حتی قبل از شیوع کرونا، کار از راه دور به یک جزء استاندارد برای بسیاری از کسب‌وکارها تبدیل شده بود. امروزه بسیاری از کسب‌وکارها چه بزرگ و کوچک، دورکاری انجام می‌دهند و حتی استارت‌آپ‌ها نیز با این کار موافق هستند. در حالی که همکاری به معنای بهبود بهره‌وری و افزایش بهره‌وری است، برای کنترل جریان دورکاری به ابزارهای مناسب برای کار با یکدیگر نیاز دارید.
مهم‌تر از همه، در این زمان بی‌سابقه که کار از راه دور برای برخی از شرکت‌هایی که هنوز این سیاست را اتخاذ نکرده‌اند، اطلاع نداشتن از این ابزارها می‌تواند باعث ایجاد چالش‌هایی شود. نرم افزار Odoo چندین ابزار برای دورکاری دارد تا شما بتوانید کارهای تیم خودتان را از راه دور بررسی کنید؛ از پیام‌رسانی گرفته تا ردیاب‌های کار و بهره‌وری، از چت‌های وب خدمات مشتری تا پیام‌های متنی و... اگر می‌خواهید در مورد انواع ابزار برای دورکاری اطلاعات بیشتری داشته باشید، در این مقاله از دیباگ همراه ما باشید تا این ابزارها را معرفی کنیم.
1.صندوق ورودی Odoo
یکی از انواع ابزار برای دور کاری صندوق‌های ورودی هستند. صندوق ورودی Odoo را می‌توان به مقدار دلخواه سفارشی کرد. این کار امکان ارتباط یکپارچه بین اعضای تیم، بخش‌ها یا کل شرکت را فراهم می‌کند. کانال‌های چت مختلف به افراد امکان می‌دهد درباره کار بحث کنند، ایده‌های خود را مطرح کنند و در طول روز کاری در ارتباط بمانند. این اجازه می‌دهد تا پیام‌های مستقیم (DM) و فایل‌ها به یک فرد یا گروهی از کارمندان ارسال شوند، از جمله توانایی سازماندهی مکالمات در کانال‌های مختلف.
کانال‌های جدیدی را می‌توان برای تیم‌ها، پروژه‌ها یا هر چیز دیگری که به کسب و کار شما مرتبط است ایجاد کرد. در هر کانال، اعضای گروه می‌توانند اسناد را به اشتراک بگذارند و از طریق تماس صوتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. علاوه بر این، ربات داخلی در صورت از دست دادن هر پیام مهمی به شما اطلاع خواهد داد.
2.چت زنده Odoo
Odoo Live Chat با وب سایت Odoo به تیم شما امکان می‌دهد در لحظه با مشتریان شما چت کنند و به سؤالات پاسخ دهند، قرار ملاقات‌ها را برنامه‌ریزی کنند و حتی محصولات و خدمات شما را معرفی کنند.
3.اس‌ام اس Odoo
یکی دیگر از انواع ابزار برای دورکاری، اس ام اس اودو است. امروزه معمولا بیشتر سازمان‌ها از سرویس‌های ایمیل، پیام‌رسانی، پیامک یا پیام فوری برای ارتباط با مشتریان استفاده می‌کنند.
کانالی که بسیاری از تیم‌های خدمات مشتری شروع به اتخاذ آن کرده‌اند. Odoo Voip واقعا ارتباط دو طرفه را فراهم می‌کند، به این معنی که مشتریان شما می‌توانند به هر پیامی که ارسال می‌کنید واکنش نشان دهند و شما می‌توانید مستقیماً پاسخ دهید.
4.مدیریت پروژه
مدیریت پروژه مهم‌ترین ابزار برای دور کاری است. کار از راه دور نیاز به یک ابزار مدیریت پروژه درجه یک دارد؛ زیرا کارمندان شما به احتمال زیاد چندین پروژه در حال انجام برای تکمیل دارند. با چندین پروژه در حال انجام، به شکل واضحی از ارتباط نیاز دارید تا جزئیات را برای کارمندان خود سازماندهی کنید. مدیریت پروژه Odoo ابزار مناسبی برای این کار است، اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، باید حتما به فکر تهیه این ابزار باشید. این به شما اجازه می‌دهد تا برنامه‌ریزی، پیگیری و همکاری در پروژه‌ها را به شیوه‌ای ساده بصری انجام دهید. می‌توانید وظایف، بحث‌ها، اسناد، زمان‌بندی، نقاط عطف، همکاری و موارد دیگر را در یک داشبورد کاربر پسند نظارت کنید.
سادگی قابلیت کشیدن و رها کردن به ویژه برای پروژه‌ها و مدیریت عمومی گردش کار در میان تیم‌ها مفید است. با Google Drive، Outlook و Google Calendar ادغام می‌شود، بنابراین می‌توانید از آن به عنوان نقطه کانونی مرکزی برای همکاری تیم‌ها استفاده کنید. این بسیار انعطاف‌پذیر است و به شما امکان می‌دهد از تابلوها، لیست‌ها و کارت‌ها برای ترسیم پروژه‌های خود استفاده کنید.
تخصیص و تجزیه وظایف آسان است زیرا به روز رسانی وضعیت و پیشرفت پروژه در یک نگاه در دسترس است. هنگامی که یک هیئت مدیره جدید برای پروژه‌های خود ایجاد کردید، می‌توانید اعضای تیم مرتبط را به هیئت مدیره اضافه کنید. از آنجا، می‌توانید وظایفی ایجاد کنید، آنها را به سایر اعضای تیم اختصاص دهید و اسناد را در داشبورد Odoo خود به اشتراک بگذارید.
علاوه بر این، صاحبان کسب و کار همچنین می‌توانند در بالای هر پروژه در حال انجام در شرکت باقی بمانند. شما همیشه می‌توانید تصویر بزرگتر را ببینید، آنچه در حال انجام است، آنچه در راه است، و چه کسی مسئول چه چیزی است. علاوه بر این، مدیران پروژه می‌توانند به راحتی کار را محول کنند، ضرب الاجل تعیین کنند، بررسی کنند و آنچه را که باید انجام دهند ارزیابی کنند.
در نهایت، برای کارمندان از راه دور، برنامه مدیریت پروژه Odoo شامل تمام ابزارهای مورد نیاز برای جلوگیری از از دست دادن مهلت‌های زمانی است.
5. Odoo HR
مدیریت منابع انسانی کار سختی است. این شامل مدیریت زمان مرخصی، مذاکره درباره حقوق، رزرو جلسات در مناطق زمانی مختلف و مدیریت درگیری‌ها است.
Odoo HR یک راه حل مدیریت کارکنان با ویژگی‌های ارتباطی تیمی یکپارچه است. نه تنها راهی برای تماس شما با کارمندان ارائه می‌دهد، بلکه جنبه‌های روزانه مدیریت آنها را نیز ردیابی می‌کند. با Odoo HR، می‌توانید ساعات کاری کارمندان خود را ردیابی کنید، زمان‌بندی را مدیریت کنید و در چت‌های تیمی با آنها ارتباط موثر برقرار کنید. این برنامه به راحتی مطابق با نیازهای کسب و کار شما سفارشی می‌شود.
6.پروفایل کارمندان
برای اطمینان از اینکه ارتباطات تجاری شما همچنان قوی می‌ماند، باید مطمئن شوید که کارمندان شما یکدیگر را می‌شناسند. چه یک شرکت بزرگ باشد یا کوچک، اگر یک عضو نداند سایر کارمندان چه کاری انجام می‌دهند، ممکن است چالش‌هایی ایجاد شود. با این اوصاف، کارمندان باید بدانند که همکاران در کدام بخش برای بهبود ارتباطات در مورد موضوعات خاص یا پرسیدن سؤالات خاص از فرد مناسب کار می‌کنند.
اپلیکیشن Employees، نمایه‌های کارمندان زمینه‌ای را درباره هر فرد در سازمان شما فراهم می‌کنند. اعضا می‌توانند در مورد افراد خاص مطالعه کنند، نقش‌ها، علایق و افراد مختلف را درک کنند. علاوه بر این، نمایه‌ها برای هر فرد یک پروفایل کاربردی در نظر گرفته می‌شود تا سایر افراد او را بهتر بشناسند.
7.مدیریت کارها
مدیریت کار و همکاری می‌تواند در حین کار از راه دور با تیم‌های مختلف بسیار چالش برانگیز باشد. اگر ابزار مدیریت کارآمدی نداشته باشید، عملکرد کلی کسب و کار به اندازه کافی خوب نخواهد بود. یک ابزار مدیریت کار که ویژگی‌های ارتباطی پایدار را با قابلیت‌های ردیابی تکالیف ترکیب می‌کند، روشی را که کارمندان حیاتی‌ترین جنبه شرکت شما را تکمیل می‌کنند، تغییر می‌دهد.
بدون وجود یک سیستم مدیریت پروژه قابل اعتماد، می‌توانند گیج‌کننده باشند که ممکن است باعث اتلاف زمان برای اعضای تیم شود تا بفهمند چه کاری باید انجام دهند. این مسائل زمانی تشدید می‌شوند که مدیریت راه مستقیمی برای نظارت بر پیشرفت نداشته باشد.
مدیریت وظایف Odoo Project یکی از مؤثرترین ابزارهای ارتباطی تجاری در مقایسه با سایر ابزارها است. این ابزار از اجرا تا تکمیل باعث کامل شدن پروژه‌ها خواهد شد؛ زیرا به کارمندان و مدیران کمک می‌کند تا به موقع و با موفقیت به اهداف خود برسند. مدیران می‌توانند به طور مستقیم وظایفی را به اعضای تیم اختصاص دهند و پیشرفت آنها را پیگیری کنند. آنها همچنین می‌توانند تاریخ‌های سررسید و تنظیمات پروژه‌ها را تعیین کنند، که در یک لیست سازمان‌یافته برای همه افراد درگیر ظاهر می‌شود. با ابزارهای ارتباطی داخلی، مدیریت وظایف Odoo به کارمندان کمک می‌کند تا بدانند چه کسی یک تکلیف را محول می‌کند، چه زمانی تعیین می‌شود و میزان اهمیت برنامه‌ریزی پروژه‌ها چقدر است؟
8. تعیین وقت ملاقات و جلسه کاری
یکی از انواع ابزار برای دور کاری،تعیین وقت ملاقات و جلسه کاری با این نرم افزار است. بهترین جلسات زمانی برگزار می‌شود که کارکنان آمادگی برگزاری جلسه را داشته باشند. ایجاد راهی برای برنامه‌ریزی کارآمد جلسات می‌تواند به شما زمان بیشتری برای آماده شدن برای برگزاری یک جلسه تاثیرگذار و واقعی بدهد.
با این اوصاف، ممکن است کسی فکر کند که برنامه‌ریزی جلسات یک فرآیند آسان است، اما زمان زیادی را برای انتخاب زمان و تاریخ برای جلسه شما می‌گیرد. برنامه‌ریزی‌های قرار ملاقات کمک می‌کنند این فرآیند سریع و آسان شود. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد که از همکاران و دوستان خود در بهترین تاریخ و زمان برای برنامه‌ریزی جلسه نظرسنجی کنید.
با کمک نرم افزار اودو برنامه قرار ملاقات‌ها به تقویم آنلاین شما متصل می‌شود که به طور کامل در تقویم Google و Outlook شما ادغام شده است و برنامه‌ریزی جلسات را آسان می‌کند.
حتی این برنامه به شما این امکان را می‌دهد که برای افرادی که باید با آنها ملاقات کنید دعوت نامه ارسال کنید و ببینید چه روز و چه ساعتی بهتر است که جلسه را برگزار کنید. در حالی که برای برنامه‌ریزی جلسات با افراد یا اعضای تیم در یک سازمان به خوبی کار می‌کند، برای ارتباط با مشتریان و همکاران خارجی نیز ائده‌آل است.
9.مدیریت جلسات
جلسات برنامه‌ریزی نشده یا غیر ضروری، زمان ارزشمند تیم شما را تلف می‌کند. جلسات بد فرآیندها را کند می‌کند، سردرگمی ایجاد می‌کند و باعث عدم اعتماد به سازمان می‌شود. این لزوماً به این معنی نیست که شما باید تمام وقت خود را صرف برنامه‌ریزی جلسات عالی کنید. در عوض، اجازه دهید تکنولوژی به شما در این مسیر کمک کند. با Odoo، می‌توانید بیشتر کارها را برنامه‌ریزی کنید و روی چیزهای مهم دیگری تمرکز کنید، فناوری بقیه را اداره می‌کند.
به طور خودکار جلسات را از رویدادها در سایر برنامه‌های خود ایجاد کنید. با اتوماسیون آسان، می‌توانید جلسات جدیدی را از اقدامات در سایر ابزارهای برنامه‌ریزی و سازمانی خود ایجاد کنید.
قبل از شروع جلسه، یادآوری کنید!
ابزار مناسب زمان‌بندی جلسات به شما کمک می‌کند تا جلسات را سریع و کارآمد در تقویم خود قرار دهید و این به شما کمک می‌کند تا کارآمد باشید.. یکی دیگر از راه‌های کارآمد این است که به‌طور خودکار قبل از برگزاری جلسه در هر برنامه یا دستگاهی که مناسب شماست، اعلان‌هایی برای شما ارسال شود.
نه تنها می‌توانید یادآوری‌ها را در تقویم‌های Google و Outlook یا از طریق ایمیل دریافت کنید، بلکه می‌توانید اعلان‌های پیامکی را هر چقدر زودتر قبل از شروع رویدادها در تقویم Google دریافت کنید. هر کاری که می‌توانید برای کارآمدتر کردن برنامه‌ریزی جلسات معمول خود انجام دهید، برای همه یک برد است، زیرا به شما امکان می‌دهد به جای یافتن زمان مناسب برای جلسه، روی آماده‌سازی برای جلسه تمرکز کنید.
صورتجلسه جلسه را برای افراد مناسب ارسال کنید.
یادداشت برداری و ارسال آنها برای افراد مناسب می‌تواند زمان زیادی را بگیرد و باعث شود که وقت خودتان را تلف کنید. اجازه ندهید وقت شما را تلف کند. پس از یادداشت برداری در طول جلسه، Odoo می‌تواند این موارد را برای تیم شما (و حتی مدیر شما) بفرستد .
بازاریابی ایمیلی
بازاریابی ایمیلی یک راه عالی برای حفظ ارتباط با مشتریان است. قالب‌های مشخص و در نظر گرفته شده می‌توانند به شما کمک کنند تا یک خبرنامه جذاب با اطلاعات مرتبط، به‌روزرسانی‌های تجاری و محتوای سرگرم‌کننده بسازید. ایمیل یکی از بهترین راه‌ها برای دسترسی به کسی است. بازاریابی ایمیلی 40 برابر بیشتر از توییتر یا فیس بوک در دستیابی به مشتری هدف شما موثر است. حتی زمانی که فروشگاه شما بسته است و فعالیتی ندارید، از خبرنامه خود برای به اشتراک گذاشتن محتوایی استفاده کنید که مردم را سرگرم می‌کند یا بتواند آن را با برند و محصولات شما آشنا کند.
بازاریابی اجتماعی
چه در حال مدیریت رسانه‌های اجتماعی برای کسب و کار خود باشید و چه در تلاش برای ایجاد یک برند شخصی باشید، مدیریت تمام پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی می‌تواند مسئولیت بزرگی باشد. ممکن است یک صفحه فیس بوک ایجاد کنید، سعی کنید پروفایل لینکدین خود را بهبود ببخشید. از سوی دیگر، بسیاری از مشتریان به طور خودکار به کانال‌های رسانه‌های اجتماعی متوسل می‌شوند تا با کسب و کارها در ارتباط باشند. صفحات توییتر، فیس بوک و لینکدین شما مکان پیش فرضی هستند که افراد بتوانند با نوع کسب‌وکار شما یا حتی کالا و خدماتتان آشنا شوند.
تیمی که از راه دور کار می‌کند احتمالا برنامه‌ریزی بسیار متنوعی دارد. برای اطمینان از اینکه بازاریابی اجتماعی را پشت سر نمی‌گذارد و بازاریابی محتوای شما در مسیر خود باقی می‌ماند، می‌توانید از بازاریابی اجتماعی برای برنامه‌ریزی پست‌ها استفاده کنید.
با بازاریابی اجتماعی، تیم شما می‌تواند به طور همزمان به نظرات، پیام‌های مستقیم و پست‌هایی که شرکت شما بر روی آنها برچسب گذاری شده است پاسخ دهد تا از هرگونه سؤال و نگرانی افراد مطلع شود. بازاریابی اجتماعی به شما امکان می‌دهد:
مطالب جدید را به اشتراک بگذارید
یکی از بهترین راه‌ها برای ایجاد یک جامعه پایدار در هر شبکه اجتماعی، اشتراک‌گذاری محتوایی است که برای دنبال‌کنندگان شما جالب باشد.
برند خود را به صورت آنلاین نظارت کنید
ردیابی نام‌های تجاری آنلاین شما در حین کار با ابزارهای متعدد، جستجو در صفحات و پیوندها برای یافتن نام تجاری معتبر می‌تواند خسته‌کننده باشد. بازاریابی اجتماعی می‌تواند به نظارت خودکار شبکه‌های اجتماعی برای شما کمک کند.
هر زمان که نیاز به یادداشت برداری در مورد چیزی دارید، باید آن را در Odoo Notes انجام دهید.
این کار به شما کمک می‌کند یادداشت‌های خود را قابل اجرا کنید.
تبدیل یادداشت‌هایتان به فهرست کارها به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید برند و کسب‌وکار خودتان را دائم نظارت کنید. یا می‌توانید از کارهای جدید خود یادداشت‌هایی ایجاد کنید. به این ترتیب، هر زمان که چیز جدیدی را به لیست کارهای خود اضافه کنید، فضای مناسبی برای ردیابی افکار و یادداشت‌های خود خواهید داشت.
گاهی اوقات ما به عنوان یک انسان اشتباه می‌کنیم و چیزهایی را فراموش می‌کنیم. این کار می‌تواند یادداشت‌های شما را به‌طور خودکار به یادآوری در تقویم تبدیل کند، بنابراین یادداشت‌هایتان را دوباره بررسی کنید.
10.اسناد و فایل‌ها ذخیره‌سازی ابری
وقتی صحبت از کار از راه دور به میان می‌آید، همکاری فقط از طریق چت ویدیویی انجام نمی‌شود، بلکه روی فایل‌ها هم انجام می‌شود. به همین دلیل ضروری است که برنامه‌ای داشته باشید که سهامداران پروژه را قادر می‌سازد فایل‌ها را با تیم‌های راه دور خود به اشتراک بگذارند و ویرایش کنند. اینجاست که برنامه‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Odoo Documents می‌توانند مفید باشند. با انتقال همه فایل‌های خود به فضای ابری، تضمین می‌کند که تیم شما به اسناد، صفحات گسترده، ارائه‌ها، ویدیوها و موارد دیگر دسترسی بی‌وقفه داشته باشد.
با Documents، می‌توانید چندین نسخه از همه اسناد خود را ذخیره کنید تا مطمئن شوید همه به آنچه نیاز دارند دسترسی دارند. شما همچنین به تاریخچه ویرایش فایل دسترسی دارید تا ببینید چه کسی چه چیزی را تغییر داده است. به‌علاوه، همکاری در زمان واقعی آسان‌تر است و از ارسال نسخه‌های ویرایش‌شده اسناد به عقب و جلو اجتناب می‌شود. همچنین یک راه عالی برای سازماندهی کار فریلنسرها و تیم راه دور شما در زمانی که نیاز به ارسال پروژه دارند.
امضای آسان اسناد
می‌توانید فرآیند را ساده کنید و اسناد را به صورت دیجیتالی امضا کنید .
ردیابی زمان و بهره وری
یکی از چالش‌های کار از راه دور این است که کارفرمایان و مشتریان می‌خواهند بدانند کار در حال انجام است و بهره‌وری کم نمی‌شود. در عین حال، کارمندان نمی‌خواهند به صورت دائم چک شوند یا احساس کنند کسی مراقب آنهاست. این زمانی است که استفاده از ابزار ردیابی زمان مفید است.
این یک راه عالی برای کسب و کارها برای اندازه‌گیری بهره وری کارکنان است، اما همچنین کارکنان را در قبال کار خود مسئول می‌دانند. در سمت کارمند، به ویژه برای مترجمان آزاد و پیمانکاران مستقل، نرم‌افزار ردیابی زمان می‌تواند در ارسال فاکتورها به حقوق و دستمزد بسیار مهم باشد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله در مورد انواع ابزار برای دور کاری صحبت کردیم. بسیاری از اتفاقات و به خصوص ویروس کرونا در سال‌های اخیر نشان داد که کار از راه دور در مقیاسی بسیار گسترده‌تر از آنچه بسیاری از شرکت‌ها پیش‌بینی می‌کردند، امکان‌پذیر است. شرایط کاری منعطف در حال تبدیل شدن به یک هنجار جدید است و این تغییر در فرهنگ کار محسوس است. حتی پس از پایان همه‌گیری کرونا، انتظار می‌رود که بسیاری از کارمندان مایل به انجام این کار، حداقل برای بخشی از هفته باشند. از سوی دیگر، کارفرمایان، مدیران و بنیانگذاران متوجه خواهند شد که دورکاری در واقع می‌تواند به بهره وری کمک کند.
.svg){kind=icon}
