اهمیت و راهکارهای مدیریت زمان در سازمان

آیا می‌دانید اهداف مدیریت زمان چیست؟ در این مقاله به طو رکامل و دقیق به اصول مدیریت زمان و فواید مدیریت زمان خواهیم پرداخت.
27 تیر 1402
اهمیت و راهکارهای مدیریت زمان در سازمان
علیرضا خدادادی
| 1 توضیح

همه ما افرادی را می‌شناسیم که می‌توانند در روز کارهای زیادی انجام دهند و تقریبا به همه کارهایشان برسند؛ بدون اینکه وقت کم بیاورند! شاید برای اکثر ما این سوال باشد که چطور می‌توانند بدون کمبود وقت به همه کارهایشان برسند؟ بله! درست حدس زدید؛ مدیریت زمان تنها چیزی است که این افراد آن را درک می‌کنند. در این مقاله می‌خواهیم در مورد مدیریت زمان در سازمان صحبت کنیم. شاید شما هم به‌عنوان مدیر یا حتی کارمند یک سازمان به چنین چیزی نیاز داشته باشید؛ پس با ما همراه باشید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان همان‌طور که از اسم آن مشخص است، به مدیریت موثر زمان اشاره دارد تا زمان مناسب به فعالیت مناسب اختصاص داده شود. مدیریت زمان موثر، به افراد این امکان را می‌دهد که بر اساس اهمیت فعالیت‌ها، بازه‌های زمانی خاصی را به آن‌ها اختصاص دهند. مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان اشاره دارد؛ زیرا زمان همیشه محدود است.

در مدیریت زمان باید از خودتان بپرسید کدام فعالیت مهمتر است و چه مقدار زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ بدانید کدام کار باید زودتر انجام شود و کدام کار کمی دیرتر انجام شود. مدیریت زمان نه تنها در سازمان‌ها بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش بسیار مهمی دارد.

اهداف مدیریت زمان چیست؟

اهداف مدیریت زمان شامل موارد زیر است:

  • برنامه‌ریزی موثر
  • تعیین اهداف و مقاصد
  • تعیین ضرب‌الاجل
  • تفویض مسئولیت‌ها
  • اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس اهمیت آن‌ها
  • صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

اگر شما هم در سازمانتان به مفهومی به‌نام مدیریت زمان نیاز دارید و نمی‌دانید برای دستیابی به آن باید چه کنید، برای رزرو وقت برای مشاوره کسب‌وکار و همچنین مشاوره کوچینگ می‌توانید با کارشناسان دیباگ در ارتباط باشید.

فواید مدیریت زمان

چرا مدیریت زمان برای همه مشاغل مهم است؟

مهارت‌های مدیریت زمان کارکنان در سازمان باید قابل توجه باشد، به این معنی که تعادل خوبی بین زمان کار، زمان استراحت و زمان خانه پیدا می‌کنند. کارمندانی که زمان خودشان را کنترل می‌کنند، مسئولیت کار خود را بر عهده دارند. همه دوست دارند احساس خوبی در کاری که انجام می‌دهند، داشته باشند. تنها در این صورت است که از رضایت شغلی لذت خواهید برد و شغلی موفق خواهید داشت.باید بگوییم که مدیریت زمان تمام جنبه‌های زندگی حرفه‌ای و خصوصی شما را بهبود می‌بخشد.

با مدیریت زمان خوب، در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام خواهید داد. زمان موثر می‌تواند به شما در مقابله با فشار کاری سازمان کمک کند. کنترل فشار به معنای استرس کمتر و رضایت بیشتر از کار است. 

اصول مدیریت زمان

چند اصول برای مدیرت زمان وجود دارد که در ادامه در مورد آن‌ها صحبت خواهیم کرد.

برنامه‌ریزی

اولین اصل از چند اصل مدیریت موثر زمان، برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی مستلزم آن است که همه چیزهایی را که برای انجام دادن نیاز دارید، یادداشت کنید. این ممکن است نوشتن یک لیست کارها یا تکمیل یک الگوی برنامه‌ریزی باشد. اگر این مربوط به یک پروژه بود، باید تکالیف فردی را که باید تکمیل کنید تا بتوانید آن پروژه را تا پایان کامل انجام دهید، درک کنید.

اصول مدیریت زمان

درچنین مواقعی باید فقط روی این تمرکز کنید که کارهایتان را از ذهنتان خارج کنید و روی کاغذ یا چیزی الکترونیکی بردارید. ابزار مدیریت وظایف Odoo روشی واقعاً مفید برای انجام این کار هستند. هنگامی که تمام وظایف خود را نوشتید، ببیند که می‌توانید وظایف خودتان را به امور کوچک‌تر تقسیم کنید. 

اولویت‌بندی

دومین اصل اولویت بندی است. پس از تکمیل مرحله برنامه‌ریزی، آن وظایف باید اولویت بندی شوند. 

شما باید اولویت بندی خود را ابتدا بر اساس اهمیت کار موردنظر قرار دهید؛ اینکه چقدر کار مهم است و چقدر تکمیل شده است. شما باید ارزش و پیامد را بر اساس سازمان خود قرار دهید، نه بر اساس شخص شما.

سازماندهی

سومین اصل، سازماندهی است. اینجاست که ما شروع به درک ابزارها و منابعی می‌کنیم که مطمئن شوید می‌توانید برنامه یا برنامه خود را تا اتمام آن ببینید. برای کمک به سازماندهی می‌توانید تعدادی سوال از خود بپرسید:

  • به چه فناوری نیاز دارم؟
  • چه برنامه‌هایی نیاز دارم؟
  • به چه افرادی نیاز دارم؟
  • به چه پشتیبانی نیاز دارم؟
  • به چه کمک و راهنمایی نیاز دارم؟
  • چه تصمیماتی باید توسط افراد دیگر در سازمان گرفته شود؟

ما باید درک کنیم که چگونه چیزهای دیگر و افراد دیگر می‌توانند بر توانایی ما برای انجام کارها تأثیر بگذارند. قبل از اینکه در لیست یا پروژه خود با مشکل مواجه شویم، باید در ابتدا به همه این موارد فکر کنیم.

مدیریت زمان چیست

تفویض اختیار

یکی دیگر از اصول مدیریت زمان در سازمان، تفویض اختیار است. در اینجا، متوجه می‌شویم که کدام وظایف را می‌توانیم به شخص دیگری بسپاریم تا تکمیل شود.

بنابراین. هنگامی که 4 مرحله اول را کامل کردیم، می‌توانیم به این فکر کنیم که چه وظایفی را می‌توانیم محول کنیم. اگر تشخیص می‌دهید که نمی‌توانید همه چیز را به تنهایی انجام دهید، باید تفویض اختیار کنید. همچنین در مواقعی که به تخصص یا کمک خارجی نیاز دارید، باید تفویض اختیار کنید.

اینجاست که تفویض اختیار وارد می‌شود؛ یعنی هنر انتقال مسئولیت از شما به شخص دیگری برای تکمیل آن وظایف. تفویض اختیار به خودی خود یک مهارت یا هنر است و نیاز به آینده نگری و برنامه‌ریزی دارد.

فواید مدیریت زمان

هر کار یک بازه زمانی دارد و با جدول زمانی موجود شما مطابقت دارد. اگر به‌عنوان مدیر در یک سازمان نمی‌توانید برای انجام کارهایتان مدیریت داشته باشید، زمان آن رسیده که مهارت‌ها و عادات لازم را توسعه دهید.

مدیریت زمان در سازمان چیزی فراتر از این است که فکر کنید، "من 30 دقیقه را برای این کار صرف می‌کنم، سپس می‌روم یک کار سرگرم‌کننده انجام دهم". بلکه در مورد بررسی میزان زمانی است که برای هر پروژه در دسترس دارید و سپس برنامه‌ریزی وظایف مهم خود را بر اساس محدودیت‌های زمانی واقعی خود انجام می‌دهید.

مهارت‌های مدیریت زمان در طول زمان با تمرین آن‌ها توسعه می‌یابد. این موضوع شامل شهود و یادگیری از دنیای واقعی است: آیا آن جلسه واقعا فقط یک ساعت طول می‌کشد، حتی اگر دفعه قبل دو ساعت طول کشید؟ بهتر است این احتمال را در نظر بگیرید، در غیر این صورت برای کار بعدی وقت کم می‌آورید.

ابزارهای زیادی وجود دارد که به شما کمک می‌کند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، ساده‌ترین آن‌ها استفاده از یک تقویم است. اما ما اکنون در قرن بیست و یکم هستیم و بهترین راه برای حفظ وقت خود استفاده از فناوری است. وب‌سایت‌های مختلفی در این زمینه هستند که به شرکت‌ها و مشتریان در مدیریت رزرو کمک می‌کنند. در اصل شما با مدیرت زمان در سازمان، عملکرد بهتری در محل کار، کارهای تکمیل‌شده‌تر و دستیابی بیشتر به اهداف و جاه‌طلبی‌های خود خواهید دید. وقتی به مدیریت موثر زمان پایبند باشید، دیگر افکار آزاردهنده، احساس گناه یا نگرانی در زمان تفریح و استراحت نخواهید داشت. باید این را هم اضافه کنیم که مدیریت زمان کیفیت زندگی شما را بهبود می‌بخشد.

اهداف مدیریت زمان چیست؟

مزایای مدیریت زمان برای مشاغل کوچک و کارکنان 

برخی از مزایای مدیریت زمان برای مشاغل را توضیح می‌دهیم.

شما کار را به موقع تحویل می‌دهید

تعیین ضرب الاجل به شما کمک می‌کند تا کار خودتان را به موقع انجام دهید. قبل از اینکه به کارهای بعدی بروید، حجم کاری‌تان را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا بتوانید در بهرین زمان ممکن آن را تمام کنید.

تلاش کمتری لازم است

زمان می‌گذرد و شما طبق روال عادی به همه کارهایتان می‌رسید، به‌خاطر اینکه که شما روی کارهایی که در دست دارید، متمرکز و کارآمد بودید، بنابراین؛ لازم نیست که بخواهید خیلی تلاش کنید و خودتان را اذیت کنید.

باعث بهبود کیفیت کارشما می‌شود

با مدیرت زمان در سازمان، اولویت‌های شما مشخص و تمرکز شما بالاتر است. شما قبل از انجام هرکاری، دقت و توجه لازم را دارید؛ زیرا می‌دانید چه کاری باید انجام شود.

سطح استرس شما را کاهش می‌دهد

مشکلات خودساخته باعث اصطکاک زیادی می‌شود. قرار ملاقات‌ها یا ضرب الاجل‌های از دست رفته می‌تواند ویرانگر باشد و منجر به روزهای کاری پر استرس و بهره‌وری کلی کمتر شود. با مدیریت زمان خوب، می‌توانید از این مشکلات جلوگیری کنید.

مدیریت زمان

منجر به تصمیم‌گیری بهتر می‌شود

اکنون می‌توانید به راحتی تصمیم بگیرید؛ زیرا به خودتان زمان کافی برای فکر کردن در مورد آن‌ها داده‌اید. 

وقت آزاد بیشتری دارید

با مدیرت زمان در سازمان وقت آزاد بیشتری برای تفریح و استراحت دارید، شما نیازی ندارید کارهای ناتمام خود را به خانه ببرید. شما از زمان موجود در محل کار استفاده کردید و همه چیز را قبل از خروج از سیستم و ترک دفتر به پایان رساندید.با به کارگیری این مهارت‌های مدیریت زمان کارهای بیشتری انجام دهید.

می‌توانیداهداف تعیین کنید

منظور ما یک هدف کلی نیست. رشد کسب و کار یا عملکرد بهتر در دفتر اهداف قابل تحسین است. اما تعیین اهداف کوچک مشخص راه را به همه اینها می‌رساند. با اهداف روزانه شروع کنید و بعدها که کمی توانستید مدیریت زمان را درک کنید، می‌توانید حتی اهداف بلند مدت برای خودتان تعیین کنید.

سخن پایانی

مدیریت زمان بر برنامه‌ریزی دقیق روزانه برای انجام کارهاست. تصمیم بگیرید که چه زمانی قرار است کاری را انجام دهید. به جای سخت‌تر کار کرردن، هوشمندانه‌تر کار کنید. با پیروی از یک برنامه مشخص با نظم منطقی، کارها به آسانی انجام می‌شود.. مدیریت زمان برای دستیابی به اهداف ضروری است زیرا افراد را قادر می‌سازد تا بار کاری خود را اولویت بندی کرده و زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند. افراد می‌توانند بر روی حیاتی‌ترین وظایف تمرکز کنند و با مدیریت خوب زمان خود به طور موثر در جهت رسیدن به اهداف خود کار کنند. 

با توانمند ساختن افراد برای اجرای سریع و موثر مشاغل خود، مدیریت زمان خوب می‌تواند بهره وری را افزایش دهد. با وجود این موارد گفته شده اگر بازهم سوالی در مورد مدیریت زمان در سازمان دارید و احساس می‌کنید در این مورد نیاز به مشاوره و راهنمایی کارشناسان ما دارید، می‌توانید با ما تماس بگیرید. همچنین در کنار این خدمات سعی داریم با فروش و دراختیار داشتن نرم افزار Odoo ERP باعث هماهنگی و داینامیک‌شدن کسب‌وکارهای شما شوید. برای فرم درخواست مشاوره کسب و کار می‌توانید روی لینک کلیک کنید.


ارسال دیدگاه

ورود به سیستم یک نظر بنویسید

چطور می تونیم کمکتون کنیم؟