بایگانی اسناد کاغذی، قدیمی‌ترین روش بایگانی در حسابداری محسوب می‌شود هنوز هم به طور گسترده‌ای توسط شرکت‌های حسابداری استفاده می‌شود. هر چند این روش بایگانی زمانبر است و نیاز به فضای ذخیره سازی کافی دارد.

از جمله خطراتی که ذخیره سازی سنتی به همراه دارد خطر آسیب یا از بین روفتن فایل‌ها در برابر آتش‌سوزی، سرقت یا بلایای طبیعی است.

2- ذخیره سازی دیجیتال: یکی از روشهای نوین بایگانی اسناد، ذخیره سازی دیجیتال است. ذخیره سازی دیجیتال به طور افزاینده‌ای در بین شرکت‌های حسابداری محبوبیت یافته است. این فرآیند شامل تبدیل فایل‌های فیزیکی به فرمت‌های دیجیتال است که می‌تواند در رایانه یا در یک سیستم مبتنی بر ابر ذخیره شود.

حافظه دیجیتال کارآمدتر و ایمن‌تر از ذخیره سازی سنتی است، زیرا نیاز به فضای فیزیکی را از بین می‌برد و خطر آسیب یا از بین رفتن اسناد را نیز کاهش می‌دهد.

3- اسکن ذخیره سازی براساس تقاضا: این روش ترکیبی از روش‌های بایگانی سنتی و دیجیتال است. این روش شامل اسکن فایل‌های فیزیکی و ذخیره آنها در قالب دیجیتال است.

این روش، شامل ذخیره تمام فایل‌ها به صورت دیجیتال است که در آن فقط فایل‌های ضروری اسکن و به صورت دیجیتالی ذخیره می‌شوند. فایل‌های باقیمانده در قفسه‌ها به صورت فیزیکی ذخیره می‌شوند.

اصول بایگانی الکترونیکی اسناد در حسابداری

بعد از اینکه روش بایگانی مورد نظر خود را انتخاب کردید، آشنایی با اصول بایگانی موثر اسناد و مدارك بسیار حائز اهمیت است. 

در اینجا، اصول شناخته شده برای مدیریت بهتر فایل‌های بایگانی آورده شده است:

1- سرمایه گذاری بر روی سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد(DMS) نرم افزاری است که به شرکت‌های حسابداری اجازه می‌دهد تا فایل‌های خود را به صورت دیجیتالی ذخیره و مدیریت کنند. 

یک DMS برای شرکت‌های حسابداری که ذخیره سازی دیجیتال یا اسکن براساس تقاضا را انتخاب می‌کنند ضروری است. چرا که این نوع برنامه‌ها از اکثر فرآیندها مراقبت می‌کنند و در عین حال اقدامات امنیتی را نیز برای آنها ارائه می‌دهند. 

ماژول حسابداری اودو یک مکان متمرکز را برای ذخیره فایل‌ها و دسترسی آسان به آنها فراهم آورده است و به چندین کاربر اجازه می‌دهد تا به طور همزمان بتوانند به فایل‌ها دسترسی داشته باشند. 

ماژول اسناد اودو

مزیت بایگانی الکترونیکی در اسناد اودو این است که این اطلاعات به دلیل قرار داشتن در فضای ابری هیچگاه پاک نشده و از هر مکانی می‌توانید به این مدارک دسترسی داشته و یا آن‌ها را با ماژول امضای الکترونیکی اودو، سریعا و بی دردسر امضای دیجیتالی کنید. برای دریافت اطلاعات بیشتر روی دکمه زیر کلیک کنید:

همین الان کلیک کنید!

2- تنظیم پروتکل‌های بایگانی

اثربخشی یک سیستم مدیریت محتوا به شدت به فرآیندی بستگی دارد که برای مرتب سازی و سازماندهی کارآمد پروندها انجام می‌شود. بدون اتخاذ پروتکل‌های مناسب، بایگانی کردن هر یادداشت یا سند معیوب می‌تواند در عرض چند ماه سیستم را با مشکل مواجه کند. 

پروتکل بایگانی ابزاری حیاتی برای تشریح روند بایگانی فایل‌ها از زمان ایجاد تا از بین بردن آنها است. 

3- اطمینان حاصل کنید که سیستم برای همه قابل دسترس است

در روش‌های نوین بایگانی اسناد و با افزایش کار از راه دور، انتخاب سیستمی‌که از هر جا و در هر زمانی قابل دسترس باشد ضروری است. آشنایی با نحوه بایگانی اسناد در اودو می‌تواند تا دسترسی خوبی را برای همه کارکنان براساس نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان فراهم کند. 

4- حسابرسی منظم

ممیزی منظم سیستم بایگانی به شناسایی مسائل احتمالی و اطمینان از انطباق با قوانین کمک می‌کند. حسابرسی حداقل باید یکبار در سال در شرکت‌های حسابداری انجام شود تا این اطمینان حاصل شود که سیستم به درستی کار می‌کند.

مزایای بایگانی اسناد

بسیاری از کسب‌وکارها به خاطر مزایای زیر از بایگانی دیجیتال استفاده می‌کنند:

1- دسترسی در هر مکان: به راحتی از هر مکانی می‌توانید به فایل‌های خود دسترسی داشته باشد و حتی کار یکپارچه‌سازی از خانه نیز امکان پذیر است.

2- صرفه جویی در فضا: شما می‌توانید از فضای کاری که در اختیار دارید استفاده بهینه‌ای کنید و فضای خود صورت سازمان یافته‌تر و کارآمدتر مدیریت کنید.

3- ایمنی در اطلاعات: با استفاده از رمزگذاری‌های مدرن و محافظت در برابر تهدیدات سایبری داده‌های شما ایمن خواهند بود.

4- سرعت در بازیابی: به سرعت می‌توانید اسناد خاص را از طریق جستجوهای دیجیتالی بیابید و در زمان خود صرفه جویی کنید. 

مدیریت بودجه چیست + نحوه انجام به بهترین شیوه ممکن!

مدیریت بودجه، هنر کنترل درآمد و هزینه در سازمان. با تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و جلب کنترل نقدینگی، به بهره‌وری اقتصادی دست می‌یابد. در این مقاله نحوه پیاده‌سازی آن را به صورت کامل توضیح خواهیم داد. 

همین الان بخوانید!

اصول تشکیل پرنده الکترونیکی

برای تشکیل پرونده الکترونیکی براساس اصول بایگانی مؤثر اسناد و مدارك شما باید مراحل زیر را دنبال کنید:

1- انتخاب سند: براساس ارتباط، الزامات قانونی یا اهمیت تاریخی اصول بایگانی موثر اسناد و مدارك را تعیین کنید که چه اسنادی برای بایگانی ضروری هستند.

2- دسته بندی و مرتب سازی: اسناد انتخاب شده را باید براساس معیارهایی مانند نوع سند، تاریخ یا بخش برای بازیابی و مدیریت کارآمد دسته بندی کنید.

3- دیجیتال سازی: اسناد فیزیکی را از طریق اسکن یا فرآیندهای تبدیل دیجیتال به فرمت‌های دیجیتالی تبدیل کنید تا امکان ذخیره سازی، دسترسی و قابلیت‌های جستجوی آسان را داشته باشید.

4- نمایه سازی: کلمات کلیدی، متاداده یا برچسب‌های قابل جستجو را در هر سند اختصاص دهید.

5- ذخیره سازی و امنیت: اسناد را در یک مکان فیزیکی امن یا یک مخزن دیجیتالی با کنترل‌های مناسب ذخیره سازی کنید و از محرمانگی، یکپارچگی و در دسترس بودن آنها اطمینان حاصل کنید.

6- نگهداری و بازبینی: اسناد بایگانی شده را مرتباً به روز رسانی و بررسی کنید تا از ارتباط، دقت و انطابق آنها اطمینان داشته باشید.

7- دور ریختن و نگهداری طولانی مدت: تعیین کنید که چه اسنادی باید براساس سیاست‌های نگهداری دور ریخته شوند یا اینکه به دلیل اهمیت تاریخی یا قانونی آنها به مدت طولانی مدت حفظ شوند.

تفاوت بایگانی الکترونیکی و سنتی، چرا بایگانی الکترونیکی از سنتی و کاغذی بهتر است؟

همانطور که اشاره شد بایگانی در حسابداری به دو دسته کلی تقسیم بندی می‌شود، فیزیکی و دیجیتالی. 

هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. با این حال، سیستم‌های بایگانی سنتی به استفاده از بایگانی اسناد کاغذی و سازماندهی دستی آنها نیاز دارد. اما بایگانی دیجیتالی اسناد شما را به صورت آنلاین مانند رایانه یا فضای ذخیره سازی ابری ذخیره می‌کند.

در روش دیجیتالی پیمایش سیستم آسان و قابل اعتماد است و بارها مورد آزمایش قرار گرفته است. با این حال، در هنگامی‌ که حجم اسناد شما زیاد بشود، تشکیل پرونده‌های سنتی دست و پا گیر خواهند بود و مدیریت آنها چالش برانگیز است.

ذخیره اطلاعات دیجیتالی به فضای بسیار کمتری نسبت به ذخیره فیزیکی نیاز دارد، چرا که اغلب در رایانه شما یا فضای ابری فضای کمتری را اشغال می‌کند.

بایگانی اسناد با اودو بصورت الکترونیکی 

ماژول اسناد اودو یک ابزار عالی برای ایجاد کارآمد اسناد، نگهداری فایل‌های ضروری، قرار دادن فایل‌های ضبط شده، بازیابی اسناد، اطمینان از ایمنی آنها و بسیاری از جنبه‌های دیگر است. سیستم مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد تا تمام اسناد و فایل‌های خود را در یک مکان ذخیره سازی کنید.

ویژگی اودو در مدیریت سازمان

از دیگر ویژگی اودو این است که همه ماژول‌های آن با یکدیگر وصل و یکپارچه هستند. به همین دلیل اودو می‌تواند هزینه‌های مدیریتی سازمان را تا 30 درصد کاهش و سرعتی فزاینده‌ای در فرایندهای سازمانی بخشد. برای دریافت اطلاعات بیشتر روی دکمه زیر کلیک کنید:

همین الان کلیک کنید!

قابلیت Archive ماژول حسابداری اودو و آشنایی با نحوه بایگانی اسناد در اودو از اسناد مهم شما در برابر حذف تصادفی محافظت می‌کند، در حالی که شخصی‌سازی بخش Access Right به کاربران اجازه می‌دهد تا کنترل اشخاصی که به اسناد خاصی دسترسی دارند را مشاهده و تغییر دهید.

چرخه عمر اسناد حسابداری

چرخه عمر حسابداری فرآیند شناسایی، تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای حسابداری یک شرکت است. این یک فرآیند 8 مرحله‌ای استاندارد است که از زمان وقوع تراکنش آغاز می‌شود و با درج آن در صورت‌های مالی و بسته شدن دفاتر به پایان می‌رسد.

با توجه به اینکه بیشتر حسابداران از وضعیت مالی شرکت آگاهی دارند تعیین چرخه حسابداری از اهمیت خاصی برخوردار است زیرا تاریخ‌های خاصی را برای باز کردن و بسته شدن تعیین می‌کنند. 

هنگامی ‌که یک چرخه بسته می‌شود، چرخه جدیدی شروع می‌شود و فرآیند حسابداری 8 مرحله‌ای دوباره از سر گرفته می‌شود.