در سال 1913، هنری فورد اولین خط مونتاژ متحرک را تأسیس کرد که تولید کل یک خودرو را از مدت زمان بیشتر از 12 ساعت به یک ساعت و 33 دقیقه کاهش داد. این موضوع یک تحول کسب و کار بود که نوآوری را در صنایع مختلف به ارمغان آورد. با این حال، فقط به این دلیل که این کار برای هنری فورد عملی شد، شما نمی‌توانید از همان تکنیک در تجارت خود استفاده کنید.
برای پیاده سازی هر تحول یا فرآیندی به یک استراتژی نیاز است که متناسب با همان کسب و کار و تجارت باشد. بنابراین شما باید برای تحول در کسب و کارتان و افزایش بهره‌وری به دنبال تکنیک‌ها و راهکارهای مخصوص کسب و کارتان باشید. بدین منظور نیز لازم است با افراد متخصص و با تجربه در این زمینه مشاوره کسب و کار داشته باشید. در هر صورت در این مقاله در مورد تحول کسب و کار اطلاعات بیشتری کسب می‌کنید پس با ما همراه باشید.
بهبود فرآیند کسب و کار یا تحول در کسب و کار چیست؟
هر عملیاتی که مرتبط با تجارت یا کسب و کار باشد، یک فرآیند تجاری در نظر گرفته می‌شود. برای مثال اگر از یک ردیاب در زمان کار استفاده کنید، یا در یک جلسه هفتگی شرکت کنید و یا یک گزارش تهیه کنید، شما درگیر یک فرآیند تجاری هستید. به طور کلی، تحول کسب و کار شامل هر پروژه یا فعالیت سازمانی است که بتواند همه افراد را به اهداف خود نزدیک‌تر کند.
مراحل یک فرآیند تجاری به سطح پیچیدگی آن بستگی دارد. با این حال، یک فرآیند تجاری معمولاً شامل سه تا چهار جنبه مختلف است:
- عملیات: این جنبه شامل سازماندهی و برنامه ریزی منابع پروژه، تهیه بودجه قابل اجرا و تعیین اهداف روشن است. به طور کلی مرحله عملیات شامل هر فعالیت تجاری است که یک پروژه یا نتیجه محصول را تعیین می‌کند.
- مدیریت: این جنبه شامل اجرای واقعی برنامه‌ها و وظایف تجاری است.
- پشتیبانی: این مرحله به جنبه مدیریت کمک می‌کند و سبب بهبود آن می‌شود.
- تنظیم مجدد: این مرحله شامل ردیابی ریسک‌ها، معیارهای عملکرد و فرصت‌هایی برای ایجاد تغییرات مناسب است که محصول نهایی را کامل می‌کند.
در حال حاضر، بهبود فرآیند کسب و کار شامل مستندسازی، تجزیه و تحلیل، شناسایی و ارتقای عملکردهایی است که بتواند سازمان شما را به طور قابل توجهی متحول سازد.
هدف نهایی تحول کسب و کار بهبود کیفیت محصول و خدمات شما و بهبود تجربه کاربر است. در نتیجه با تحول در کسب و کار می‌توانید به رشد کسب و کار خود کمک کنید.
7 گام در تغییر و تحول در کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند خطاها و تاخیرها را کاهش دهد و در عین حال رضایت مشتری را بهبود بخشد. حالا برای ایجاد تغییر و تحول در کسب و کارتان باید از کجا شروع کنید؟ در اینجا 7 مرحله وجود دارد که می‌توانید برای بهبود فرآیند کسب و کار خود، کاهش خطاها و افزایش کارایی از آنها استفاده کنید. البته برای شروع تغییر و تحول در کسب و کارتان، بهتر است ابتدا با افراد با تجربه و متخصص در این زمینه مشاوره کنید تا نسبت به بهبود کسب و کار خود اطمینان خاطر داشته باشید.
مرحله 1: آنچه را که باید تغییر دهید را مشخص کنید
اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک تجزیه و تحلیل کامل از فرآیند کسب و کار خود انجام دهید تا مشخص کنید چه چیزی را باید تغییر دهید و چه چیزی به تحول نیاز دارد. این بررسی به شما کمک می‌کند تا خطرات و مسائل پنهان را کشف کنید.
مرحله 2: چالش‌ها را ارزیابی کنید
هنگامی که تشخیص دادید کدام جنبه از کسب و کار خود را باید بهبود بخشید، باید آن را تحلیل کنید. شما باید شرایط موجود را درک کنید تا بتوانید برنامه تحول کسب و کار عملی و واقع بینانه ارائه دهید. در این مرحله بهتر است به سوالات زیر پاسخ دهید:
- کدام مراحل مانع ایجاد می‌کنند؟
- کدام قسمت‌ها اینقدر زمان‌بر هستند؟
- در هزینه و مصرف منابع چه افزایشی مورد انتظار است؟
- آیا تاثیری بر کیفیت خواهد داشت؟
نقشه برداری فرآیند کسب و کار یکی از بهترین راه‌ها برای ترسیم همه چیز است. می‌توانید از نمودار خط شنا یا فلوچارت برای کمک به تجسم مراحل کسب و کار خود استفاده کنید. اتخاذ این رویکرد به شما کمک می‌کند تا در هر مرحله عمیق شوید. به این ترتیب هیچ قدمی را هر چقدر هم که کوچک به نظر برسند از دست نخواهید داد.
با ترسیم نقشه فرآیند خود، منبع مشکلات را نیز کشف خواهید کرد. تجزیه و تحلیل همه چیز به شما کمک می‌کند تا مسائل را درک کنید و افراد مسئول آنها را شناسایی کنید.
مرحله 3: پشتیبانی سطح بالا را دریافت کنید
بر اساس گزارش BP Trends، یکی از بزرگترین موانع در اجرای طرح تحول کسب و کار، دریافت تاییدیه مدیریت ارشد است. به یاد داشته باشید اجرا کردن طرح تحول کسب و کار مستلزم صرف منابع و زمان است. بنابراین بدون پشتیبانی مدیریت ارشد، نمی‌توانید برنامه تحول را به خوبی اجرا کنید. پس از اینکه فرآیند کسب و کار را تجزیه و تحلیل کردید، بهتر است پروژه تحول کسب و کار را با مدیران ارشد و اجرایی در میان بگذارید.
مرحله 4: یک برنامه بهبود ایجاد کنید
در این مرحله، باید بخش مشکل‌ساز فرآیند کسب‌وکارتان را دوباره طراحی کنید. شما باید یک برنامه بهبود ارائه دهید که در آن کسب و کارتان کارایی بهتری داشته باشد. همانطور که اشاره کردیم، باید این موضوع را با مدیران ارشد در میان بگذارید.
همچنین، باید مطمئن شوید که با همه افراد درگیر و مدیران جلسه طوفان فکری برگزار می‌کنید و به پیشنهادات آنها گوش می‌دهید. شما باید ایده‌های مختلف را بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه راه حل‌ها را پوشش داده‌اید. پس از انجام این کار، گزینه‌های خود را محدود کنید تا مراحل عملی و واقع بینانه را شناسایی کنید. ااین رویکرد به شما کمک می‌کند تا نقاط شکست و خطرات احتمالی را شناسایی کنید. علاوه بر این، به شما امکان می‌دهد عواقب طرحی را که می‌سازید درک کنید.
پس از اینکه شما و گروه‌تان به یک راه حل قابل دستیابی رسیدید، یک نمودار جدید ایجاد کنید که در آن تمام مراحل مستند شده باشد. در این مرحله اگر به راه‌حلی واقع بینانه و عملی دست نیافتید، بهتر است از مشاوران متخصص مجموعه دیباگ استفاده کنید و به رشد و بهبود کسب و کارتان کمک کنید.
مرحله 5: منابع لازم را فهرست کنید
گام بعدی شناسایی منابعی است که برای اجرای طرح تحول کسب و کارتان به آن نیاز دارید. هنگامی که این کار را انجام دادید، باید از کانال‌های مناسب تأییدیه بگیرید. یک راه خوب برای توجیه منابع و هزینه‌هایی که استفاده می‌کنید، تهیه یک پرونده تجاری است. طبق مقاله‌ای که توسط دانشگاه جیمز کوک ارائه شده است، ایجاد این پرونده به سازمان شما کمک می‌کند تا درک کنند صرف این منابع و هزینه‌ها، چقدر در بهبود کسب و کار مؤثر است.
مرحله 6: برنامه بهبود را اجرا کنید
مرحله اجرای برنامه تحول کسب و کار بسیار مهم و حیاتی است. در این مرحله باید همه منابع و زمان موجود را برای دستیابی به هدف تعیین شده، برنامه ریزی کنید.
مرحله 7: بهبودها را مرور کنید
شما همیشه باید پیشرفت برنامه خود را بررسی کنید. به این ترتیب، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام نکات لازم را رعایت کرده‌اید. اگر مشکلی پیش آمد، باید برای انجام تغییرات مناسب آماده باشید.
همچنین، همیشه در طول پروژه با تیم خود در ارتباط باشید. از آنها بخواهید تا به شما بگویند روند جدید چگونه پیش می‌رود. اگر تیم شما از چیزی ناامید یا گیج شدند، شما باید در مورد آن اطلاع داشته باشید. به این ترتیب، اطلاعات لازم برای اصلاح فرآیند را در اختیار خواهید داشت. در نتیجه، به جای تغییرات بیهوده، پیشرفت‌های ارزشمندی را ایجاد می‌کنید.
مزایای بهبود فرآیند کسب و کار
ما قبلاً در مورد اهمیت بهبود فرآیند کسب و کار صحبت کرده‌ایم. با این حال، برای درک ارزشی که تحول کسب و کار می‌تواند به همراه داشته باشد، باید فواید آن را نیز بدانید. در این بخش در مورد فواید بهبود کسب و کار اطلاعات بیشتری را بیان می‌کنیم. در این صورت نسبت به مزایایی که بهبود کسب و کار با استفاده از مشاوره کسب و کار برای شما به ارمغان می‌آورد، آگاهی خواهید داشت:
کار بهینه شده به دلیل اتوماسیون
تحقیقات مک‌کینزی می‌گوید که 45 درصد از فعالیت‌های انجام‌شده توسط افراد حقوق‌بگیر را می‌توان از طریق فناوری مناسب به شکل خودکار در آورد. برای نمونه نرم افزار Odoo erp نرم افزاری فوق العاده است که می‌تواند به شکلی مؤثر یک کسب و کار بزرگ را نیز مدیریت کند.
با روش‌شناسی، فناوری و مهارت‌های مناسب، می‌توانید کارایی و بهره‌وری را افزایش دهید. همچنین تحول در کسب و کار می‌تواند کیفیت کار را با خلاص شدن از شر فعالیت‌های خسته کننده یا تکراری افزایش دهد.
راه های زیادی وجود دارد که می توانید از فناوری برای بهبود فرآیندهای تجاری استفاده کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه به کارمندان دستور دهید تا به صورت دستی برگه های زمانی ایجاد کنند، می توانید از یک برنامه ردیابی زمان مانند Traqq استفاده کنید. این ابزار با ثبت خودکار ساعات کار، کل فرآیند صورتحساب را ساده می‌کند. تمام کاری که کارمندان باید انجام دهند این است که روی Start کلیک کنند. Traqq با حذف کار تکراری و وقت گیر زمان سنجی دستی، می‌تواند به ساده سازی عملیات تجاری شما و افزایش بهره وری کمک کند.
تجربه و رضایت مشتری بهتر
هرچه بیشتر با مشتریان خود تعامل داشته باشید، آنها تجربه و احساس بهتری در ارتباط با شما خواهند داشت. ممکن است بخواهید برای مشتریانتان یادداشت تشکر، تبریک سال نو، تولد و ... بفرستید و یا از آنها بپرسید که خدمات‌تان چگونه بوده است. اگر این کار را به شکل دستی انجام دهید، کاری سخت و چالش برانگیز خواهد بود. همانطور که اشاره کردیم، بخشی از برنامه‌های بهبود فرآیند کسب و کار، استفاده از اتوماسیون یا نرم افزارهای مدیریتی است. با استفاده از اتوماسیون می‌توانید در مشتریان خود حس اعتماد را به وجود آورید.
بهینه سازی هزینه‌های کسب و کار
تحول در کسب و کار شامل تجزیه و تحلیل جامع از بودجه، ارقام و نقاط هزینه‌بر شرکت شما است. در نتیجه تحول و تغییر در کسب و کار می‌توانید هزینه‌های غیرضروری را شناسایی کرده و در هزینه خود صرفه جویی کنید.
هنگامی که کارها به صورت دستی انجام می‌شود، خطر خطای انسانی بیشتر است. چه در حال نوشتن یک فاکتور باشید یا اضافه کردن محصولات، ممکن است در محاسبات، ورود داده‌ها یا انتقال اطلاعات اشتباه کنید. مهم نیست که سیستم دستی شما چقدر قوی باشد، خطاهای انسانی اجتناب ناپذیر هستند. با استفاده از نرم افزار erp، می‌توانید از این مسائل جلوگیری کنید.
روحیه کارکنان قوی‌تر
بسیاری از متدولوژی‌های بهبود فرآیند کسب و کار شامل کارکنان و کارمندان می‌شود. به هر حال، کارکنان نیروی محرکه موفقیت یک شرکت هستند. بر‌اساس گزارش رضایت شغلی و مشارکت کارکنان SHRM در سال 2016، 50 درصد از کارکنان، محیط کار سالم را عامل مهمی در رضایت شغلی می‌دانند.
حال، اگر فرآیندهای موجود بیش از حد پیچیده باشند، کارگران انگیزه‌ای برای بهره وری نخواهند داشت. با تحول و بهبود کسب و کار، می توانید جریان کار را به نفع کارمندان خود ساده کنید. وقتی کارکنان خوشحال باشند، در دستیابی به اهداف کوشش بیشتری می‌کنند.
سخن آخر
در این مقاله اهمیت بهبود و ایجاد تحول در کسب و کار را بررسی کردیم. با تحول کسب و کار می‌توانید کارایی و بهره وری کارکنان را افزایش دهید و تجربه بهتری در استفاده از خدمات و محصولاتتان در ذهن مشتریان بسازید. برای بهبود و تحول کسب و کار لازم است با متخصصان در زمینه بیزینس کوچینگ و مشاوره کسب و کار مشورت کنید. مشاوره کسب و کار اینترنتی یا حضوری به شما کمک می‌کند، بتوانید با بهبود کسب و کار، رشد و پیشرفت بیشتری را تجربه کنید. بنابراین دریافت مشاوره کسب و کار به معنای صرف منابع و هزینه‌ها نیست. بلکه با مشاوره مناسب می‌توانید حال کسب و کارتان را خوب کنید. برای دریافت مشاوره کسب و کار از مجموعه دیباگ با ما در ارتباط باشید.
.svg){kind=icon}
