آنبوردینگ(onboarding) چیست؟ + مزایا و فرایند آنبوردینگ

آیا تا به حال به هزینه‌هایی که باید برای استخدام‌های جدید می‌پردازید فکر کرده‌اید؟ آیا این احتمال را می‌دهید که افرادی که به تازگی استخدام کرده‌اید پس از اتمام قراردادهایشان شرکت شما را ترک کنند؟ اگر پاسخ شما به این سؤالات مثبت است به خواندن این مقاله ادامه دهید تا با مفهوم آنبوردینگ (onboarding) چیست و تأثیر آن بر حفظ کارکنان آشنا شوید.

آنبوردینگ چیست؟

آنبوردینگ فرآیند ادغام یک کارمند جدید در یک شرکت و آشنایی آنها با فرهنگ و سیاست‌های شرکت است به طوری که آنها بتوانند به طور مؤثری با تیم همکاری کنند. اگر تا به حال برای استخدام یک فرد جدید در شرکت اقدام کرده‌اید به خوبی می‌دانید که فرآیند استخدام ممکن است با راه اندازی سخت افزار و نرم افزار و آموزش نوع کاری که باید انجام دهید شروع می‌شود. مجموعه رویدادهایی که در استخدام یک فرد جدید صورت می‌گیرد شامل بسیاری از مؤلفه‌ها است. از جمله بخش‌هایی که در هنگام استخدام کارکنان جدید تحت پوشش قرار می‌گیرد عبارتند از:

·         فرهنگ شرکت و پیشینه کسب و کار

·         ابزارها و منابع برای فرد جدید

·         سیاست‌ها و اسناد داخلی

·         راه اندازی تجهیزات مورد نیاز

·         نحوه پیمایش سلسله مراتب سازمانی

چرا آنبوردینگ مهم است؟

یک برنامه آنبوردینگ که به خوبی اجرا شده باشد، زمینه مناسبی را برای تعامل سازنده، به حداقل رساندن هزینه‌های شرکت و افزایش حفظ کارکنان و رضایت شغلی طولانی مدت را فراهم می‌کند.

یک برنامه آنبوردینگ موفقیت آمیز بر روی موارد زیر تمرکز دارد:

تحصیلات: استخدام‌های جدید درک روشنی از مأموریت، ارزش‌ها و سیاست‌های شرکت پیدا می‌کنند و زمینه بهتری را برای همسویی و مشارکت با تیم فراهم می‌کنند.

روابط: افراد تازه استخدام شده با همکاران و تیم‌های گسترده ملاقات می‌کنند که باعث ایجاد یک محیط حمایتی و مشارکتی می‌شود.

آشنایی: کارمندان جدید فرآیندها، انتظارات و وظایف درونی و بیرونی را بهتر می‌آموزند و دیدگاهی در مورد مشارکت مؤثر و بلند مدت به دست می‌آورند.

یکپارچگی: تجربه کاری مثبت به کارکنان جدید احساس ارزش و تعلق را می‌دهد و رضایت شغلی و بهره وری را افزایش می‌دهد.

فرآیند آنبوردینگ شامل چه مراحلی است؟

فرآیند آنبوردینگ شرکت که بتواند همه جنبه‌ها را در نظر بگیرد و برای شما به خوبی کار کند چالش برانگیز است. به همین دلیل، مدیر منابع انسانی مراحلی را از قبل تهیه می‌کند که متناسب با نیازهای کسب و کار است. در اغلب موارد این چک لیست آنبوردینگ شامل مراحل زیر است:

آشنایی با دنیای منابع انسانی و وظایف آن

بیشتر سازمان‌ها ارزش منابع انسانی را به خوبی درک کرده‌اند می‌داند که موتور محرکه یک سازمان منابع انسانی آن است. به همین جهت اهمیت مدیر منابع انسانی در سال‌های اخیر فزونی دو چندان یافته است برای آشنایی با این مطلب مهم حتما ابن مقاله را بخوانید.

آشنایی با دنیای منابع انسانی

1- سرمایه گذاری بر روی نرم افزار

آنبوردینگ را هم می‌توان به صورت دستی و هم با سرمایه گذاری بر روی یک نرم افزار که مراحل را خودکارسازی و عناصر مهم را در یک مکان متمرکز نگهداری می‌کند انجام داد. از جمله نرم افزارهایی که در این زمینه پیشنهاد می‌شود ماژول منابع انسانی اودو است. خرید نرم افزار اودو می‌تواند بار کاری مدیر منابع انسانی را کاهش دهد و تجربه‌ای بهینه و جذاب را برای کارمندان جدید فراهم کند.

2- تعیین کنید فرآیند آموزش چقدر طول خواهد کشید

در این مرحله مدیر منابع انسانی باید تعیین کند که آموزش چگونه انجام می‌شود و چقدر به طول می‌انجامد. معمولاً آموزش توسط مدیران، سرپرستان و همکاران به افراد جدیدی که وارد شرکت شده‌اند انجام می‌گیرد و به آنها مهارت‌ها و دانش و منابعی را که برای یادگیری نقش‌هایشان نیاز دارند را آموزش می‌دهند.

3- ساختار فرآیند قبل از آنبوردینگ

معمولاً بین پذیرش پیشنهاد شغلی و تاریخ شروع کار یک تأخیر زمانی وجود دارد. با برنامه ریزی صحیح می‌توان این زمان را صرف انجام وظایف اداری لازم کرد تا پس از شروع استخدام افراد تمرکز بیشتری بر روی کار خود داشته باشند. برای این منظور، مدیر منابع انسانی می‌تواند چک لیست آنبوردینگ تهیه کند و در آن لیست کارهایی که باید قبل از روز اول تکمیل شود را در آن یادداشت کند.

4- روز اول

مهم نیست که یک کارمند در روز اول چقدر آمادگی دارد. اما یک مدیر منابع انسانی خوب می‌تواند برای کارمندان جدید محیط آرامش بخشی را ایجاد کند و سازگاری آنها با محیط‌های فیزیکی و اجتماعی جدید را برای آنها تسهیل کند. برای اینکه کارمند جدید در روز اول کاری دچار استرس نشود، شما می‌توانید یک بسته خوش آمد گویی تهیه کنید که در آن کتابچه راهنما، خط مشی و رویه سازمانی و انتظارات مربوطه  را در آن ارائه دهید و این روش، بهترین راه برای دادن اطلاعات لازم به کارمند است. از طریق این کتابچه نیازی نیست که کارمند جدید درگیر کاغذبازی‌های اداری و صرف وقت زیاد شود.

5- تعریف نقش‌ها، اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد

در طول هفته اول، لازم است تا شما شرح وظایف، انتظارات، اهداف، شاخص‌های کلیدی عملکرد و فرهنگ سازمانی را به کارمند جدید منتقل کنید. انجام این کار به شفاف سازی و اعتماد بنفس در کاری که فرد انجام می‌دهد کمک می‌کند و او را از سردرگمی ‌و استرس بیرون می‌آورد.

جادوی موفقیت در استراتژی منابع انسانی

استراتژی منابع انسانی برنامه و نقشه راهی است که سعی دارد تا چالش‌های اصلی یک سازمان را از طریق افراد آن حل کند. برای آشنا شدن با این استراتژی حتما این مقاله را بخوانید.

استراتژی منابع انسانی

6- بررسی مستمر

سعی کنید که هر چند وقت یک بار با کارمند جدید ملاقاتی داشته باشید و برنامه‌های او را دنبال کنید. گرفتن بازخورد و پشتیبانی از اهمیت خاصی برخوردار است و باید به عنوان یک فرآیند مهم در آنبوردینگ آن را مد نظر داشته باشید. کارمندانی که احساس می‌کنند مدیران به رفاه آنها بیشتر اهمیت می‌دهد و روی رشد آنها بیشتر سرمایه گذاری می‌کنند، احساس سازنده بودن را دارند و احتمال بیشتری وجود دارد که در شرکت بمانند.

7- اصلاحات و بهبودها را در نظر داشته باشید

قرار نیست هر برنامه و فرآیند که برای آنبوردینگ انتخاب می‌کنید کامل و بدون عیب نقص باشد. سعی کنید تمامی ‌موارد را به خوبی بررسی کنید و استراتژی‌های خود را براساس آنها تغییر دهید. ممکن است در برخی از بخش‌های منابع انسانی متوجه شوید که باید برنامه آن مطابق با شخصیت کارمند باشد و برای برخی دیگر، به این موضوع پی ببرید که یک فرآیند استاندارد بهتر است.

مزایای آنبوردینگ

فرآیند کارآمد استخدام افراد جدید به همان اندازه که برای کارمندان می‌تواند جالب باشد، برای سازمان نیز به جهت نشان دادن ارزش‌ها، فرهنگ و خط مشی‌ها می‌تواند هزینه‌بر و البته جذاب باشد. از جمله مزایای آنبوردیگ برای سازمان عبارتند از:

1- پیوند با سازمان

سازمان‌هایی که تجربه کارآمدتری را برای کارمندان خود ایجاد کنند و کارمندانی را دارند که به طرق مختلف با آنها احساس پیوند نزدیکی دارند. هر چه میزان این احساس پیوند و ارتباط بیشتر باشد، احتمال ترک آن سازمان توسط آنها کمتر خواهد بود.

2- افزایش اعتماد بنفس

فرآیند آنبوردینگ شرکت به کارمندان کمک می‌کند تا سریع‌تر به شرکت اعتماد کنند و به خودکفایی دست یابند. آنبوردینگ به کارمندان جدید آموزش‌هایی را در مورد محصولات و خدمات و ابزارهای مورد نیاز را ارائه می‌دهد.

3- بهبود تجربه کارکنان

یک فرآیند آنبوردینگ که به خوبی طرح ریزی شده باشد به کارمندان کمک می‌کند تا احساس حمایت و ارتباط بهتری را با مأموریت کلی شرکت داشته باشند و باعث تعامل بهتر کارمندان با سازمان خواهد شد.

4- اولویت‌های کارمندان

از اکثر کارمندان این انتظار را می‌رود که قبل از مهلت زمانی پروژه‌ها را به پایان برسانند، اما بیشتر آنها این انتظار را دارند تا زمان بیشتری را برای کار بر روی پروژه‌ها داشته باشند. داشتن یک برنامه برای ملاقات‌های حضوری به شما کمک می‌کند تا اولویت‌های کارمندان جدید را بشناسید.

5- افزایش بهره وری

بر طبق مطالعات نشان داده شده است که آنبوردینگ به افزایش بهره وری در میان افراد تازه استخدام شده کمک می‌کند و آن را تا 62 درصد افزایش می‌دهد.

نرم افزار آنبوردینگ چیست؟

نرم افزار آنبوردینگ ابزاری است که فرآیند نصب را خودکار می‌کند و مدیریت و نظارت بر پیشرفت کاری افراد تازه استخدام شده را برای تیم‌های منابع انسانی تسهیل می‌کند. در هنگام انتخاب نرم افزار آنبوردینگ به موارد زیر توجه داشته باشید:

قابلیت‌ها: نرم افزاری را انتخاب کنید که ویژگی‌هایی را که برای یک مدیریت کارآمد در فرآیند آنبوردینگ مورد نیاز است اعم از فرم‌های دیجیتالی، گردش کار خودکار و منابع آموزشی را در اختیار شما قرار دهد.

تجربه کاربری: نرم افزاری را انتخاب کنید که نحوه استفاده از آن آسان باشد و فرد تازه استخدام شده و هم تیم منابع انسانی بتواند از آن به آسانی استفاده کنند.

یکپارچه سازی: در هنگام انتخاب نرم افزار به این موضوع فکر کنید که چگونه این نرم افزار می‌تواند با سایر ابزارها و سیستم‌های منابع انسانی و نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام شود. odoo ERP دارای ماژول‌های مختلفی است که به راحتی می‌توانید آنها را با سیستم‌های داخلی خود ادغام کنید.

پشتیبانی و آموزش: نرم افزاری را تهیه کنید که منابع آموزشی و پشتیبانی خوبی را برای شما فراهم آورد.

خرید نرم افزار Odoo ERP که با توجه به مقتضیات کسب و کارهای ایرانی سفارشی سازی شده است یکی از بهترین گزینه‌های موجودر در بازار برای فرآیند آنبوردینگ است.

کلام آخر

استخدام یک فرد جدید مستلزم پرداخت هزینه مالی، منابع و زمانی است. به همین منظور، برای کاهش هزینه‌های مربوطه استفاده از ابزارها و نرم افزارهایی که بتواند به ساده سازی ارتباطات، تسهیل فرآیند آموزش و انطباق با قوانین کمک کند حائز اهمیت است. نرم افزار اودو از جمله گزینه‌های محبوب در بین شرکت‌ها است توانسته است با ویژگی‌های متنوعی که فراهم نموده نیاز بسیاری از سازمان‌ها را پوشش دهد.

در کنار رشد خود، بهتر است بدانید...

خیلی از کارها از توان شما خارج است. پیشنهاد می‌کنیم قابلیت‌های نرم‌افزار اودو را یاد بگیرید:

همین الان کلیک کن