اصول بایگانی الکترونیکی | روشهای نوین بایگانی اسناد و مدارک 📑

بایگانی الکترونیکی، به معنای ایجاد یک سیستم منظم برای ذخیره و مدیریت سوابق دیجیتال است. این فرآیند شامل استفاده از ابزارها و روش‌هایی است که به ما کمک می‌کند اطلاعات را به صورت امن و کارآمد ذخیره کنیم. به عبارت ساده‌تر، آرشیو دیجیتال  فقط ذخیره کردن فایل‌ها در یک دستگاه نیست، بلکه یک روش مدرن برای مدیریت و دسترسی به اطلاعات در دنیای دیجیتال است.

در عصر دیجیتال، کسب‌وکارها مقادیر زیادی داده‌های مالی را جمع‌آوری می‌کنند که معمولاً در دفتر کل ذخیره می‌شوند. با گذشت زمان، این دفاتر ممکن است به هم ریخته و مدیریت آنها دشوار شود، که می‌تواند به مشکلاتی در عملکرد کسب‌وکار منجر شود. این چالش‌ها شامل عدم دسترسی سریع به اطلاعات، افزایش خطاها در ثبت داده‌ها و دشواری در تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری می‌شود. بنابراین، نیاز به سیستم‌های مدیریت داده بهینه و بایگانی الکترونیکی احساس می‌شود تا کسب‌وکارها بتوانند داده‌های خود را به طور مؤثر سازماندهی و مدیریت کنند و از تصمیم‌گیری‌های بهتری برخوردار شوند.

بایگانی چیست؟

به طور کلی، بایگانی به معنای ذخیره‌سازی و نگهداری اطلاعات و مستندات مربوط به سوابق و معاملات مالی در یک سیستم ساختارمند و منظم است. این نوع بایگانی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا سوابق مالی خود را به راحتی مدیریت کنند و دسترسی به آنها را تسهیل بخشند. بایگانی اسناد کاغذی شامل مراحل زیر است:

1. جمع‌آوری اطلاعات: تمامی اسناد و مدارک مالی مانند فاکتورها، صورت‌حساب‌ها و قراردادها جمع‌آوری می‌شوند.
2. سازماندهی: اطلاعات به صورت منظم و بر اساس دسته‌بندی‌هایی مانند تاریخ، نوع تراکنش یا مشتری مرتب می‌شوند.
3. ذخیره‌سازی دیجیتال: اطلاعات به صورت دیجیتال در سیستم‌های آرشیو الکترونیکی ذخیره می‌شوند که امکان جستجو و دسترسی آسان را فراهم می‌آورد.
4. نگهداری و به‌روزرسانی: سوابق به‌طور منظم بررسی و به‌روزرسانی می‌شوند تا از صحت و دقت اطلاعات اطمینان حاصل شود.
5. حفاظت از اطلاعات: با استفاده از روش‌های امنیتی، اطلاعات مالی از دسترسی غیرمجاز محافظت می‌شوند.

رعایت اصول بایگانی به صاحبان کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر روی داده‌های مالی خود داشته باشند و فرآیندهای حسابداری و گزارش‌گیری را بهبود بخشند.

هدف از بایگانی الکترونیکی اسناد 

بایگانی الکترونیکی شامل چندین جنبه کلیدی است که به بهبود مدیریت اطلاعات و افزایش کارایی در سازمان‌ها کمک می‌کند. برخی از مهمترین اهداف اصلی آرشیو دیجیتال در بایگانی اسناد حسابداری، عبارتند از:

• حفظ طولانی‌مدت داده‌ها: بایگانی الکترونیکی به حفظ داده‌ها در طول زمان کمک و از فساد اطلاعات جلوگیری می‌کند. با ذخیره‌سازی داده‌ها به صورت دیجیتال، امکان دسترسی به اطلاعات مهم حتی پس از گذشت سال‌ها فراهم می‌شود.
• یکپارچگی داده‌ها: حفظ یکپارچگی داده‌ها از طریق ابزارها و روش‌های امنیتی صورت می‌گیرد. این اطمینان را به وجود می‌آورد که اطلاعات ذخیره شده دقیق و بدون تغییر باقی بمانند.
• دسترسی آسان و سریع: آرشیو الکترونیکی به کاربران اجازه می‌دهد تا به راحتی و به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. این بهبود در فرآیندهای جستجو و بازیابی اطلاعات، زمان و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
• کاهش هزینه‌ها: دیجیتالی کردن اسناد فیزیکی، نیاز به فضای فیزیکی ذخیره‌سازی را کاهش می‌دهد و در نتیجه هزینه‌های مرتبط با نگهداری آنها را به حداقل می‌رساند.
• بهبود کارایی و بهره‌وری: با حذف فرآیندهای دستی و افزایش اتوماسیون، بایگانی اسناد حسابداری به صورت الکترونیکی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی عملیاتی خود را افزایش دهند و زمان کمتری را صرف مدیریت داده‌ها کنند.
• راحتی در به‌روزرسانی و نگهداری: اطلاعات دیجیتال به راحتی قابل به‌روزرسانی و مدیریت هستند، که این امکان را می‌دهد که همیشه از جدیدترین داده‌ها استفاده شود.
• محافظت از اطلاعات: با استفاده از تکنیک‌های امنیتی، آرشیو دیجیتال  از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس جلوگیری می‌کند. حتی از اطلاعات در برابر از دست رفتن یا آسیب به داده‌ها محافظت می‌کند.

در مجموع، رعایت اصول بایگانی موثر اسناد و مدارك، نه تنها به حفظ و مدیریت داده‌ها کمک می‌کند، بلکه به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها نیز می‌انجامد.

مزایای آرشیو الکترونیکی

اطلاعات و داده‌های الکترونیکی در معرض خطرهایی هستند که ممکن است باعث خرابی و آسیب‌دیدگی، مشکلات سخت‌افزاری شود. محافظت از همه این خرابی های احتمالی، یک از مهمترین مزایای بایگانی الکترونیکی است. سایر مزایای مهم روشهای نوین بایگانی اسناد، عبارتند از:

1- عدم نیاز به فضای زیاد

آرشیو دیجیتال به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات و مدارک را به صورت الکترونیکی ذخیره کنید، بنابراین نیازی به فضای فیزیکی برای نگهداری مستندات ندارید. این امر به ویژه برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی که حجم زیادی از اسناد دارند، مزیت بزرگی است.

2- کاهش زمان و هزینه بایگانی

با استفاده از آرشیو دیجیتال ، فرآیند ذخیره، جستجو و بازیابی مدارک به طور قابل توجهی سریع‌تر و مقرون به صرفه‌تر می‌شود. دیگر نیازی به صرف زمان و هزینه برای چاپ، کپی و نگهداری اسناد فیزیکی نیست.

3- افزایش امنیت اطلاعات

آرشیو دیجیتال با استفاده از فناوری‌های پیشرفته، مانند رمزگذاری و دسترسی کنترل‌شده، امنیت اطلاعات را بهبود می‌بخشد. این سیستم‌ها می‌توانند به راحتی از اطلاعات در برابر دسترسی غیرمجاز و حملات سایبری محافظت کنند.

4- کاهش خطرات ازبین رفتن اسناد و مدارک

با آرشیو الکترونیکی، خطر از بین رفتن اسناد به دلیل آتش‌سوزی، سیل یا آسیب فیزیکی به حداقل می‌رسد. اطلاعات می‌توانند به صورت چندگانه در مکان‌های مختلف ذخیره شوند، که امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد.

5- دسترسی آسان‌تر به مدارک

آرشیو دیجیتال این امکان را فراهم می‌آورد که اطلاعات به راحتی و به سرعت قابل جستجو و دسترسی باشند. کاربران می‌توانند به راحتی به مدارک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند، بدون اینکه نیاز به جستجوی فیزیکی در میان انبوهی از اسناد داشته باشند.

اصول بایگانی الکترونیکی

آرشیو دیجیتال ، مراحل و اصول خاص خودش را دارد که رعایت هر یک از آنها می تواند تاثیر بسیار زیادی در حفاظت اطلاعات داشته باشد. برخی از مهمترین اصول بایگانی الکترونیکی، عبارتند از:

1- سرمایه‌گذاری بر روی سیستم مدیریت اسناد 

سیستم مدیریت اسناد(DMS)، نرم‌افزاری است که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد فایل‌های خود را به صورت دیجیتالی ذخیره و مدیریت کنند.  این سیستم برای شرکت‌هایی که به ذخیره‌سازی دیجیتال یا اسکن اطلاعات نیاز دارند، مناسب است. زیرا DMS تمامی فرآیندها را مدیریت کرده و اقدامات امنیتی لازم را ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، ماژول حسابداری اودو یک مکان متمرکز برای ذخیره فایل‌ها فراهم می‌کند و به چندین کاربر این امکان را می‌دهد که به طور همزمان به فایل‌ها دسترسی پیدا کنند.

2- تنظیم پروتکل‌های بایگانی 

اثربخشی یک سیستم مدیریت محتوا به شدت به فرآیند مرتب‌سازی و سازماندهی کارآمد پرونده‌ها بستگی دارد. بدون پروتکل‌های مناسب، بایگانی هر سند معیوب می‌تواند به سرعت باعث بروز مشکلات جدی در سیستم شود. پروتکل بایگانی ابزاری حیاتی برای تشریح روند بایگانی فایل‌ها از زمان ایجاد تا از بین بردن آنهاست و اطمینان می‌دهد که اطلاعات به درستی سازمان‌دهی و نگهداری می‌شوند.

3- آموزش کارمندان 

فرایند آموزش مناسب کارمندان درباره نحوه استفاده از سیستم‌های آرشیو الکترونیکی و پروتکل‌های مرتبط برای حفظ یکپارچگی اطلاعات بسیار مهم است. کارمندان باید با فرآیندها و استانداردهای بایگانی آشنا باشند تا از بروز خطاها و از دست رفتن داده‌ها جلوگیری شود.

4- حسابرسی منظم

انجام ممیزی منظم بر روی سیستم بایگانی به شناسایی مسائل احتمالی و اطمینان از انطباق با قوانین کمک می‌کند. این حسابرسی باید حداقل یک بار در سال در شرکت‌ها انجام شود. این اقدام به حفظ امنیت اطلاعات و بهبود فرآیندهای بایگانی کمک خواهد کرد.

تفاوت بایگانی الکترونیکی و سنتی

بایگانی در حسابداری به دو دسته کلی، فیزیکی و دیجیتالی تقسیم می‌شود. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند، اما آرشیو دیجیتال  به دلایل زیر از بایگانی سنتی و کاغذی برتر است:

این جدول به وضوح مزایا و معایب هر دو روش بایگانی را نشان می‌دهد و به انتخاب مناسب‌ترین گزینه برای کسب‌وکارها کمک می‌کند.

معایب بایگانی الکترونیکی چیست؟

آرشیو دیجیتال  مزایای زیادی دارد، اما مانند هر سیستم دیگری، معایب خاص خود را نیز دارد. در زیر به برخی از معایب بایگانی الکترونیکی اشاره می‌شود:

1- هزینه‌های اولیه بالا

پیاده‌سازی یک سیستم آرشیو الکترونیکی می‌تواند نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه بالایی داشته باشد، از جمله هزینه نرم‌افزار، سخت‌افزار و آموزش کارکنان.

نیاز به زیرساخت فناوری: بایگانی الکترونیکی به اینترنت و تجهیزات الکترونیکی (مانند کامپیوترها و سرورها) وابسته است. قطع شدن اینترنت یا خرابی سخت‌افزار می‌تواند دسترسی به اسناد را مختل کند.

2- مسائل امنیتی و حریم خصوصی

در حالی که آرشیو دیجیتال  می‌تواند امنیت بیشتری را فراهم کند، اما همچنین خطرات سایبری، مانند هک شدن و سرقت اطلاعات، را به همراه دارد.

سازگاری و یکپارچگی داده‌ها: ممکن است برخی سیستم‌های بایگانی الکترونیکی با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های موجود سازگار نباشند، که می‌تواند به ایجاد مشکلات در یکپارچگی داده‌ها منجر شود.

3- نقص در سیستم یا نرم‌افزار

بروز اشکالات نرم‌افزاری یا مشکلات فنی می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌ها یا دسترسی محدود به اسناد شود. حتی اگر داده‌ها به درستی پشتیبان‌گیری نشوند یا نگهداری نگردند، ممکن است در معرض خطر تخریب یا فساد قرار گیرند.

این معایب نشان می‌دهد که قبل از پیاده‌سازی آرشیو الکترونیکی، باید به دقت برنامه‌ریزی و ارزیابی شود تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود. 

امنیت آرشیو اسناد چیست؟

در فرایند بایگانی دیجیتال، امنیت آرشیو اسناد به مجموعه‌ای از تدابیر و استراتژی‌ها اشاره دارد که به منظور حفاظت از اسناد و اطلاعات موجود در آرشیوها، چه به صورت فیزیکی و چه به صورت دیجیتالی، اتخاذ می‌شوند. این امنیت شامل حفظ محرمانگی، یکپارچگی و دسترسی به داده‌ها و اسناد است.

 سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد 

 ماژول اسناد اودو، یک ابزار کارآمد برای مدیریت اسناد و فایل‌ها است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود دهند. در ادامه، به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های این ماژول اشاره می‌کنیم:

• با استفاده از ماژول اسناد اودو، کاربران می‌توانند به آسانی اسناد جدید ایجاد کرده و فایل‌های ضروری را در یک مکان متمرکز نگهداری کنند.
• این سیستم امکان بازیابی سریع و آسان اسناد را فراهم می‌کند، به طوری که کاربران می‌توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
• ماژول اسناد اودو با قابلیت بایگانی، از اسناد مهم در برابر حذف تصادفی محافظت می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که هیچ اطلاعات حیاتی از دست نرود.
• با شخصی‌سازی بخش Access Right، کاربران می‌توانند کنترل دقیقی بر روی افرادی که به اسناد خاص دسترسی دارند، اعمال کنند. این امر به افزایش امنیت و حفاظت از اطلاعات کمک می‌کند.
• یکی از ویژگی‌های برجسته اودو، یکپارچگی ماژول‌های مختلف آن است. این ویژگی امکان اتصال و هماهنگی بین ماژول‌ها را فراهم می‌کند، که به کاهش هزینه‌های مدیریتی تا 30 درصد و تسریع در فرآیندهای سازمانی کمک می‌کند. 

ماژول اسناد اودو نه تنها یک ابزار مدیریتی کارآمد است، بلکه با ویژگی‌های متنوع خود می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و از اطلاعات خود به طور مؤثرتری محافظت کنند. برای دریافت اطلاعات بیشتر و بهره‌مندی از این امکانات، می‌توانید روی دکمه مربوطه کلیک کنید.

دستورالعمل بایگانی الکترونیکی 

برای تشکیل پرونده الکترونیکی مؤثر، پیروی از اصول بایگانی مهم است. رعایت دستورالعمل بایگانی الکترونیکی در این مقاله، می‌توانند به شما در ایجاد یک سیستم بایگانی الکترونیکی مناسب کمک کنند:

• انتخاب سند: ابتدا اسنادی را که باید بایگانی شوند، بر اساس ارتباط، الزامات قانونی یا اهمیت تاریخی انتخاب کنید. این مرحله به تعیین اولویت‌ها و شناسایی اسناد ضروری کمک می‌کند.
• دسته‌بندی و مرتب‌سازی: اسناد انتخاب شده را باید بر اساس معیارهایی مانند نوع سند، تاریخ یا بخش‌های مرتبط دسته‌بندی کنید. این کار به بازیابی و مدیریت کارآمد اسناد کمک می‌کند.
• دیجیتال‌سازی: اسناد فیزیکی را از طریق اسکن یا فرآیندهای تبدیل دیجیتال به فرمت‌های دیجیتالی تبدیل کنید. این اقدام امکان ذخیره‌سازی، دسترسی آسان و قابلیت جستجوی سریع را فراهم می‌آورد.
• نمایه‌سازی: برای هر سند، کلمات کلیدی، متاداده یا برچسب‌های قابل جستجو اختصاص دهید. این کار جستجوی اسناد را آسان‌تر کرده و به افزایش کارایی بایگانی کمک می‌کند.
• ذخیره‌سازی و امنیت: اسناد را در یک مکان فیزیکی امن یا یک مخزن دیجیتالی با کنترل‌های مناسب ذخیره کنید. اطمینان حاصل کنید که محرمانگی، یکپارچگی و در دسترس بودن اسناد حفظ می‌شود.
• نگهداری و بازبینی: اسناد بایگانی شده را به‌طور مرتب به روز رسانی و بررسی کنید تا از ارتباط، دقت و انطباق آنها با نیازهای قانونی و سازمانی اطمینان حاصل کنید.
• دور ریختن و نگهداری طولانی مدت: مشخص کنید که چه اسنادی باید براساس سیاست‌های نگهداری دور ریخته شوند یا اینکه به دلیل اهمیت تاریخی یا قانونی آنها، به مدت طولانی حفظ شوند. 

با رعایت این اصول، می‌توانید یک سیستم آرشیو دیجیتال مؤثر و کارآمد ایجاد کنید که به بهبود مدیریت اسناد و اطلاعات در سازمان شما کمک کند.

سخن آخر برای بایگانی دیجیتالی

بایگانی الکترونیکی یک راهکار مؤثر و ضروری برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها در عصر دیجیتال است. این سیستم به ذخیره، سازماندهی و مدیریت اسناد و اطلاعات به‌صورت دیجیتال می‌پردازد و مزایای بسیاری را به همراه دارد. این امر به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ که حجم زیادی از اسناد دارند، بسیار حائز اهمیت است.

 با استفاده از سیستم‌های بایگانی الکترونیکی، کاربران می‌توانند به‌سرعت به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. جستجوی متنی و نمایه‌سازی به‌راحتی امکان‌پذیر است و زمان لازم برای پیدا کردن اسناد به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد. 

پس اگر به دنبال بهترین و موثرترین ابزارهای بایگانی الکترونیکی برای اسناد حسابداری خودتان هستید، می توانید با کارشناسان دیباگ تماس گرفته و اطلاعات بیشتری را در این زمینه کسب کنید.

نرم افزار اسناد اودو فارسی دیباگ

ماژول اسناد اودو به شما امکان می دهد فایل ها را به صورت آنلاین از یک مکان مدیریت کنید: دیگر قراردادهای اسکن، ضبط دستی صورتحساب یا فرآیندهای طولانی تایید وجود ندارد. برای اطلاعات بیشتر از این ماژول، روی دکمه زیر کلیک کنید:

ماژول اسناد اودو

سوالات متداول درباره آرشیو الکترونیکی

1. بایگانی الکترونیکی چیست؟

فرایند آرشیو الکترونیکی به مراحل ذخیره‌سازی، سازماندهی و مدیریت اسناد و اطلاعات به‌صورت دیجیتال اشاره دارد. این سیستم به کاربران امکان می‌دهد تا به‌راحتی به اسناد خود دسترسی پیدا کنند و از آن‌ها محافظت کنند.

2. چگونه می‌توان اسناد را به صورت دیجیتالی بایگانی کرد؟

اسناد فیزیکی می‌توانند با استفاده از اسکنرها یا نرم‌افزارهای تبدیل دیجیتال به فرمت‌های دیجیتال تبدیل شوند. پس از دیجیتال‌سازی، می‌توان آن‌ها را در سیستم‌های مدیریت اسناد ذخیره و مدیریت کرد.

3. آیا بایگانی الکترونیکی امن است؟

بله، بایگانی الکترونیکی می‌تواند با استفاده از روش‌های امنیتی مانند رمزگذاری، پشتیبان‌گیری و کنترل‌های دسترسی، از اطلاعات حساس محافظت کند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری نماید.