مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت یکپارچه منابع سازمان (ERP)

وجود تخته‌های سفید به هم  ریخته که با یادداشت‌های چسبان بمباران شده است، خسته کننده است. بدون وجود یک نرم افزار مدیریت سازمان، در فضای کاری  هرج و مرج و به هم ریختگی به وجود می‌آید و این موضوع غیر قابل اجتناب است.

بر اساس نظرسنجی Wellingtone در سال 2020 که شامل 111 سازمان در 29 کشور می باشد، 25٪ از کارکنان سازمان‌ها گزارش دادند که ابزار مناسب برای همکاری را ندارند و 36٪ دیگر نیز گفتند که جمع آوری دستی اطلاعات وضعیت پروژه و کارهای سازمان تا 5 ساعت در روز طول می‌کشد. نرم افزار مدیریت سازمان می‌تواند این مشکلات کاری و بسیاری از موارد دیگر را حل کند. در واقع نرم افزار مدیریت سازمان روشی مدرن برای حاکمیت در فضای کاری پر هرج و مرج است تا بتوانید در آرامش به امور کسب و کار خود بپردازید. در این مقاله در مورد مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت سازمان توضیحات بیشتری را ارائه می‌کنیم تا با استفاده از این نرم افزارها بتوانید راحت‌تر کسب و کار و سازمانتان را مدیریت نمایید و آن را توسعه و رشد نمایید.

8 مزیت و کاربرد نرم افزار مدیریت یکپارچه منابع سازمان

بدون استفاده از نرم افزار مدیریت سازمان، کارکنان و کسب و کار شما در دریای بی‌پایانی از صفحات و کاغذ بازی‌ها غرق می‌شوند. برای اجرای پروژه‌ها و مدیریت سازمان، به ابزارهای مناسبی نیاز دارید تا شما را از این چرخه باطل دور نگه دارد. در ادامه مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت سازمان را مشاهده می‌کنید.

1.     ارتباط بهتر و همکاری تیمی

با استفاده از نرم افزار مدیریت سازمان، می‌توانید همه داده‌های خود را در یکجا جمع آوری نمایید. این کار به شما کمک می‌کند بتوانید به راحتی وظایف را محول کنید، اعضای تیم را در نظرات تگ کنید و از ویژگی‌های اشتراک‌گذاری اسناد لذت ببرید. سیستم‌های مدیریت پروژه، ارتباط بهتر و همکاری تیمی را در کوچکترین طرح‌ها و جزئیات پروژه تسهیل می‌کنند.

دانستن اینکه چه کسی قرار است روی چه چیزی کار کند، سردرگمی را از بین می‌برد، پیشرفت را قابل ردیابی می‌کند و انجام به موقع وظایف را امکان پذیر می‌سازد. استفاده از نرم افزار مدیریت سازمان همچنین تاخیرهای ناشی از فقدان سیستم را کاهش می‌دهد و روند برنامه ریزی پروژه را منظم نگه می‌دارد. به علاوه، وقتی هر فایل مکانی دارد، همه می‌توانند آن را پیدا کنند. بنابراین ، درخواست و گرفتن بازخورد سریعتر اتفاق می‌افتد و اطلاعات هرگز از بین نمی‌روند.

2.   بهبود مدیریت منابع

این که چه بخشی از یک سازمان باشید و یا یک پیمانکار آزاد و  حتی در بخش بازاریابی و خدمات حرفه‌ای محصول مشغول باشید؛ فرقی نمی‌کند، در هر صورت مدیریت منابع برای کسب و کار شما امری حیاتی است. شما باید منابعی مانند نیروی کار ماهر و غیر ماهر، برنامه‌های کارکنان، زمان‌بندی قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت، بودجه پروژه و تسهیلات، منابع ساختمان و ... را پیگیری کنید و منابع لازم را به آنها اختصاص دهید.

بیشتر بخوانید...

معرفی 12 ابزار دیجیتال مارکتینگ

اهداف عارضه‌یابی سازمان چیست؟

زمان و ظرفیت تیم نیز یکی از مهم‌ترین منابعی است که باید به خوبی آن را مدیریت نمایید. نرم افزار مدیریت سازمان می‌تواند به شما در مدیریت زمان با استفاده از ویژگی‌هایی مانند ساخت تقویم‌های کاری، ایجاد نمودار گانت، برنامه ریزی کارکنان، ردیابی زمان صرف شده برای کارها، رزرو تجهیزات و فضاها، تجزیه و تحلیل منابع و زمان کمک کند.

3.   گزارش دهی و تجزیه و تحلیل ساده‌تر

نرم افزار مدیریت سازمان نه تنها داده‌های شما را در خود جای می‌دهد، بلکه بینش‌هایی را در مورد بسیاری از جنبه‌های فرآیندها و پروژه‌ها در اختیارتان قرار می‌دهد. اکثر نرم‌افزارهای مدیریت سازمان دارای داشبوردهای قابل تنظیم برای گزارش‌دهی در یک نگاه (مانند ددلاین، درصد پیشرفت کار و پروژه) هستند و سعی کرده‌اند بر سهولت استفاده و داشتن رابط کاربری آسان تمرکز نمایند. بنابراین با استفاده از نرم افزار مدیریت سازمان می‌توانید به راحتی داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید. این موضوع به شما در اتلاف وقت و بودجه کمک می نماید تا بتوانید حرکت بعدی و استراتژی مفید برای کسب و کارتان را براساس گزارش‌های بدست آمده اجرایی نمایید. 

برای یکپارچه‌سازی کسب و کار و بهینه کردن فرایند مدیریت بیزینس، نرم افزار اودو را بر روی کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید.

برای ارتقا، کلیک کن

4.     داده‌های سازمان یافته و متمرکز

با استفاده از نرم افزار مدیریت منابع سازمان، مهم نیست که روی چه نوع پروژه‌ای کار می‌کنید، در هر صورت می‌توانید نسبت به متمرکز بودن داده‌ها خاطری آسوده داشته باشید. داده‌های متمرکز به یک سیستم سازماندهی شده از اطلاعات منجر می‌شود که سبب شفافیت بیشتر می‌گردد. در واقع با وجود یک نرم افزار مدیریت سازمان واحد و یکپارچه(ERP)، هر عضو تیم می‌تواند روی یک پروژه کار کند و به روزرسانی‌ها را در زمان لازم انجام دهد و مطمئن باشد که همه کارکنان و هم تیمی‌ها می‌توانند تغییرات اعمال شده را ببینند.

5.     بهبود کار از راه دور

خب اگر همه داده‌ها در نرم افزار مدیریت سازمان موجود باشند، پس تیم شما به راحتی می‌تواند پیشرفت پروژه را ردیابی کند و از هر مکانی وارد پروژه شود و یا کار خود را ادامه دهد؛ البته اگر به اینترنت دسترسی داشته باشد.

برخی از نرم افزارهای مدیریت سازمان سرویسی تحت عنوان (SaaS) دارند. این بدان معناست که شما یک هزینه ماهانه می‌پردازید و می‌توانید در هر مکان و هر زمان، با استفاده از یک برنامه iOS یا Android، وارد نرم افزار خود شوید.

6.     مدیریت بهتر بودجه

صرفه جویی در زمان و مدیریت بهتر بودجه، همیشه یکی از اولویت‌های اصلی کسب و کارها بوده است. به نظر شما غیر از این است؟ با استفاده از ERP، می‌توانید داده‌ها، منابع، نحوه استفاده از آنها و موارد دیگر را مشاهده کنید. اکثر نرم افزارهای مدیریت سازمان، با استفاده از غربال داده‌های گذشته می‌توانند برآورد دقیقی در مورد میزان بودجه پروژه‌های فعلی و آینده ارائه کنند.

7.     شناسایی و کاهش خطر

یکی از کارهایی که ERP ها می‌توانند انجام دهند این است که به شما تصویر بزرگتری از کسب و کار و سازمانتان را نشان دهند. با گزارش‌ها، بینش‌ها و روش‌های مختلف برای مشاهده داده‌هایتان، تشخیص مسائل و فرصت‌ها برای شما آسان‌تر می‌شود و در صورت نیاز نسبت به رفع آنها اقدام می‌کنید. همان طور که می‌دانید مدیریت ریسک چند وجهی است، بنابراین شما می‌توانید هم «فرصت‌ها» و هم «تهدیدها» را ردیابی کنید.

بیشتر بخوانید...

مهارت‌های بیزینس کوچینگ چیست؟‌

مراحل اصلی رشد کسب و کارها چیست؟

8.     ساده سازی فرآیند تصمیم گیری

همانطور که تیم شما رشد می‌کند، فرآیند تصمیم گیری شما نیز پیچیده‌تر می‌شود. در واقع فرآیند تصمیم گیری بخش دشواری از گام هر سازمان به سمت پیشرفت است و نیاز به دقت و برنامه ریزی دقیق دارد. نرم افزارهای مدیریت سازمان در ساده سازی این فرآیند تأثیر شگرفی دارند. هنگامی که تعداد زیادی داده و اطلاعات دارید، استفاده از erp مناسب که با در نظر گرفتن فرآیندهای کسب و کار شما بهینه سازی شده است(customize)، به شما کمک می‌کند تا عملیات خود را بدون اشکال انجام دهید.

سخن پایانی

در دنیای امروزی، تجارت و کسب و کارها با تکامل سریع مترادف شده‌اند. این تکامل سریع به شدت با دیجیتالی شدن گره خورده است. امروزه سازمان‌ها به تمام ابزارهای موجود برای همگام شدن با جزر و مد تجارت و به دست آوردن ROI (نرخ بازگشت سرمایه) بیشتر در کسب و کارشان نیاز دارند.

مدیریت اثربخش کسب و کار همواره یکی از چالش‌هایی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها با آن مواجه هستند و با رشد فناوری، نرم افزارهای مختلفی برای حل این مشکل و چالش طراحی شده‌اند. نرم افزارهای مدیریت یکپارچه منابع سازمان یا همان ERP ها از این دسته هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نرم افزار و استفاده از مزایای آن  روی لینک کلیک کنید.