بودجه بندی کسب و کار و کنترل بودجه

اگر شما یک استارت آپ هستید یا به هر طریقی با یک کسب و کار مرتبط هستید، باید بدانید که بودجه بندی کسب و کار حیاتی‌ترین عنصر برای کسب موفقیت در کسب و کار است. ناتوانی در بودجه بندی کسب و کار می‌تواند منجر به بلایای مالی مانند افزایش بدهی، عدم پس انداز، جریان نقدیندگی غیر قابل کنترل و ... شود. اگر کسب و کار شما دارای چرخه بودجه باشد، هیچ یک از این مشکلات رخ نخواهد داد.

بودجه بندی چیست؟

بودجه بندی کسب و کار به کنترل هزینه کمک می‌کند و تهیه گزارش را برای بخش‌های مالی آسان‌تر می‌کند. بودجه بندی مدیریت را قادر می‌سازد تا به مسائل یا فرصت‌هایی که در طول بررسی و بودجه بندی مشخص می‌شوند، پاسخ دهد. 

شرکت‌ها از چرخه‌های کنترل بودجه به صورت ماهانه، فصلی و سالانه برای کنترل هزینه‌ها و ساده کردن کارهای اداری استفاده می‌کنند. درک هدف و اشکال کنترل بودجه می‌تواند به مدیران در تصمیم گیری در مورد نحوه اجرای تصمیمات برای کل شرکت یا در برخی از بخش‌ها کمک کند.

کنترل بودجه چیست؟

بودجه کسب و کار یک برنامه هزینه بر اساس درآمد و هزینه‌های یک کسب و کار است. بودجه بندی و کنترل بودجه سرمایه موجود شما را تعیین می‌کند، هزینه‌های شما را پیش بینی می‌کند و به پیش بینی درآمد نیز کمک می‌کند. همچنین کنترل بودجه می‌تواند به شما در برنامه ریزی فعالیت‌های تجاری کمک کند و به عنوان معیاری برای تعیین اهداف مالی عمل کند .

چرا به کنترل بودجه و برنامه ریزی نیاز داریم؟

بودجه بندی منظم و خوب به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا وضعیت مالی خود را به صورت همیشگی پیگیری کنند. این امر برنامه ریزی استراتژیک بلندمدت را برای همه چیز از هزینه‌های عملیاتی فعلی تا توسعه احتمالی امکان پذیر می‌کند. دانستن وضعیت بودجه و کنترل بودجه به شما این امکان را می‌دهد که کارمندان بیشتری را استخدام کنید، در خطوط تولید جدید سرمایه گذاری کنید و اهداف درآمدی را تعیین کنید که با اهداف مالی کلی شرکت همسو باشند.

چگونه تنظیم و کنترل بودجه را انجام دهیم؟

اولین قدم در تنظیم و تعیین بودجه معقول این است که مدلی را انتخاب کنید که برای شما مناسب است. برای این کار باید به هزینه‌های سیستم، اتوماسیون میزان پشتیبانی نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، دقت داشته باشید. استفاده از سیستم‌های یکپارچه سازی ERP از بهترین راه‌حل‌ها برای کنترل بودجه هستند. استفاده از نرم افزار ERP مناسب می‌تواند عملیات را در تمام بخش‌ها ساده‌سازی کند، فرآیندها را خودکار کند و ورود دستی داده‌ها و خطاهای انسانی ناشی از آن را حذف کند. 

نحوه انتخاب بودجه بندی کسب و کار

انواع کنترل بودجه و برنامه‌های مدیریت به حساب‌های شما متصل می‌شوند و تمام هزینه‌های شما از جمله هزینه‌های شرکت، پس‌انداز، مالیات و صورت‌حساب‌ها را پیگیری می‌کنند. برخی از برنامه‌های بودجه به شما این امکان را می‌دهند که برنامه‌ کنترل بودجه را بر طبق فهرست قبلی بسازید، در صورتی که در برخی برنامه‌ها شما امکان شخصی سازی بودجه بندی را دارید. برنامه‌های کنترل بودجه و تنظیم بودجه برای کارآفرینان بسیار مفید هستند، زیرا با از بین بردن نیاز به یادآوری همه چیز، بار بودجه‌ریزی را کاهش می‌دهند. برنامه‌های کنترل بودجه نه تنها می‌توانند به مدیران در پیگیری هزینه‌ها و بودجه مدیریت پول کمک کنند، بلکه می‌توانند به بهبود ارزش خالص کسب و کار نیز کمک کنند.

بیشتر بخوانید...

لیست بهترین نرم افزارهای erp ایرانی و خارجی

معرفی نرم افزار مدیریت کسب و کار اودو

آشنایی با سیستم ERP در بودجه بندی

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک تکنیک مدیریت و یکپارچه سازی است که توسط مشاغل برای مدیریت و ادغام جنبه‌های مختلف کسب و کار استفاده می شود. بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری ERP برای شرکت‌ها سودمند هستند، زیرا این نرم افزارها در اجرای بودجه بندی با یکپارچه‌سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز برای مدیریت کسب‌وکار در یک سیستم واحد کمک می‌کنند. گرفتن موجودی، فروش، بازاریابی، و سایر عملکردها همگی می توانند با استفاده از نرم افزار ERP انجام شوند.

سیستم‌های ERP برای بودجه بندی

در سراسر جهان شرکت‌ها و کسب و کارها به نرم افزارهای ERP وابسته هستند تا به آنها در دستیابی به اهداف خود در این عصر تحول دیجیتال کمک کند. یک سیستم ERP قابل اعتماد با طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های اتوماسیون، یکپارچه‌سازی و کارایی ارائه می‌شود تا به بهتر شدن کسب و کار کمک کند. ویژگی‌های کنترل بودجه، حسابداری، عملکرد منابع انسانی و سایر عملکردها مانند فروش مستقیم و مدیریت مشتری توسط سیستم‌های ERP انجام می‌شوند. برای پیدا کردن یک سیستم ERP کارآمد و متناسب با کسب و کارتان کافیست همین الان با ما تماس بگیرید. توجه داشته باشید به دلیل گستردگی سیستم ERP لازم است برای تهیه آن حتما نیازهای هر کسب و کار بررسی شوند و این سیستم متناسب با هر کسب و کار شخصی سازی شود. بنابراین حتما برای انتخاب این سیستم از مشاوران و متخصصان هوش مالی ما کمک بگیرید. 

نظارت و کنترل بودجه براساس پایه صفر یا افزایشی

بودجه ریزی بر مبنای صفر با پایه صفر بدون در نظر گرفتن بودجه سال قبل انجام می‌شود. در هر ترم مالی، بودجه جدیدی از پایه ایجاد می‌شود و منابعی که بر‌اساس هزینه‌های آن زمان به هر بخش داده می‌شود.

تمرکز اولیه بودجه ریزی مبتنی بر صفر حیاتی‌ترین وظایف یک شرکت است. از آنجایی که این نوع بودجه‌بندی نیازمند منابع و تلاش است، در سطح استراتژیک برای ایجاد بودجه‌هایی که با استراتژی سازمان هماهنگ هستند، استفاده می‌شود.

از سوی دیگر، بودجه ریزی افزایشی با بودجه ریزی مبتنی بر صفر تفاوت دارد. در بودجه ریزی افزایشی، بودجه سال جاری با توجه بودجه سال قبل ایجاد می شود. بودجه دوره قبل نقطه شروع برای ایجاد بودجه در بودجه ریزی افزایشی است

تمرکز اولیه بودجه ریزی افزایشی بر روی اقدامات روزمره است که به مهارت زیادی نیاز ندارند. دقت داشته باشید تنها کسب و کارهایی می‌توانند از بودجه ریزی افزایشی استفاده کنند که در آنها اهداف و متغیرها به طور مکرر تغییر نمی‌کنند.

مزایای استفاده از نرم افزار بودجه بندی ERP

شرکتی که برای مطالعه صحیح گزینه‌های برتر نرم افزار ERP وقت بگذارد، طیف وسیعی از امکانات را برای رفع نیازهای خود کشف خواهد کرد. ذکر این نکته ضروری است که انتخاب یک سیستم ERP برای کسب و کار شما می تواند مشکل باشد و نیاز به تحقیقات گسترده دارد. در اینجا مزایای سیستم‌های ERP را برای بودجه بندی کسب و کار به طور خلاصه بیان کرده‌ایم تا در مراحل اولیه انتخاب سیستم ERP به شما کمک کنیم:

سازماندهی داده

یک سیستم ERP یک محیط واحد برای جمع‌آوری و ذخیره داده‌ها ایجاد می‌کند و به شما امکان می‌دهد گزارش‌هایی را ایجاد کنید که نشان می‌دهد کجاها کارآمد هستید و کجا می‌توانید پیشرفت کنید. انعطاف‌پذیری برای ایجاد گزارش‌ها در یک برنامه زمانی بسیار مفید است. سازمان‌های بزرگ یا حتی استارت‌آپ‌ها برای پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به گزارش‌دهی تکیه می‌کنند. در این مواقع اعداد نشان خواهند داد که آیا کدام بخش یا عملکرد عقب مانده است.

با این حال، بدون یک سیستم ERP برای ذخیره و کامپایل همه این داده‌ها، نمی‌توانید گزارش‌های مربوطه را ارائه دهید. برای مثال، فرض کنید همه چیز را از دریافت موجودی از طریق تولید گرفته تا حمل و نقل و تحویل مدیریت نمی‌کنید. در این صورت، بسیاری از داده‌ها را دریافت نمی‌کنید و نمی‌توانید به خوبی کسب و کار خود را مدیریت و بودجه بندی کنید.

محدود کردن هزینه ‌ای عملیاتی

یک ERP ممکن است به شرکت شما کمک کند تا با افزایش کارایی رویه‌های عملیاتی، هزینه‌ها را کاهش داده و سودآوری را در همه زمینه‌ها، از تولید تا امور مالی، افزایش دهد. یکپارچه کردن سیستم‌های IT شما به سادگی می‌تواند با کاهش هزینه‌های شما برای مجوزهای متعدد، هزینه‌های پشتیبانی، زیرساخت‌ها و کارکنان اداری برای مدیریت همه آن‌ها، در هزینه شما صرفه‌جویی کند. اگر یک کارخانه هستید، یک ERP به شما امکان دسترسی به سطوح جدیدی از داده‌ها را می‌دهد که این موضوع در برنامه ریزی، مدیریت موجودی‌ها، جلوگیری از اختلالات و تاخیرها و تصمیم گیری بهتر کمک می‌کند.

اتوماسیون گردش کار

نرم افزار اختصاصی ERP یک سیستم احراز هویت خودکار را ارائه می‌دهد که جایی برای خطا باقی نمی‌گذارد. هرچه فرآیند کسب و کار شما بیشتر به کا‌های دستی متکی باشد، مانند اینکه یک انسان دوباره همان داده‌ها را وارد کند، در برابر تاخی‌ها و مشکلات آسیب پذیرتر خواهید بود.

اطلاعات یکپارچه

اتخاذ تصمیمات تجاری اصلی و کنترل بودجه مستلزم در دسترس بودن اطلاعات لازم و داده‌های دقیق در زمان مناسب است. در کسب‌وکارهای کوچک، زمانی که چنین داده‌ها و اطلاعاتی به‌راحتی در دسترس هستند و دائماً در سیستم ERP به روز می‌شوند، مدیریت می‌تواند تصمیمات به موقع لازم برای رشد و حفظ کسب‌وکار را اتخاذ کند. 

بیشتر بخوانید...

اهداف عارضه‌یابی سازمان چیست؟

چگونه بیزینس کوچ شویم؟

امنیت داده‌ها

امنیت داده‌ها در قلب هر سیستم ERP قرار دارد. کنترل‌هایی که می‌توانند داده‌های حساس را مشاهده و به‌روزرسانی کنند، در سیستم‌های ERP که چندین بخش شرکت را در بر می‌گیرند، تعبیه شده است. ترکیب اطلاعات در یک مخزن واحد، چه در محل فیزیکی یا در فضای ابری، امنیت را تقویت می کند و سیستم ERP این امر را محقق ساخته است.

اهمیت بودجه بندی کسب و کار 

بودجه بندی کسب‌وکارمنافع و مزایای زیادی برای شرکت شما دارد. از جمله مزایای بودجه بندی کسب و کار برای شرکت شما می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش کارایی کسب و کار و شرکت
• می‌توانید برای گسترش شرکت خود منابع مالی دریافت کنید. اگر می‌خواهید به دنبال وام تجاری یا جمع آوری پول از سرمایه گذاران باشید، باید بودجه دقیقی ارائه دهید که درآمد و هزینه‌های شما را مشخص کند
• شناسایی وجوهی که برای سرمایه گذاری مجدد در دسترس هستند
• انتخاب‌های مالی عاقلانه ای داشته باشید. بودجه کسب و کار شما از بسیاری جهات به عنوان یک نقشه راه مالی عمل می‌کند. بودجه بندی به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که وضعیت مالی شرکت شما در حال حاضر کجاست و برای رسیدن به اهداف مالی خود در آینده چه کاری باید انجام دهید
• پیش‌بینی ماه‌های آینده را امکان پذیر می‌کند
•  محاسبه مدت زمانی که طول می‌کشد تا بدهی‌ها پرداخت شوند
• ارائه نگاهی اجمالی به آینده
• کمک به شما در حفظ کنترل کسب و کار
• ایجاد یک بودجه تجاری، اداره شرکت شما را آسان‌تر و موثرتر می کند. بودجه شرکت همچنین می‌تواند به شما کمک کند با اطمینان از اینکه پول را در مکان‌های مناسب و در زمان‌های مناسب خرج می‌کنید، از بدهکار شدن پیشگیری کنید
• تعیین کنید که کجا می‌توانید پول پس انداز کنید یا درآمد را افزایش دهید. بودجه کسب و کار شما می‌تواند به شما کمک کند مناطقی را بیابید که می‌توانید هزینه‌ها را کاهش دهید یا درآمد را افزایش دهید و در این فرآیند سود خود را افزایش دهید
• تخمین بزنید که انتظار دارید چقدر پول به دست آورید
• برنامه ریزی کنید که چگونه آن پول را خرج می‌کنید
• شکاف بین انتظارات و واقعیت را بررسی کنید

سخن آخر

بودجه بندی برای یک شرکت‌ها و کسب و کارها، کار بزرگی است، به همین دلیل ممکن است به کمک و مشاوره مالی نیاز داشته باشید. تجزیه و تحلیل هزینه‌ها، پیش بینی درآمد و پیش بینی جریان نقدی همه بخشی از فرآیند بودجه بندی کسب و کار هستند. وجود یک سیستم حسابداری در محل، اطلاعات مالی در زمان واقعی را در اختیار شما قرار می‌دهد و به شما امکان می‌دهد بودجه‌ای را طراحی کنید که برای شما مناسب باشد. برای مشاوره هوش مالی و دریافت اطلاعات بیشتر کافیست همین الان با متخصصان ما که در زمینه هوش مالی خبره و متخصص هستند، تماس بگیرید.